Contrôler la force de vente

Qu'est-ce que le contrôle?

La dernière étape, mais non la moindre, concerne le contrôle des opérations de la force de vente. Dans tous les domaines d'activité, la supervision et le contrôle des vendeurs sont essentiels pour atteindre le maximum de succès. Les opérations de vente doivent être matérialisées conformément aux plans établis, suivies d'un contrôle scientifique des efforts et des ressources. Un plan est nécessaire lorsque vous construisez un bâtiment. De la même manière, dans les affaires, un plan élaboré est également une condition sine qua non et le plan de contrôle efficace est essentiel.

Qu'est-ce que le contrôle? Cela signifie simplement une vérification, un moyen de contrôle ou de test. Le contrôle implique des fonctions telles que la vérification, la vérification, la vente standard, la direction ou le guidage. On peut dire: «Contrôler, c'est regarder les résultats et les traduire en actions positives». Le contrôle est un processus servant à établir la norme de performance permettant de mesurer le travail effectué. Grâce au contrôle, la performance du vendeur peut être évaluée.

Toutes les organisations doivent avoir le fonctionnement du contrôle, comme outil, pour leur progrès et leur travail réussi. C'est un acte de vérification ou de vérification de la performance selon les plans. «Le contrôle consiste à vérifier si tout se passe conformément aux plans adoptés, aux instructions émises et aux principes établis. Son objectif est de signaler les faiblesses et les erreurs afin de les corriger et d’empêcher qu’elles ne se reproduisent. Il opère sur tout, des choses et des personnes et des actions. "

Le contrôle est-il nécessaire?

Le responsable exerce un contrôle sur les activités des vendeurs grâce à la supervision. Les opérations de vente planifiées doivent être effectuées systématiquement afin d’obtenir le succès escompté.

Les vendeurs sont des êtres humains; le besoin de supervision découle de:

1. Les vendeurs peuvent travailler de manière indépendante et se trouver à une plus grande distance du directeur des ventes. Un problème de coordination, d’effort des vendeurs avec les autres efforts de vente, comme la publicité, les promotions des ventes, etc. peut survenir. Pour assurer la coordination, le contrôle est indispensable.

2. Les ventes effectuées par chaque vendeur doivent être connues du responsable des ventes, qui compare les résultats réels aux objectifs, afin de détecter les variations négatives, qui doivent être rectifiées par des actions correctives. Il peut y avoir des erreurs dans l’approche d’un vendeur, de la paresse dans les activités, etc. Celles-ci doivent être repérées et le vendeur guidé afin de canaliser ses efforts dans le chemin souhaité.

3. Les efforts du vendeur doivent viser à maximiser les profits, à la lumière d'idées et de techniques progressives, afin de garantir l'utilisation appropriée des hommes et des matériaux.

4. «De tous les actifs, les clients sont les plus précieux.» Pour rétablir une relation publique saine, il est nécessaire de remédier aux plaintes de différents types de clients. Ainsi, il est possible de créer une bonne image dans l’esprit du public. Le vendeur est guidé par le responsable des ventes qui essaie de satisfaire les clients par le biais de vendeurs.

Conditions préalables du contrôle:

1. Le responsable des ventes doit savoir exactement ce qu’il attend d’un vendeur. (en fixant le quota de vente).

2 Le vendeur devrait avoir une idée de ce qu'il est censé faire. (par la formation).

3. Le responsable des ventes doit savoir que le vendeur fait exactement ce qu'il est censé faire. (à travers des rapports).

4. Il faut faire savoir au vendeur que le responsable des ventes sait ce qu’il fait (par le biais de discussions et de rapports personnels).

5. Le vendeur doit savoir que le responsable des ventes apprécie ce qu’il fait (par le biais de rapports).

Eléments impliqués dans le contrôle:

Les étapes suivantes sont impliquées dans le processus de contrôle:

1. Analyse de performance:

Tous les contrôles impliquent l'établissement d'une norme et la mesure de la performance par rapport à la norme. Les performances sont analysées et comparées par rapport aux objectifs, aux budgets et aux normes. Cela révélera les écarts entre la performance et la norme.

2. Analyse de la variance:

Après avoir découvert la variance, la première question est de savoir si cette variance est significative. Si la variance est importante, la question suivante est généralement la suivante: «Qu'est-ce qui n'allait pas avec la performance?». Peut-être une meilleure question serait: «Qu'est-ce qui ne va pas avec la norme?» Un contrôle des ventes efficace doit révéler une mauvaise exécution des politiques de vente ou indiquer le les politiques de vente doivent changer.

Sales Control peut toutefois ne pas révéler les raisons d'une exécution médiocre. Par exemple, une mauvaise exécution peut être due à l'ignorance des politiques commerciales, à l'impossibilité d'exécuter les tâches, au ressentiment, au mécontentement, etc. Les écarts importants sont soigneusement pris en compte pour permettre à l'autorité de prendre des mesures correctives.

3. Mesures pour faire face à une variance défavorable:

La fonction de contrôle est d'identifier les faiblesses et les erreurs dans les efforts de vente. Les raisons et les causes sont découvertes et leurs mesures correctives sont formulées afin de corriger rapidement les faiblesses et les erreurs. Celles-ci permettent au responsable des ventes de guider le vendeur individuel lorsque cela est nécessaire. Tout cela est fait pour améliorer les performances du programme de vente.

Méthodes de contrôle:

Le contrôle est essentiel pour garantir des performances optimales des vendeurs. Les directeurs des ventes effectuent des contrôles, par des méthodes communes, par le biais de contacts personnels, de correspondances et de rapports.

1. Contact personnel:

Les contacts personnels sont plus efficaces que d'autres méthodes. Le directeur des ventes lui-même ou par l’intermédiaire de directeurs de succursale ou de superviseurs sur le terrain, exerce un contrôle sur les vendeurs. Les vendeurs peuvent être assistés et inspirés et des mesures correctives peuvent être prises.

2. correspondance:

Cette méthode est communément acceptée et économique. Par correspondance, les instructions sont transmises aux vendeurs et les réponses reçues des vendeurs. Les vendeurs sont supervisés ou contrôlés par des lettres.

3. Rapports:

Ils ne sont pas sous forme de lettres. Les vendeurs utilisent les formulaires de rapport imprimés pour établir des rapports avec le responsable des ventes. Dans certains cas, le rapport peut être oral.

Bases de contrôle:

Le contrôle du vendeur est basé sur:

(1) Rapports et registres

(2) Territoires de vente et quotas de vente

(3) Détermination de l'autorité du vendeur

(4) supervision sur le terrain et

(5) Plans de rémunération.

Rapports et registres:

Rapport:

Chaque responsable des ventes a besoin d’informations précises et actualisées, sur la base desquelles il élabore les politiques relatives aux activités futures. La formulation de politiques peut ne pas être pratique en l'absence d'informations. Pour répondre aux besoins croissants de l’organisation, au développement des professions, à l’élargissement des activités de l’entreprise, etc., il est devenu indispensable de rechercher les informations.

Un rapport est une présentation de faits sur la base d'activités. Les rapports des vendeurs - quotidiens, hebdomadaires, mensuels - fournissent des informations précieuses relatives aux activités des vendeurs pour une organisation de vente. Les vendeurs, qui sont la principale source d’informations, étant les yeux et les oreilles des sociétés de vente, sont invités à envoyer des rapports périodiquement.

Le rapport révélera les informations suivantes:

1. Nombre d'appels effectués sur les clients

2. Nombre de ventes liées au nombre d'appels

3. Montant des ventes réalisées - volume et valeur

4. Détails des ventes faites aux clients réguliers

5. Détails des ventes faites aux nouveaux clients

6. Détails des ventes perdues aux anciens clients

7. Raisons pour lesquelles les clients ont perdu

8. Ventes par ligne de produits

9. Comptes en souffrance

a) Collections constituées

(b) Créances irrécouvrables dues à la faillite

10. La solvabilité des clients

11. Degré de concurrence existant

12. Nombre de plaintes reçues

13. Nombre de plaintes traitées

14. Total des frais de vente et par commande

15. Impact de la publicité et des activités liées à la promotion des ventes.

Le rapport doit être bref et sous forme condensée. Il donne les informations nécessaires. Les informations inutiles ou non souhaitées sont évitées, de nombreuses entreprises utilisant des formulaires standard pour le rapport du vendeur. Par conséquent, il est facile pour le responsable des ventes de comprendre les activités faibles et de suggérer des mesures correctives au vendeur concerné.

Avantages des rapports:

1. Le rapport du vendeur est un bon guide et indicateur pour la construction d'un futur plan - un baromètre.

2. L'attitude des concurrents peut être connue.

3. Le directeur des ventes ne perd pas de temps à formuler les politiques pour l'avenir, en raison de la brièveté des rapports.

4. Les vendeurs prennent peu de temps pour rédiger les rapports.

5. Le rapport est une bonne forme de contrôle car il révèle les faiblesses et les points forts des vendeurs.

6. Les changements dans la demande et l'attitude des consommateurs peuvent être connus.

7. C’est un outil qui permet d’affiner les activités des vendeurs.

8. Le responsable des ventes est en mesure de détourner son attention de la situation justifiée par son importance.

9. Le vendeur lui-même développe l'habitude de l'analyse de l'activité personnelle.

10. La communication à double sens assure le moral des employés.

Qualités d'un bon rapport (ou points à retenir):

1. Cela devrait être bref et concis.

2. Il doit être bien planifié.

3. Il doit contenir des données précises.

4. Il doit être clair et simple.

5. Cela devrait être spécifique.

6. Cela devrait être réaliste.

7. Cela devrait représenter la bonne image.

8. Il devrait être fait en paragraphes.

9. Il faut éviter les clichés.

10. Les informations indésirables doivent être évitées.

Records:

Les rapports constituent la base sur laquelle sont établis les registres de chaque vendeur.

Ils vont révéler l'idée condensée suivante concernant les vendeurs, basée sur les performances réelles:

1. Ventes par lignes de produits

2. Ventes aux clients réguliers

3. Ventes à de nouveaux comptes

4. Taille minimale, maximale et moyenne des commandes

5. Compte perdu

6. Frais de vente pour chaque commande

7. Mouvements de produits lents ou rapides.

Territoires de vente et quotas de vente:

Le responsable des ventes doit essayer de connaître le domaine des ventes longtemps à l’avance, avant le début de la production. Il doit connaître le domaine de la demande pour les produits et, pour cela, il doit connaître les habitudes et la situation économique des clients. et le type de demande et la qualité des produits habituellement demandés. En bref, une étude détaillée des consommateurs est importante. Les sources d’information sont les annuaires, les rapports de recensement, les publications, les organisations professionnelles, etc.

Territoire de ventes:

Presque toutes les entreprises divisent leurs marchés, une fois que le secteur des ventes est situé sur différents territoires. Le territoire de vente est un groupe particulier de clients et de prospects assignés à un vendeur. Un territoire de vente est une zone géographique regroupant des clients actuels et potentiels pouvant être desservis de manière efficace et économique par un seul vendeur.

Son objectif est de faciliter la tâche de la direction en faisant correspondre les efforts de vente aux opportunités de vente. Un vendeur efficace peut s’acquitter avec succès de ses tâches et de ses responsabilités si le territoire qui lui est attribué est de taille convenable et utilisable. Une bonne planification des ventes est basée sur le territoire de vente plutôt que sur l’ensemble du marché.

En d'autres termes, le marché du produit d'une entreprise est divisé en petits segments ou territoires ou zones, de sorte que chaque territoire peut être attribué à chaque vendeur.

Lors de l’attribution de territoires de vente parfaits, soigneusement planifiés, les objectifs suivants ont pour but:

1. L'effort de vente peut être fructifié plus efficacement sur le territoire attribué.

2. Il est possible d’accroître la couverture du marché sans perdre les commandes au profit de concurrents. Il fait sagement face à la concurrence, comme prévu, car il connaît les conditions locales.

3. Il empêche la duplication ou le chevauchement des efforts de vente.

4. Le siège social de chaque territoire de vente peut être situé dans un lieu où se trouvent un plus grand nombre de clients.

5. La charge de travail de chaque vendeur peut être répartie équitablement, en termes de volume des ventes.

Autres objectifs:

6. Une bonne répartition territoriale entraîne un volume de ventes plus élevé avec des dépenses de vente moins élevées.

7. Il permet au vendeur de passer plus de temps à appeler des clients plutôt qu’en voyage, pour servir les clients à qui les produits doivent être vendus. Les clients peuvent être servis avantageusement.

8. Le directeur des ventes peut facilement contrôler les activités du vendeur en comparant les opportunités de vente.

9. L'intérêt et le moral de chaque vendeur peuvent être améliorés dans les territoires respectifs.

10. Il est possible de contrôler les frais de vente tout en augmentant le volume des ventes.

11. C'est une bonne base pour évaluer la performance du vendeur.

12. Les disparités dans la charge de travail peuvent être connues et facilement corrigées.

13. Un vendeur peut acquérir une bonne connaissance de son territoire en ce qui concerne les problèmes locaux et la concurrence existante.

14. Les devoirs et les responsabilités de chaque vendeur peuvent être facilement définis, ce qui permet au vendeur de prendre davantage conscience de son devoir.

15. Pour que la coordination des efforts de vente et de publicité personnelle soit mieux gérée, une affectation territoriale à chaque vendeur est indispensable.

Lors de la répartition des territoires de vente, les facteurs suivants peuvent être examinés:

1. L'égalité des revenus devrait être facilitée pour tous les vendeurs.

2. La planification du territoire de vente devrait viser à réduire les dépenses, c'est-à-dire les coûts de déplacement.

3. La charge de travail doit être justifiable pour tous; charge de travail plus ou moins égale.

4. Il devrait être flexible, en laissant de la place aux changements quotidiens.

5. Un nouveau vendeur ne devrait pas se voir attribuer un territoire indépendant.

En dehors de ceux-ci, avant la répartition des territoires de vente, le responsable des ventes doit prendre en compte:

1. Densité de clients potentiels

2. Méthode de distribution

3. Degré de concurrence

4. Nature et type de produit

5. Nature de la demande - saisonnière ou régulière

6. Facilité d'administration

7. Charge de travail égale

8. Fréquence de contact avec les clients

9. Connaissance de la réglementation gouvernementale

10. Facilités de transport disponibles

11. Capacités des vendeurs

12 Nombre de vendeurs disponibles

13. Facilités de communication

14. Temps nécessaire pour faire une vente

15. Volume actuel des ventes.

L'allocation de territoire doit viser à exécuter les activités de la manière la plus efficace et économique possible pour le bénéfice mutuel du vendeur et de l'entreprise. On s'attend à ce qu'un vendeur obtienne le meilleur résultat de la zone attribuée en concentrant ses activités dans la zone.

Quota de vente:

Outre la répartition des territoires de vente, les vendeurs sont également contrôlés par la fixation d'un quota de vente. Presque toutes les entreprises utilisent un système de quotas pour définir et évaluer la tâche attendue des vendeurs. Le quota de vente peut être défini comme le volume estimé des ventes qu'une entreprise s'attend à obtenir dans un délai déterminé.

Le quota est la quantité d'activité, en termes de valeur ou en termes d'unités de vente, qui est fixée pour chaque vendeur. Il peut être fixé pour une zone géographique à réaliser dans un délai défini, un mois ou un an. Plus la période est courte, mieux c'est. C'est un objectif ou un niveau de performance que le vendeur doit atteindre. Le quota est fixé sur la base des prévisions de vente. Pour un contrôle efficace, une zone plus petite et une période plus courte sont préférées.

Un quota de vente, pour être efficace, pratique et réussi, devrait satisfaire aux exigences suivantes:

1. Le quota de vente doit être réalisable et juste.

2. Il doit être calculé scientifiquement. Il ne devrait pas être trop petit ou trop grand.

3. Il doit fournir une incitation définitive au vendeur.

4. Il doit être flexible.

5. Il doit être simple et doit être fixé en concertation avec le vendeur.

Le quota de vente apporte les avantages suivants:

1. Le quota de vente peut être utilisé comme critère pour évaluer la performance des vendeurs.

2. C'est un instrument de mesure avec lequel les opérations de vente sont dirigées et contrôlées vers des canaux plus rentables.

3. Il est possible et plus facile de localiser des marchés solides et des marchés faibles.

4. C'est un moyen d'adopter des plans de compensation plus efficaces.

5. Il fixe la responsabilité de chaque vendeur et travaille donc dur pour atteindre le but. Les vendeurs ne permettent jamais que les ventes tombent en dessous du quota.

6. Il facilite les concours de vente et constitue une base.

Faiblesses

1. Dans de nombreux cas, le quota de vente est fixé de manière arbitraire.

2. Si les situations changent, le quota fixé peut devenir inefficace.

3. Si le quota est trop faible, le vendeur se relâche et si le quota fixé est trop important ou inaccessible, le vendeur perd son initiative.

4. Il est difficile de définir un quota précis.

Bases nécessaires à la fixation du quota:

1. Pouvoir d'achat des prospects.

2. Chiffres des ventes passées comparés par analyse.

3. Tendance de la demande pour les produits.

4. Position et degré de concurrence en vigueur.

À la fin de la période de quota, il est indispensable de mesurer l'efficacité du quota en comparant les performances du vendeur par rapport au quota. Pour que les efforts des vendeurs restent sur la bonne voie, les quotas peuvent être utilisés comme mécanisme de contrôle. Le départ des activités de vente du quota projeté est un problème majeur pour la direction des ventes. Si le volume des ventes n’est pas satisfaisant, la faute peut en être à des plans de quotas. Quota, en tant qu'aide au diagnostic, met en garde l'autorité de prendre des mesures correctives, notamment lorsque le volume des ventes s'écarte négativement des ventes passées.

En toute justice, le quota devrait viser une répartition équitable. Il devrait être égal pour tous les vendeurs. Tous les vendeurs devraient-ils avoir les mêmes quotas? La réponse dépend des territoires, qui ne sont pas les mêmes en ce qui concerne la concurrence, l'étendue, les clients, etc. La capacité du vendeur est également différente. Le «meilleur» vendeur avec le «meilleur» territoire dépasse le quota et le «pauvre» vendeur avec le territoire «pauvre» ne parvient même pas à atteindre le quota. En tenant compte de tout cela, l'équité de la décision de devis est prise en compte.

Types de quotas:

1. Volume des ventes, en valeur ou en unités, par ligne de produit, type de consommateur, etc.

2. L'activité des vendeurs, tels que les appels, les nouveaux comptes, les démonstrations, l'affichage organisé etc.

3. Quota de dépenses, en valeur ou en pourcentage des ventes obtenues.

4. Marge brute des ventes obtenues, etc.

Le quota peut être utilisé comme outil de gestion s'il est défini de manière scientifique.

Autorité des vendeurs:

Si le directeur des ventes va pour faire tout le travail d'une entreprise, il est très difficile de diriger l'entreprise. De plus, il manque de temps. Par conséquent, le travail est divisé et confié aux vendeurs. Lorsque l'autorité est transmise aux vendeurs, il y a transfert de pouvoir aux vendeurs, c'est-à-dire une délégation de pouvoir. La délégation est l’autorité requise des vendeurs pour s’acquitter du travail qui leur est assigné.

Lorsque l’autorité est déléguée, cela signifie qu’une autorisation est donnée pour accomplir les tâches. Lorsque l'autorité est conférée aux vendeurs, ils connaissent leurs responsabilités. Les clients peuvent ne pas être disposés à traiter avec un vendeur n'ayant aucune autorité.

Il n'y a pas de règles strictes quant à la quantité d'autorité à donner à un vendeur. Dans les temps modernes, le degré d'autorité est réduit. L'autorité et la liberté des vendeurs varient d'une entreprise à l'autre. Dans quelle mesure l'autorité est donnée à un vendeur dépend de la taille et de la nature de l'entreprise.

Étant donné que les vendeurs représentent l'entreprise et traitent avec les clients, qui n'ont aucun contact direct avec l'entreprise, l'autorité du vendeur doit être bien définie. En règle générale, catalogue, annonces de listes de prix, etc. indiquent les prix, les garanties, la qualité et les autres détails des produits. Et les vendeurs sont soulagés de ces ennuis.

Toutefois, les vendeurs peuvent être investis de pouvoirs dans certaines affaires, telles que concessions spéciales, taux d’escompte, octroi de crédit, règlement de créances, règlement de dommages, biens défectueux, invendables, etc. Mais il est important que les vendeurs soient surveillés dans leurs actes qui doivent être en conformité avec les instructions du directeur des ventes et leurs activités sont soumises à l'approbation du directeur des ventes.

Supervision sur le terrain:

L'exécution d'une fonction ou d'un service par un individu s'appelle un devoir; les activités qu'un individu est tenu d'accomplir sont un devoir pour lui. L'autorité est un droit ou pouvoir nécessaire pour effectuer un travail sur la base du devoir assigné à un. Une personne autorisée est habilitée à effectuer le travail attribué. La responsabilité doit toujours être suivie par l'autorité ou le pouvoir correspondant. L'autorité et la responsabilité vont dans des directions opposées.

L'autorité se déplace toujours du haut vers le bas, alors que la responsabilité se déplace vers le haut. L'autorité provient du responsable des ventes à qui les vendeurs sont responsables du bon déroulement de leurs activités. La responsabilité individuelle et la liberté du personnel de vente varient d'une entreprise à l'autre. Un bon degré de contrôle est essentiel sur les activités des vendeurs.

En règle générale, le responsable des ventes ou tout responsable des ventes ou superviseur sur le terrain sont nommés pour contrôler les activités des vendeurs afin de:

1. Savoir si le vendeur fait son travail de la meilleure façon

2. Recherchez les lacunes éventuelles

3. Faire des suggestions d'amélioration

4. Vérifier la procédure de prise de commandes

5. Évaluer la performance du vendeur

6. Fournir une motivation ponctuelle au vendeur

7. Assurer une couverture maximale du marché

Le contrôle vise à évaluer la performance du vendeur. Cela doit être fait périodiquement et sur une base continue afin de déterminer la conformité des politiques et l'atteinte du quota ciblé en ce qui concerne l'emploi. La supervision et le contrôle sont différents. La supervision vise à orienter le travail et le contrôle comprend la supervision et l’évaluation des performances passées.

Routage et planification:

Le temps doit être utilisé judicieusement pendant qu'un vendeur se déplace dans son territoire. Les vendeurs seront encouragés à maximiser leurs ventes en réduisant les pertes de temps. Le routage et la planification sont l’une des techniques permettant de contrôler les activités quotidiennes d’un vendeur. Un itinéraire planifié du vendeur facilitera la communication, la couverture territoriale maximale et réduira ainsi le temps perdu.

La direction a un contrôle plus étroit. Un plan de visite clair est présent et indique le trajet, la localisation des clients, les moyens de transport, les cartes, etc. Les trajets et les horaires planifiés doivent être suivis par le vendeur. Les rapports envoyés par le vendeur peuvent être comparés aux itinéraires et aux horaires planifiés, ce qui révèle les écarts.