Les rapports et leurs besoins à différents niveaux de gestion

Lisez cet article pour en savoir plus sur les types de rapports et leurs besoins à différents niveaux de gestion.

Types de rapports:

Rapports externes:

Ces rapports sont destinés à des parties externes telles que les gouvernements, les actionnaires, les banquiers, les institutions financières, etc., par exemple les états financiers publiés des entreprises. Des copies de ces rapports doivent également être déposées auprès du registraire des sociétés par actions et de la bourse.

Par souci de compréhension générale, ces rapports devraient être conformes à certaines normes minimales en matière de publication et divulguer certains détails de base en vertu de la Loi de 1956 sur les sociétés.

Rapports internes:

Ces rapports sont destinés aux utilisations internes de différents niveaux de gestion, tels que les niveaux de gestion supérieur, intermédiaire et subalterne. Par conséquent, l'approche du problème de déclaration varierait selon le niveau de déclaration. Ces rapports ne doivent pas être conformes aux normes légales. Les rapports destinés à la direction doivent être complets et concis, mais les rapports destinés aux superviseurs opérationnels doivent être spécifiques et détaillés.

Rapports de routine:

Ces rapports traitent de questions courantes et sont soumis à intervalles réguliers et à intervalles réguliers. Par exemple, l'analyse des écarts, les états financiers, les états de contrôle budgétaire sont des rapports courants. Ils sont soumis à différents niveaux de gestion selon un calendrier fixe. Les rapports de routine sont généralement des formulaires imprimés ou cyclostylés avec des espaces vides à remplir. La plupart des rapports internes décrivent la nature des rapports de routine.

Rapports spéciaux:

Les rapports, qui sont soumis à des occasions particulières sur des demandes ou des instructions spécifiques, sont des rapports spéciaux. Lorsque des problèmes surviennent dans une entreprise, ils doivent faire l’objet d’une enquête. Les résultats des enquêtes et les recommandations sont soumis au moyen de rapports spéciaux.

La forme et le contenu des rapports spéciaux varieront en fonction de la nature du problème étudié. Habituellement, un rapport spécial contient les termes de référence, c’est-à-dire le problème à étudier, les investigations effectuées, les constatations et les observations et enfin les conclusions et les recommandations.

Voici des exemples de rapports spéciaux:

1. Rapports d’informations sur les produits concurrents,

2. Rapports des experts comptables sur l’implication des variations de prix sur le coût des produits,

3. Rapports concernant le choix des produits ou le choix d'une méthode de production, etc.

Rapports d'exploitation:

Ces rapports peuvent être classés en rapport de contrôle et rapport d’information.

Rapport de contrôle:

C'est un élément important du processus de contrôle et permet de contrôler différentes activités d'une entreprise. Il fournit des informations correctement collectées et analysées à différents niveaux de gestion. Le cadre de ce rapport est déterminé par les besoins de l'entreprise.

Il est basé sur les budgets et les normes développés par l'entreprise. Il est lié aux centres de responsabilité et observe les besoins en matière de décision. Ce rapport peut être préparé sur une base hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou annuelle, en fonction de l'urgence du problème signalé. La plupart des rapports internes sont des exemples de rapports de contrôle. Ce sont aussi des rapports de routine.

Rapport d'information:

Ces rapports fournissent des informations très utiles pour la planification et la formulation de politiques futures. Ils peuvent prendre la forme de rapports de tendance ou de rapports analytiques. Les rapports de tendance fournissent des informations sous forme comparative sur une période donnée. D'autre part, les rapports analytiques fournissent des informations d'une manière classifiée.

Parfois, ces rapports fournissent des informations résumées sur les résultats d’exploitation d’une entreprise donnée ou de l’organisation dans son ensemble pour une période donnée. Dans ce cas, ils peuvent être appelés rapports de mesure de risque.

Rapports financiers:

Ces rapports contiennent des informations sur la situation financière de l'entreprise. Ils peuvent être classés en rapports statiques et rapports dynamiques. Le rapport statique révèle la situation financière à une date donnée, par exemple le bilan d’une entreprise.

D'autre part, le rapport dynamique révèle le mouvement des fonds au cours d'une période donnée, par exemple un état des flux de trésorerie ou un état des flux de trésorerie.

Besoins informationnels de différents niveaux de gestion:

En règle générale, les niveaux de reporting dans la gestion interne se répartissent en trois grandes catégories. Ce sont les cadres supérieurs, intermédiaires et subalternes. Ils ont besoin de différents types de rapports en fonction de la nature de leurs fonctions.

Haut niveau de gestion:

La direction générale s’occupe principalement de la formulation, de la planification et de l’organisation des politiques. Par conséquent, leur fonction est d’élaborer des plans appropriés, de procéder à une délégation de pouvoirs appropriée aux subordonnés en vue d’obtenir une utilisation efficace des ressources et de promouvoir des programmes de développement appropriés.

À cette fin, ils devraient plutôt recevoir des informations sous forme de résumé couvrant tous les aspects de la performance opérationnelle, ainsi qu'une comparaison des performances réelles et budgétées.

En règle générale, la direction doit recevoir les rapports suivants à des intervalles différents:

Conseil d'administration:

Déclarations trimestrielles sur les coûts de production, l'utilisation des machines et de la main-d'œuvre, les bilans trimestriels des flux de trésorerie et les comptes de résultat et bilan trimestriels

Directeur des finances:

Résumé mensuel des recettes et des paiements et des relevés mensuels des flux de trésorerie.

Directeur de production:

Relevé des coûts de production, relevés d'utilisation des machines et de la main-d'œuvre par département, relevés des rebuts, relevés des frais généraux et des relevés de production. Toutes ces déclarations doivent lui être présentées sur une base mensuelle.

Directeur des ventes:

Il doit recevoir mensuellement les rapports suivants: Rapports sur les ordres reçus, les ordres exécutés et les ordres maintenus en attente - par division; Rapports sur les coûts de vente et de distribution - par division; Rapports sur les recouvrements de crédits, les soldes et les créances irrécouvrables - division sage. "

Niveau de gestion intermédiaire:

Les responsables de département, tels que la production, les ventes, etc., s’occupent de l’exécution des plans élaborés par la direction. Ils agissent principalement en tant que responsables de la coordination pour administrer les politiques, diriger les superviseurs opérationnels et évaluer leur performance. Les rapports qui leur sont soumis devraient donc permettre d’exercer ces fonctions plus efficacement.

Ils peuvent exiger des rapports à des intervalles plus rapprochés, par exemple toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Par exemple, le responsable des travaux exige des rapports hebdomadaires sur les temps morts, les capacités de production, les coûts de production de la ferraille, les quantités produites, etc. en ce qui concerne les produits et les zones.

Junior Management:

Les contremaîtres, les superviseurs, etc. constituent ce niveau de gestion. Ils sont intéressés par les rapports qui les informeront de l'évolution des travaux sous leur contrôle. Certains de ces rapports sont presque sous la forme de bouts de papier sans format approprié. Ils peuvent avoir besoin de rapports quotidiens ou hebdomadaires.

Par exemple:

le chef d'atelier exige un rapport quotidien sur le temps d'inactivité et l'utilisation de la machine, des rapports quotidiens sur les déchets et un rapport quotidien sur la production (réelle et budgétée). Le superviseur de la zone de vente a besoin de rapports hebdomadaires sur les ventes - ventes, commandes enregistrées, exécutées et en suspens, encaissements et impayés, etc.