Processus de planification de la main-d'œuvre (avec organigramme)
Cet article met en lumière les cinq étapes principales du processus de planification de la main-d'œuvre. Les étapes sont les suivantes: 1. Objectifs et plans organisationnels 2. Prévision des besoins en main-d'œuvre 3. Préparation de l'inventaire de la main-d'œuvre 4. Identification des lacunes en matière de main-d'œuvre 5. Plans d'action pour combler le fossé.
Étape # 1. Objectifs et plans organisationnels:
Le point de départ de toute activité dans une organisation / entreprise est son objectif qui découle de divers plans et politiques qui fournissent une orientation pour les actions futures. En fonction de ces instructions, divers sous-systèmes de l’entreprise élaborent leurs propres plans et programmes. De cette manière, les plans et programmes de chaque sous-système sont liés au plan et aux politiques organisationnels principaux.
La contribution d'un sous-système à la réalisation d'objectifs organisationnels est affectée si le lien n'est pas approprié. Ceci est également vrai dans le cas d’une planification de la main-d’œuvre. Par conséquent, les politiques organisationnelles doivent être identifiées et intégrées au processus de planification.
Plus précisément, les questions suivantes sont pertinentes à cet égard:
(1) Les postes vacants identifiés doivent-ils être pourvus par promotion de l'intérieur ou de l'extérieur?
(2) Comment les objectifs de développement et de formation s'articulent-ils avec les objectifs de planification de la main-d'œuvre?
(3) Quelles sont les contraintes rencontrées lors de la planification de la main-d'œuvre, quelles politiques sont nécessaires pour gérer ces contraintes?
(4) Les tâches routinières et ennuyeuses doivent-elles être poursuivies ou supprimées, c’est-à-dire comment enrichir le travail de l’employé?
(5) Quels sont les moyens de réduire la taille des organisations pour lutter contre la concurrence existante?
(6) Dans quelle mesure l’automatisation peut-elle être adoptée en cas de production ou d’autres opérations?
(7) Quels sont les moyens d'assurer une disponibilité continue de main-d'œuvre adaptative et flexible?
Étape 2. Prévision des besoins en main-d’œuvre:
Le premier élément essentiel de la planification de la main-d'œuvre est la prévision des besoins en main-d'œuvre en ressources humaines dans une organisation sur une période donnée.
En un sens, cette exigence dépend de l’ampleur des activités des organisations au cours de la période considérée. Cependant, les besoins humains totaux n’ont pas de relation linéaire complète avec le volume de production / opération.
Ceci est dû à des facteurs tels que le ratio homme-machine et l'évolution de la productivité, etc. Ainsi, lors de la prévision des besoins en ressources humaines, tous les facteurs qui ont une incidence sur la relation entre le volume d'activité et le nombre d'employés doivent être pris en compte.
Bien que cela rend les problèmes de planification de la main-d'œuvre assez difficiles, mais apporte une réponse claire à la question critique, combien de personnes seront nécessaires à l'avenir? Le département des ressources humaines doit préparer une prévision des besoins en ressources humaines sur la base de ces documents.
La prévision des besoins en ressources humaines sert les objectifs suivants:
1. Quantifier le travail requis pour fabriquer un nombre donné de produits / biens ou offrir une quantité donnée de services.
2. Déterminer quelle composition du personnel est souhaitable à l’avenir.
3. Évaluer et déterminer les niveaux de dotation en personnel appropriés dans différentes parties de l'organisation afin d'éviter des coûts inutiles.
4. Éliminer les pénuries de personnel quand et où ils sont le plus nécessaires.
5. Visualiser le respect des exigences légales en matière de réservation d'emplois, etc.
Étape # 3. Préparation de l'inventaire de la main-d'œuvre:
Un inventaire est un terme qui est normalement utilisé pour compter les éléments tangibles qui sont nécessaires à la fabrication d'un produit et à maintenir les équipements et les machines en bon état de fonctionnement. De la même manière, un inventaire des ressources humaines peut être préparé.
La différence est que l’inventaire des ressources humaines n’est pas simplement le dénombrement des têtes disponibles, mais le catalogage de leurs potentiels actuels et futurs. Étant donné que les ressources humaines totales d’une préoccupation / organisation sont classées en tant que personnel de direction et non-dirigeant.
Le stock de compétences concerne le personnel non-dirigeant alors que le stock de gestion concerne le personnel de direction. Un inventaire répertorie les compétences, les capacités et les potentiels d'une personne. Comme les membres du personnel de direction et les autres membres du personnel de gestion diffèrent l'un de l'autre, différents types d'informations sont nécessaires à la préparation de leurs inventaires.
Inventaire de gestion:
Un inventaire de gestion fournit les informations suivantes:
1. Données du personnel.
2. Antécédents de travail.
3. Plan de carrière.
4. Forces et faiblesses.
5. Potentiels de promotion.
6. Taille de l’entreprise gérée, c’est-à-dire nombre et types d’employés gérés.
7. Budget des entreprises gérées.
8. Toute réalisation spéciale telle que l'acquisition de qualifications supplémentaires, des conférences / séminaires, des présentations, des communications présentées / écrites dans des revues.
Inventaire des compétences:
Les types d’informations suivants sont nécessaires dans l’inventaire des compétences:
1. Données biographiques de l'employé.
2. Compétences acquises, à savoir expérience professionnelle, formation, etc.
3. Réalisations spéciales, le cas échéant.
4. Potentiels de l'employé.
Les systèmes d’information sur les ressources humaines conservent les informations mentionnées. Cependant, il devrait y avoir un examen périodique et une mise à jour des informations.
De cette manière, l'inventaire des ressources humaines fournit des informations sur le personnel actuel et futur disponible dans l'organisation. Pour des actions de gestion appropriées, la base est fournie par cet inventaire, qui aide à identifier les lacunes existantes et futures en matière de personnel et leurs capacités.
Processus de préparation de l'inventaire de la main-d'œuvre:
Le processus de préparation de l'inventaire de la main-d'œuvre comprend quatre étapes: la détermination du personnel à inclure dans l'inventaire, le catalogage d'informations factuelles sur les individus, l'évaluation détaillée systématique de chaque individu et l'analyse détaillée des individus ayant un potentiel de développement.
Voici les différentes étapes entreprises:
(1) La première étape de l’inventaire de la main-d’œuvre consiste à identifier le personnel dont l’inventaire doit être préparé. En règle générale, il convient d'inclure dans l'inventaire les personnes disponibles dans l'organisation et susceptibles de se développer pour des postes futurs.
Ainsi, les personnes occupant des postes de direction jusqu’à un certain groupe d’âge peuvent être incluses dans l’inventaire des effectifs. Les agents et les superviseurs prometteurs, capables d’occuper de futurs postes de direction, peuvent être considérés pour être inclus dans cette catégorie.
(2) Après avoir identifié le personnel à inclure dans l'inventaire de la main-d'œuvre, des informations détaillées à son sujet sont collectées.
Les informations peuvent être factuelles concernant l'âge, l'éducation, l'expérience, l'état de santé, l'âge de la retraite, les résultats de tests psychologiques ou autres, les dossiers d'emploi, l'évaluation du mérite, etc. Certaines organisations organisent de brèves interviews afin de vérifier l'exactitude des données et également de cerner ou de révéler le potentiel. capacités des individus. Tous ces disques fonctionnent comme un catalogue de talents.
(3) La troisième étape consiste en une évaluation du personnel inclus dans l'inventaire. Cela fournira des informations sur les talents présents et potentiels de chaque individu.
Tous les individus peuvent être évalués d'une manière ou d'une autre. Outre l'évaluation, des remarques spécifiques supplémentaires sur des personnes doivent être consignées, telles qu'une liste de travaux louables, de limitations spécifiques, de postes pour lesquels les personnes sont potentiellement qualifiées et ont besoin d'une formation supplémentaire, etc.
(4) Une étude détaillée sera effectuée sur les personnes qui présentent un potentiel élevé de promotion et d’emploi par rapport aux postes clés de l’organisation, après avoir évalué tout le personnel inclus dans l’inventaire des effectifs. Une telle étude aidera à préciser les exigences en matière de formation, le type de promotion de la formation, le moment choisi pour la promotion et d’autres questions connexes.
Étape n ° 4. Identification de l'écart de main-d'œuvre:
La différence entre la main-d'œuvre requise à un moment donné et le personnel disponible à ce moment-là est appelée déficit de main-d'œuvre. Comme un simple écart quantitatif ne servirait pas à grand chose, cet écart devrait être mesuré par rapport à divers types de personnel. Fondamentalement, cet écart peut être de deux types: excédent de ressources humaines et pénurie de ressources humaines.
Les différents plans d’action nécessaires pour gérer les ressources humaines excédentaires sont les suivants: régime de retraite volontaire, mise à pied, réduction des heures de travail, etc., selon le cas et dans les limites légales. Il est possible de remédier à la pénurie de ressources humaines en recrutant et en sélectionnant davantage de personnel, en développant le personnel, ainsi qu'en le motivant et en l'intégrant dans l'organisation.
Étape 5. Plans d’action pour combler le fossé:
Divers plans d'action sont conçus pour combler le fossé en matière de ressources humaines. L’excédent ou la pénurie de ressources humaines est généralement dû à une mauvaise planification de la main-d’œuvre, ou à des modifications des plans organisationnels, telles que la cession d’activités ou la fermeture de certaines activités. Pour des raisons diverses, des plans d’action peuvent être élaborés taille comme discuté ci-dessus.
De même, en cas de pénurie de ressources humaines, des plans d'action peuvent être conçus pour recruter du personnel supplémentaire, comme indiqué ci-dessus.
