Processus de contrôle: Notes sur le processus de contrôle

Voici vos notes sur le contrôle du processus!

1. Mise en place de normes (cibles):

Une norme signifie une cible ou le critère par rapport auquel la performance réelle est mesurée. Les normes deviennent la base des comparaisons et le responsable insiste sur le respect des normes.

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Les normes doivent être réalisables, des normes élevées ou très élevées, qui ne peuvent être atteintes, sont inutiles. Les normes doivent être définies en tenant compte des ressources de l'organisation et, autant que possible, en normes numériques ou mesurables.

Par exemple,

je. Vente standard - Rs 20 lakh par an

ii. Bénéfice standard - Rs 4 lakh

iii. Réduction des coûts de 5%.

Parfois, il n'est pas possible d'exprimer les normes en termes numériques. Par exemple, établissement de normes de qualité ou de normes pour le travail de direction, etc. Les normes doivent spécifier le délai dans lequel elles doivent être atteintes et, dans la mesure du possible, les normes doivent être établies à court terme. Si des normes à long terme sont établies, elles doivent être divisées en court terme.

Par exemple, le prix de vente standard est de 12 000 000, puis il est possible de prendre 1 000 000 cibles par mois à des fins de comparaison. Avec des objectifs ou des normes à court terme, les erreurs peuvent être détectées rapidement et des actions rapides peuvent être prises. Les normes doivent être révisées de temps à autre en tenant compte des changements d’environnements commerciaux.

Quelques exemples de normes utilisées dans des domaines fonctionnels:

(1) fonction de production:

(a) Production cible de 10 000 unités par mois.

(b) Le coût standard par unité est de Rs 10 / -.

c) Réduction du gaspillage de ressources de 5%.

d) Réduction de 10% à 5% de la production défectueuse d'ici la fin de l'année.

(2) fonction marketing

(a) Vente ciblée 1 000 000 unités par mois.

(b) Augmentation de la part de marché de 10% en un trimestre.

d) Augmentation des dépenses de service après-vente de 10%.

2. Mesure de la performance:

Après l’établissement des normes, la performance des employés est mesurée en évaluant le travail effectué par les employés. Lorsque la performance peut être mesurée numériquement, il est très pratique de la mesurer. Lors de la mesure de la performance, il convient de garder à l’esprit les aspects quantitatifs et qualitatifs de la performance.

Parfois, les employés atteignent les normes quantitatives en ignorant les normes qualitatives. C'est pourquoi, tout en mesurant les performances, les normes de qualité sont également mesurées. Certains paramètres de qualité sont fixés pour mesurer la norme de qualité lorsque le nombre de rejets ou de retour de vente augmente. Cela indique un faible niveau de qualité.

Généralement, le rendement des gestionnaires est mesuré en examinant le niveau d’efficacité global de l’organisation. La performance du département de recherche et développement est mesurée par l’évolution de la technologie et la mise à jour du département de production.

La performance du service financier est mesurée en vérifiant les ratios de solvabilité et de liquidité, etc. La performance doit être mesurée périodiquement sur une courte période.

3. Comparez les performances à la norme:

Après avoir mesuré la performance, le responsable compare la performance réelle à la performance et à la norme prévues. S'il y a correspondance dans les deux cas, la fonction de contrôle se termine là uniquement. Mais s'il y a inadéquation ou écart, le responsable essaie de déterminer l'étendue de l'écart. Si l'écart est mineur, il devrait être ignoré. Mais si la déviation est plus importante, des actions opportunes doivent être prises.

4. Analyse des écarts:

Tous les écarts ne doivent pas être portés à la connaissance de la direction. Une gamme d'écarts doit être établie et seuls les cas au-delà de cette plage doivent être portés à la connaissance de la direction. Ils doivent diviser les écarts en deux catégories qui doivent être traités de toute urgence dans une catégorie et les décisions mineures ou insignifiantes dans une autre catégorie. Ces deux catégories doivent être contrôlées de différentes manières:

(i) Contrôle des points critiques:

Cela signifie rester concentré sur certains domaines clés (KRA) et s’il existe un écart entre ces domaines clés, il faut y remédier de toute urgence. Les domaines clés sont ceux qui ont un impact sur l'ensemble de l'organisation. Par exemple, si le coût de production augmente de 5 roupies par unité et le coût postal de 20 roupies, il convient de se concentrer davantage sur les raisons de l'augmentation du coût de production, car cela aura une incidence sur les bénéfices et les perspectives futures. les revenus de l'organisation alors que les coûts postaux sont rarement engagés et que les gestionnaires n'ont aucun contrôle sur les coûts postaux.

ii) Gestion par exception:

Cela signifie qu'un gestionnaire qui essaie de tout contrôler risque de ne rien contrôler. Les écarts qui se situent au-delà de la plage spécifique ne doivent être gérés que par les responsables et les écarts minimes ou mineurs peuvent être ignorés.

Le gestionnaire ne doit pas perdre son temps et son énergie à trouver des solutions aux petits écarts, mais plutôt à éliminer les écarts importants.

Par exemple, si le coût de production augmente de 2 Rs, il peut être ignoré, mais s'il augmente plus de 2 Rs, les responsables doivent alors rechercher les raisons de cette augmentation après avoir identifié les raisons des écarts nécessitant une attention immédiate.

Ces écarts et raisons doivent être portés à la connaissance de la direction de haut niveau pour une évaluation critique, tandis que l’augmentation inférieure à 2 Rs peut être gérée au niveau de la supervision ou peut également être ignorée pendant un certain temps.

Les causes des écarts peuvent être nombreuses: par exemple, faute de machines, personnel peu efficace, manque de ressources, surestimation ou sous-estimation des normes. Il est essentiel de trouver la cause exacte et exacte de la déviation.

Avantages / mérites de la gestion par exception (MBE)

(i) Il fait gagner du temps et des efforts aux gestionnaires

(ii) Il attire l'attention des gestionnaires sur les questions importantes.

(iii) Pas de perte de temps et d'énergie des responsables pour résoudre les problèmes courants. Celles-ci sont résolues par des subordonnés.

(iv) Il distingue les problèmes critiques des problèmes simples.

5. Prendre des mesures correctives:

En comparant la performance réelle avec la performance prévue, le responsable apprendra quels sont les écarts entre le plan et la performance réelle. Ensuite, l'étape suivante consiste à connaître les raisons de ces écarts et à essayer de les éliminer ultérieurement. Le manager prend des mesures pour tout ramener sur la piste, c'est-à-dire conformément au plan.

Prendre des mesures correctives peut impliquer:

(a) Que la situation reste la même si les écarts sont mineurs.

(b) Redéfinissez ou redéfinissez les plans ou stratégies si ceux-ci sont surestimés ou ne correspondent pas au contexte commercial actuel.

c) Prendre des mesures correctives pour améliorer les performances afin qu’elles correspondent à l’avenir au plan.

En règle générale, les responsables prennent des mesures pour améliorer les performances, par exemple en envoyant les employés en formation si la déviation est due à une performance inefficace, en réparant la machine en cas de retard de performance dû à une défaillance de la machine, ce qui rend les superviseurs plus réactifs. Si le retard est dû à la négligence et à la paresse de l'employé, les responsables doivent parfois redéfinir les normes et les objectifs si les normes ne sont ni réalistes ni réalisables.

Cette révision des normes est appelée révision à la baisse car les normes sont réduites pour les rendre réalistes et réalisables. Parfois, la performance est supérieure aux normes établies; dans ce cas, la révision à la hausse du plan est effectuée et les plans sont définis à un taux élevé, de manière à correspondre au rendement réel.

Le responsable doit prendre la mesure corrective uniquement en recherchant la cause fondamentale de la déviation et en essayant de la supprimer.

Commentaires en contrôle:

La fonction de contrôle ne finit pas par prendre des mesures correctives car il s’agit d’un processus continu. Après avoir suggéré la mesure corrective, un rapport de feedback est préparé. Le retour d'information fait référence à une liste de raisons pour les déviations des plans ou pour l'inefficacité dans le fonctionnement général de l'organisation; ainsi que les raisons, les mesures correctives sont également spécifiées dans le rapport de retour d'informations, qui sert de base à l'établissement de la norme pour l'année suivante. Le processus de contrôle commence à nouveau à partir de la 1ère étape.