Comment surmonter les obstacles à la communication dans votre organisation? - Répondu!

Il est très important que la direction reconnaisse et élimine les obstacles à une communication efficace pour une optimisation opérationnelle. Cela impliquerait de diagnostiquer et d’analyser des situations, de concevoir des messages appropriés, de choisir les canaux appropriés pour communiquer ces messages, d’aider les destinataires des messages à bien décoder et interpréter les messages et à mettre en place un système de retour efficace.

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Certaines des mesures qui peuvent être prises à cet égard sont les suivantes:

1. Retour d'information et communication ascendante:

Les commentaires aident à réduire les malentendus. Les informations sont transférées plus précisément lorsque le destinataire a la possibilité de demander des éclaircissements et des réponses à toute question concernant le message. La communication bidirectionnelle, même si elle prend plus de temps, évite la méfiance et conduit à la confiance et à l’ouverture, ce qui établit une relation saine entre l’expéditeur et le destinataire et contribue à une communication efficace. La communication ascendante est renforcée en maintenant une politique de la porte ouverte et en offrant aux travailleurs la possibilité de faire des suggestions que la direction devrait prendre au sérieux, en les reconnaissant et en prenant les mesures qui s'imposent.

2. Améliorer les compétences d'écoute:

Selon Stuart Chase, «écouter est l'autre partie de la conversation» et constitue une partie très importante du processus de communication. L'écoute est un processus mental actif et va au-delà de la simple audition. De bonnes habitudes d'écoute conduisent à une meilleure compréhension et à de bonnes relations les unes avec les autres. L'écoute est une reconnaissance du fait que le destinataire a une responsabilité dans le processus de communication. Voici quelques lignes directrices pour une écoute efficace:

a) L'écoute nécessite toute l'attention de l'orateur. Ne laissez pas votre esprit vagabonder ou préoccupé par autre chose, sinon vous ne pourriez pas saisir le sens du message dans son intégralité.

b) La langue employée, le ton de la voix et les émotions devraient recevoir une attention appropriée. Écoutez les sentiments dans le contenu du message et répondez positivement à ces sentiments.

c) Posez des questions pour clarifier les points que vous ne comprenez pas clairement et redonnez à l'orateur votre compréhension de ce qui a été dit.

d) Assurez-vous qu'il n'y a pas d'interruptions extérieures et d'interférences pendant la conversation.

e) Ne jugez pas l'importance du message en raison de vos relations et expériences antérieures avec l'expéditeur ou en raison de vos perceptions à son égard, qu'elles soient positives ou négatives.

f) Ne sautez pas aux conclusions avant la fin du message et sa compréhension.

g) Résumez et répétez le message une fois qu'il est terminé pour vous assurer doublement du contenu et de l'intention du message.

3) Développer les compétences en écriture:

Des messages clairement écrits peuvent aider à éviter les barrières sémantiques et de perception. Une communication bien écrite élimine le risque de malentendu et d'interprétation erronée. Lors de la rédaction de messages, il serait sage d’adopter le principe KISS, qui signifie «Restez concis et simple, donnez ainsi un sens aussi clair que possible à l’objectif recherché. Robert Degise suggère quelques astuces utiles dans la communication écrite:

a) Gardez les mots simples:

Cela réduira vos pensées à l'essentiel et le message sera plus facile à comprendre pour le destinataire. Le message sera perdu si les mots sont complexes et ne donnent pas un sens clair.

b) Ne vous laissez pas embobiner par des règles de composition:

Les règles de grammaire et de composition doivent être respectées, mais elles ne doivent pas primer le but ultime de la communication.

c) Écrivez de manière concise. Utilisez le moins de mots possible:

Ne soyez pas bref au prix de l’exhaustivité, mais exprimez vos pensées, vos opinions et vos idées avec le moins de mots possible.

d) Soyez spécifique:

L'imprécision détruit la précision, ce qui conduit à une incompréhension du sens de l'intention du message. En conséquence, soyez précis et précis.

4) Éviter les lacunes de crédibilité:

La communication est un processus continu et le but de la communication est une compréhension complète et précise du message ainsi que l'instauration d'un climat de confiance entre tous les membres de l'organisation. En conséquence, la direction doit être sincère et gagner la confiance des subordonnés. La direction ne doit pas seulement être sensible aux besoins et aux sentiments des travailleurs, mais ses promesses doivent être soutenues par des actions.

Le mot de la direction devrait être aussi bon qu'un lien. Ce n’est qu’alors qu’une atmosphère de convivialité s’instaurera, ce qui améliorera le processus de communication. Selon des études menées par J. Luft, l'ouverture et un climat de confiance permettent d'établir des relations saines et de combler les lacunes en matière de crédibilité, contribuant ainsi à l'efficacité et à l'amélioration de la communication.