8 types de structures organisationnelles: avantages et inconvénients

Types de structures organisationnelles: avantages et inconvénients!

Tous les gestionnaires doivent supporter le fait qu’ils doivent traiter avec deux organisations: l’une formelle et l’autre informelle.

L'organisation formelle est généralement délimitée par un organigramme et des descriptions de poste. Les rapports hiérarchiques officiels sont clairement connus de chaque responsable.

Outre l'organisation formelle, il existe une organisation informelle, qui est un ensemble de relations en évolution et de modèles d'interaction humaine au sein d'une organisation qui ne sont pas officiellement prescrits.

Les structures organisationnelles formelles sont classées comme suit:

(i) Structure organisationnelle en ligne.

ii) Structure organisationnelle du personnel ou de l'autorité fonctionnelle.

(iii) Structure organisationnelle des lignes et du personnel.

iv) Structure organisationnelle du comité.

v) Structure organisationnelle des divisions.

vi) Structure organisationnelle du projet.

(vii) Structure organisationnelle de la matrice et

(viii) Structure organisationnelle hybride.

Ces structures organisationnelles sont décrites brièvement dans les paragraphes suivants:

1. Structure organisationnelle en ligne:

Une organisation en ligne n'a que des relations directes et verticales entre les différents niveaux de l'entreprise. Seuls les départements hiérarchiques sont directement impliqués dans la réalisation du but principal de l'organisation. Par exemple, dans une entreprise type, les départements opérationnels incluent la production et le marketing. Dans une organisation hiérarchique, l'autorité suit la chaîne de commandement.

La pièce 10.3 illustre une structure organisationnelle à une seule ligne.

Caractéristiques:

N'a que des relations verticales directes entre les différents niveaux de l'entreprise.

Avantages:

1. A tendance à simplifier et à clarifier les relations d'autorité, de responsabilité et d'imputabilité

2. Favorise la prise de décision rapide

3. Simple à comprendre.

Désavantages:

1. Néglige les spécialistes en planification

2. surcharge les personnes clés.

Certains des avantages d’une organisation hiérarchique pure sont:

(i) Une structure hiérarchique tend à simplifier et à clarifier les relations de responsabilité, d'autorité et de responsabilité. Les niveaux de responsabilité et d'autorité sont susceptibles d'être précis et compréhensibles.

(ii) Une structure en ligne favorise la prise de décision rapide et la flexibilité.

(iii) Les organisations hiérarchiques étant généralement petites, les directions et les employés ont une plus grande proximité.

Cependant, il y a aussi quelques inconvénients. Elles sont:

(i) À mesure que l'entreprise grandit, l'organisation hiérarchique devient plus inefficace.

(ii) L'amélioration de la vitesse et de la flexibilité peut ne pas compenser le manque de connaissances spécialisées.

(iii) Les gestionnaires devront peut-être devenir des experts dans trop de domaines.

(iv) On a tendance à devenir excessivement dépendant des quelques personnes clés qui effectuent de nombreux travaux.

2. Structure organisationnelle du personnel ou de l'autorité fonctionnelle

Les emplois ou les postes dans une organisation peuvent être classés comme suit:

i) Position de la ligne:

un poste dans la chaîne de commandement directe responsable de la réalisation des objectifs d'une organisation et

ii) Poste occupé:

Un poste destiné à fournir une expertise, des conseils et un soutien aux postes hiérarchiques.

Les responsables hiérarchiques ou les gestionnaires ont l'autorité directe (appelée autorité hiérarchique) qu'ils doivent exercer pour atteindre les objectifs organisationnels. Les officiers ou responsables du personnel ont l'autorité du personnel (c'est-à-dire le pouvoir de conseiller la ligne) sur la ligne. Ceci est également appelé autorité fonctionnelle.

Une organisation dans laquelle les départements du personnel ont autorité sur le personnel hiérarchique dans des domaines de spécialisation restreints est connue sous le nom d'organisation d'autorité fonctionnelle. La pièce 10.4 illustre la structure organisationnelle d'un personnel ou d'une autorité fonctionnelle.

Dans l'organisation hiérarchique, les responsables hiérarchiques ne peuvent pas être des experts dans toutes les fonctions qu'ils doivent remplir. Mais dans l'organisation de l'autorité fonctionnelle, le personnel qualifié de certains domaines dispose d'une autorité fonctionnelle (droit des spécialistes du personnel d'émettre des ordres en leur nom propre dans des zones désignées).

Le principe de l'unité de commandement est violé lorsqu'il existe une autorité fonctionnelle, c'est-à-dire qu'un travailleur ou un groupe de travailleurs doit parfois recevoir des instructions ou des ordres du superviseur hiérarchique ainsi que du spécialiste du personnel, ce qui peut entraîner une confusion et des ordres contradictoires émanant de sources multiples peut conduire à une augmentation de l'inefficacité. Certains spécialistes du personnel peuvent exercer une autorité directe sur le personnel hiérarchique plutôt que d'exercer une autorité consultative (par exemple, un inspecteur du contrôle de la qualité peut diriger le travailleur ainsi que donner des conseils sur des questions liées à la qualité).

Bien que ce type de structure organisationnelle supprime les inconvénients d’une structure organisationnelle hiérarchique pure, il présente toutefois des inconvénients majeurs:

Ce sont: (i) les conflits potentiels résultant d’une violation du principe de l’unité de commandement et (ii) la tendance à maintenir l’autorité centralisée aux niveaux supérieurs de l’organisation.

3. Structure organisationnelle des lignes et du personnel:

La plupart des grandes organisations appartiennent à ce type de structure organisationnelle. Ces organisations entretiennent des relations directes et verticales entre différents niveaux, ainsi que des spécialistes chargés de conseiller et d'assister les responsables hiérarchiques. Ces organisations ont à la fois des départements hiérarchiques et des départements du personnel. Les services du personnel fournissent aux responsables hiérarchiques des conseils et une assistance dans des domaines spécialisés (par exemple, le contrôle de la qualité et le service de production).

La pièce 10.5 illustre l'organigramme de la hiérarchie et du personnel. Les fonctions hiérarchiques sont la production et le marketing, tandis que les fonctions administratives comprennent le personnel, le contrôle de la qualité, la recherche et le développement, la finance, la comptabilité, etc. .

Trois types de personnel spécialisé peuvent être identifiés:

(i) conseiller,

(ii) service et

(iii) Contrôle.

Certains membres du personnel n’assument que l’une de ces fonctions, mais d’autres peuvent s’acquitter de deux ou des trois fonctions. Le principal avantage est l’utilisation des compétences des spécialistes par le personnel hiérarchique. La portée du contrôle des responsables hiérarchiques peut être augmentée car ils sont déchargés de nombreuses fonctions que les membres du personnel remplissent pour assister la hiérarchie.

Quelques avantages sont:

(i) Même grâce à une structure hiérarchique et hiérarchique permettant une flexibilité et une spécialisation accrues, cela peut créer un conflit entre le personnel hiérarchique et le personnel hiérarchique.

(ii) Les cadres hiérarchiques peuvent ne pas aimer que le personnel leur dise quoi faire et comment le faire, même s'ils reconnaissent les connaissances et l'expertise des spécialistes.

(iii) Certains membres du personnel ont de la difficulté à s'adapter au rôle, en particulier lorsque les responsables hiérarchiques sont réticents à accepter des conseils.

(iv) Les membres du personnel peuvent ressentir leur manque d'autorité, ce qui peut entraîner des conflits de ligne et de personnel.

Caractéristiques:

1. La ligne et le personnel ont une relation verticale directe entre les différents niveaux.

2. Les spécialistes du personnel sont chargés de conseiller et d'aider les responsables hiérarchiques / responsables hiérarchiques dans des domaines spécialisés.

3. Ces types de personnel spécialisé sont (a) des services de conseil, (b) des services, (c) des contrôles, par exemple,

a) Avis:

Système d'information de gestion, recherche opérationnelle et techniques quantitatives, génie industriel, planification, etc.

b) Service:

Maintenance, achat, magasins, finances, marketing.

c) Contrôle:

Contrôle de la qualité, contrôle des coûts, audit etc. Avantages

(i) Utilisation de l'expertise de spécialistes du personnel.

(ii) La portée de contrôle peut être augmentée

(iii) Soulage les autorités hiérarchiques des décisions courantes et spécialisées.

(iv) Pas besoin de tous les cadres.

Désavantages:

(i) Un conflit entre la ligne et le personnel peut encore survenir.

(ii) Les officiers d'état-major peuvent ressentir leur manque d'autorité.

(iii) La coordination entre la ligne et le personnel peut devenir difficile.

Caractéristiques de la structure organisationnelle du comité:

(a) Formé pour gérer certains problèmes / situations

(b) Sont des décisions temporaires.

Avantages:

1. Les décisions du comité valent mieux que les décisions individuelles

2. Une meilleure interaction entre les membres du comité conduit à une meilleure coordination des activités

3. Les membres du comité peuvent être motivés pour participer à la prise de décision en groupe.

4. Une discussion de groupe peut mener à une pensée créative.

Désavantages:

1. Les comités peuvent retarder les décisions, prendre plus de temps et donc coûter plus cher.

2. Une action de groupe peut conduire à un compromis et à une indécision.

3. Un «dépassement de Buck» peut en résulter.

4. Structure organisationnelle de la division:

Dans ce type de structure, l'organisation peut avoir différentes bases sur lesquelles les départements sont formés. Elles sont:

(i) fonction,

(ii) produit,

(iii) territoire géographique,

(iv) Projet et

(iv) approche combinée.

La pièce 10.6 illustre les structures organisationnelles constituées sur la base de la division ci-dessus.

5. Structure organisationnelle du projet:

Les structures organisationnelles hiérarchiques, hiérarchiques, du personnel et des autorités fonctionnelles facilitent l'établissement et la répartition des autorités pour la coordination et le contrôle verticaux plutôt que les relations horizontales. Dans certains projets (activité complexe comprenant un certain nombre d'activités interdépendantes et indépendantes), le processus de travail peut se dérouler horizontalement, en diagonale, vers le haut et vers le bas. La direction du flux de travail dépend de la répartition des talents et des capacités dans l'organisation et de la nécessité de les appliquer au problème existant. Face à de telles situations, les organisations de projet et les organisations matricielles ont émergé.

Une organisation de projet est une organisation temporaire conçue pour obtenir des résultats spécifiques en utilisant des équipes de spécialistes de différents domaines fonctionnels de l'organisation. L'équipe du projet concentre toute son énergie, ses ressources et ses résultats sur le projet attribué. Une fois le projet terminé, les membres de l’équipe de divers départements transversaux peuvent retrouver leurs postes antérieurs ou être affectés à un nouveau projet. Voici quelques exemples de projets: projets de recherche et développement, développement de produits, construction d’une nouvelle usine, complexe résidentiel, complexe commercial, pont, etc.

La pièce 10.7 illustre une structure organisationnelle de projet.

Fonctionnalité:

Organisation temporaire conçue pour obtenir des résultats spécifiques en utilisant des équipes de spécialistes de différents domaines fonctionnels de l'organisation.

Importance de la structure organisationnelle du projet:

La structure organisationnelle du projet est particulièrement utile lorsque:

(i) Le travail est défini par un objectif spécifique et une date cible d'achèvement.

(ii) Le travail est unique et inconnu de l'organisation.

(iii) Le travail est complexe et comporte des activités indépendantes et des compétences spécialisées sont nécessaires à la réussite.

(iv) Le travail est critique en termes de gains ou de pertes possibles.

(v) Le travail n'est pas de nature répétitive.

Caractéristiques de l'organisation du projet:

1. Le personnel affecté à un projet provient de l'organisation permanente existante et est placé sous la direction et le contrôle du chef de projet.

2. Le chef de projet spécifie quels efforts sont nécessaires et à quel moment le travail sera effectué, tandis que le chef de département concerné exécute le travail en utilisant ses ressources.

3. Le chef de projet reçoit l'appui nécessaire de la production, du contrôle de la qualité, de l'ingénierie, etc. pour mener à bien le projet.

4. L'autorité sur les membres de l'équipe de projet est partagée par le chef de projet et les responsables fonctionnels respectifs de l'organisation permanente.

5. Les services des spécialistes (membres de l'équipe de projet) sont temporairement prêtés au responsable du projet jusqu'à la fin du projet.

6. Il peut y avoir conflit entre le chef de projet et le chef de département sur la question de l'exercice de l'autorité sur les membres de l'équipe.

7. Etant donné que les relations entre autorités se chevauchent et que des conflits risquent de se produire, les relations informelles entre le chef de projet et les gestionnaires de département (gestionnaires fonctionnels) deviennent plus importantes que la prescription formelle de l'autorité.

8. Une communication complète et libre est essentielle entre ceux qui travaillent sur le projet.

6. Structure organisationnelle de la matrice:

Il s’agit d’une organisation permanente conçue pour obtenir des résultats spécifiques en faisant appel à des équipes de spécialistes de différents domaines fonctionnels de l’organisation. L'organisation de la matrice est illustrée à la pièce 10.8.

Fonctionnalité:

Superpose un ensemble horizontal de divisions et de relations hiérarchiques sur une structure fonctionnelle hiérarchique

Avantages:

1. Prise de décision décentralisée.

2. Forte coordination produit / projet.

3. Surveillance environnementale améliorée.

4. Réponse rapide au changement.

5. Utilisation flexible des ressources.

6. Utilisation efficace des systèmes de soutien.

Désavantages:

1. Coût administratif élevé.

2. Confusion potentielle sur l'autorité et la responsabilité.

3. Fortes perspectives de conflit.

4. Accent excessif sur la prise de décision en groupe.

5. Concentration excessive sur les relations internes.

Ce type d'organisation est souvent utilisé lorsque l'entreprise doit être très réactive face à un environnement externe en mutation rapide.

Dans les structures matricielles, il existe des responsables fonctionnels et des responsables de produits (ou de projets ou de groupes d’activités). Les responsables fonctionnels sont chargés des ressources spécialisées telles que la production, le contrôle de la qualité, les inventaires, la planification et le marketing. Les responsables de produits ou de groupes d’entreprises sont chargés d’un ou de plusieurs produits. Ils sont habilités à élaborer des stratégies de produits ou des stratégies de groupe d’affaires et à faire appel aux différents responsables fonctionnels pour les ressources nécessaires.

Le problème de cette structure est l’effet négatif d’une double autorité similaire à celui de l’organisation de projet. Les responsables fonctionnels risquent de perdre une partie de leur autorité, car les responsables de produit disposent des budgets nécessaires pour acheter des ressources internes. Dans une organisation matricielle, les responsables de produit ou de groupe d’activités et les responsables fonctionnels ont un pouvoir à peu près égal. Il y a un risque de conflit et de frustration, mais les possibilités d'accomplissement rapide et efficace sont assez élevées.

7. Structure organisationnelle hybride:

La pièce 10.9 (a) illustre la structure organisationnelle hybride.

La pièce 10.9 (b) illustre une combinaison de structures

Avantages:

1. Alignement des objectifs de l'entreprise et de la division.

2. Expertise fonctionnelle et efficacité.

3. Adaptabilité et flexibilité dans les divisions.

Désavantages:

1. Conflits entre départements et unités.

2. Frais d'administration excessifs.

3. Réponse lente à des situations exceptionnelles.

Les usages:

Utilisé dans les organisations confrontées à une incertitude environnementale considérable pouvant être résolue par une structure de division et nécessitant également une expertise fonctionnelle ou une efficacité accrue

Ce type de structure est utilisé par des sociétés multinationales opérant dans l'environnement mondial, par exemple International Business Machines USA. Ce type de structure dépend de facteurs tels que le degré d’orientation et d’engagement internationaux. Les sociétés multinationales peuvent avoir leur siège social dans le pays d'origine et leurs divisions internationales établies dans divers pays, sous l'autorité du PDG ou du président du siège. Les divisions internationales ou les filiales étrangères peuvent être regroupées en régions telles que l’Amérique du Nord, l’Asie, l’Europe, etc., et chaque région peut être subdivisée en pays de chaque région.

Bien que l'accent soit mis sur les structures géographiques internationales, les entreprises peuvent également choisir une fonction, un processus ou un département produit, en plus du schéma géographique, tandis qu'au département du siège, le département peut être basé sur la fonction.

L'organisation informelle:

Une organisation informelle est l'ensemble des relations en évolution et des modèles d'interaction humaine au sein d'une organisation qui ne sont pas officiellement présentés. Outre l'organisation formelle, il existe une structure organisationnelle informelle constituée de relations informelles créées non par des gestionnaires officiellement désignés, mais par des membres de l'organisation à tous les niveaux. Puisque les gestionnaires ne peuvent pas éviter ces relations informelles, ils doivent être formés pour y faire face.

L'organisation informelle présente les caractéristiques suivantes

(i) Ses membres sont réunis pour satisfaire leurs besoins personnels (besoins d'affiliation, d'amitié, etc.)

(ii) Il change continuellement:

L'organisation informelle est dynamique.

(iii) Il implique des membres de différents niveaux d'organisation.

(iv) Il est affecté par des relations en dehors de l'entreprise.

(v) Il a un ordre hiérarchique: certaines personnes se voient attribuer une plus grande importance que d'autres par le groupe informel.

Même si une structure organisationnelle informelle n'a pas son propre organigramme officiel, elle a sa propre chaîne de commandement:

Avantages de l'organisation informelle:

(i) aide à accomplir le travail plus rapidement.

(ii) aide à éliminer les faiblesses de la structure formelle.

(iii) Allonge l'étendue effective du contrôle.