7 fonctions principales de la gestion de bureau

Cet article met en lumière les sept fonctions principales de la gestion de bureau. Ce sont: 1. Planification 2. Dotation en personnel 3. Direction 4. Communication 5. Contrôle de gestion 6. Coordination 7. Motivation.

Fonction de gestion de bureau n ° 1. Planification:

La planification est la fonction première et primordiale de la gestion de bureau. Il est préférable de le décrire comme le premier pas vers d’autres fonctions du bureau.

C'est un plan d'action bien défini pour l'avenir.

Fayol avait fait remarquer:

«Le plan d'action à la fois, le résultat envisageait la ligne d'action à suivre, les étapes à suivre et la méthode à utiliser. Il s’agit d’une sorte d’image future dans laquelle les événements immédiats sont décrits avec un certain caractère distinct tandis que les événements éloignés apparaissent de moins en moins distincts. La planification est un processus mental basé sur les moyens disponibles des faits et les possibilités futures ».

Objectifs de la planification:

La planification est faite pour:

1. Compenser les changements et l'incertitude

2. Gagner sur des opérations économiques, et

3. Faciliter le contrôle.

Dans le cas de la gestion de bureau, ces objectifs de planification doivent être coordonnés avec les objectifs des entreprises définis par son responsable.

Avantages de la planification:

La planification présente certains avantages énumérés:

1. La planification donne une direction aux activités dans le bureau et ainsi tout devient utile.

2. La planification met l'accent sur la modification des objectifs.

3. La planification aide à compenser les incertitudes et les changements.

4. La planification facilite le contrôle au bureau.

5. La planification prend également en charge la croissance des opérations commerciales. Ainsi, le bureau ne manque pas quand il grandit.

6. La planification facilite les opérations économiques dans un bureau, car son personnel est au courant de la cible et des objectifs et de la marche à suivre pour aller dans cette direction.

7. La planification facilite un contrôle complet au bureau. Le deuxième élément du bureau est l'organisation.

Il fait référence à la création d'une structure de tâches et de responsabilités pour atteindre les objectifs d'une entreprise. Urvick décrit l’organisation comme «déterminant quelles activités sont nécessaires à un objectif ou à un plan, et les organisant en groupes pouvant être attribués aux individus. Il concerne la relation activité-autorité. Le bureau doit être organisé et les tâches et les fonctions doivent être définies afin de déterminer la relation d'autorité afin que le bureau fonctionne sans heurts. ”

Fonction de gestion de bureau n ° 2. Dotation en personnel:

C’est une fonction de la gestion, et plus encore une fonction exécutive de sélection, de recrutement, de rémunération, de promotion, de formation et de départ à la retraite des cadres subordonnés. La gestion de bureau a également ce processus de dotation en personnel, car le bureau doit être géré et géré de la même manière.

Fonction de gestion de bureau n ° 3.

La direction est définie et décrite comme le fonctionnement du commandement. «La direction réussie des sub-ordonnés a pour résultat des personnes bien formées, bien informées, qui travaillent efficacement pour atteindre les objectifs des entreprises. La direction peut être décrite comme le processus de guidage et de supervision des subordonnés. L’idée de guider et de superviser est de donner une orientation spécifique aux différentes activités du bureau en vue de son bon fonctionnement. ”

Fonction de gestion de bureau n ° 4. Communication:

Il s’explique par l’échange d’idées ou d’informations pour susciter une compréhension et une confiance mutuelles ou une bonne relation humaine. Une communication efficace est en ligne lorsqu'une chose est comprise dans le même sens que celui dans lequel elle a été communiquée.

Pour établir une bonne communication, il est essentiel de suivre ces trois principes:

a) Les principes de clarté

b) Les principes d'intégrité

c) Les principes d'utilisation stratégique de l'organisation informelle.

Fonction de gestion de bureau n ° 5. Contrôle de gestion:

Le contrôle de gestion consiste à vérifier les performances actuelles par rapport à des normes préétablies contenues dans les plans, en vue de garantir des progrès satisfaisants et des performances satisfaisantes, physiques ou financières. Le contrôle est la base de la gestion du bureau.

Les performances du personnel de bureau doivent être mesurées et des mesures correctives doivent être prises pour s'assurer que les objectifs du bureau par rapport à ceux des entreprises sont atteints.

Le contrôle devrait avoir ces principes:

1. Le principe d'économie

2. Le principe de flexibilité.

3. Le principe d'objectivité.

4. Le principe de la vision.

5. Le principe de nécessité et la nature du bureau.

Fonction de gestion de bureau n ° 6. Coordination:

La coordination est un processus qui consiste à équilibrer et à maintenir l’ensemble de l’équipe en assurant une répartition appropriée des activités de travail entre les différents membres et en veillant à ce qu’elles s’effectuent dans l’harmonie voulue entre les membres eux-mêmes.

Pour avoir une coordination efficace au bureau, il est nécessaire que la coordination remplisse les conditions préalables suivantes:

(a) L'objectif du département subordonné doit être conçu pour contribuer à l'entreprise.

(b) Les objectifs de l'entreprise doivent être connus de tous les membres du groupe.

Principes de coordination:

Les principes de coordination sont énumérés:

a) Principes de contact direct:

La coordination doit être réalisée par le contact direct entre les parties concernées. Cela éviterait les formalités administratives et garantirait la rapidité.

b) Principes de continuité:

La coordination doit être un processus continu, car diverses conditions continuent de s’interchanger et de changer.

c) Principes de départ précoce:

Il est nécessaire de parvenir à une coordination dès les premières étapes de la planification et de l’élaboration des politiques.

d) Principes de relation réciproque :

Tous les facteurs tels que les ventes, la production, la gestion, la finance dans une situation doivent être réciproquement liés.

Fonction de gestion de bureau n ° 7. Motivation:

Le processus de motivation est l’un des processus les plus complexes et les plus difficiles d’une forme de gestion.

La motivation est de deux types:

(i) motivation personnelle et

(ii) motivation externe.

La motivation signifie inclure un subordonné à travailler avec zèle et enthousiasme et à coopérer pour atteindre les objectifs de l'organisation. Le système de motivation doit satisfaire les besoins du groupe en plus d'être flexible, compétitif, productif et complet.

Si un système de motivation présente ces caractéristiques, il doit atteindre les objectifs suivants au bureau:

(a) Aide à la définition d'exemples pour les sub-ordonnées

(b) Maintenir la haute morale

(d) Fournit une croissance dans la stature et les responsabilités

e) Offre des possibilités financières aux membres de la haute direction.