9 Caractéristiques d'un système de contrôle efficace - Expliqué!
Les contrôles à tous les niveaux se concentrent sur les entrées, les processus et les sorties. Il est très important de disposer de contrôles efficaces à chacune de ces trois étapes.
Les systèmes de contrôle efficaces ont généralement certaines caractéristiques communes. L'importance de ces caractéristiques varie avec la situation, mais en général, les systèmes de contrôle efficaces ont les caractéristiques suivantes.
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1. Précision:
Des contrôles efficaces génèrent des données et des informations précises. Des informations précises sont essentielles pour des décisions de gestion efficaces. Des contrôles inexacts détourneraient les efforts et les énergies de la direction sur des problèmes inexistants ou peu prioritaires et ne parviendraient pas à alerter les gestionnaires des problèmes graves qui nécessitent une attention particulière.
2. Rapidité d'exécution:
De nombreux problèmes nécessitent une attention immédiate. Si les informations sur de tels problèmes ne parviennent pas à la direction dans les délais impartis, elles risquent de devenir inutiles et de causer des dommages. En conséquence, les contrôles doivent veiller à ce que l'information parvienne aux décideurs quand ils en ont besoin, afin qu'une réponse significative puisse suivre.
3. Flexibilité:
L’environnement commercial et économique est très dynamique. Les changements technologiques se produisent très rapidement. Un système de contrôle rigide ne conviendrait pas à un environnement en mutation. Ces changements soulignent le besoin de flexibilité dans la planification ainsi que dans le contrôle.
La planification stratégique doit permettre des ajustements pour les menaces et les opportunités imprévues. De même, les gestionnaires doivent apporter des modifications aux méthodes, techniques et systèmes de contrôle à mesure qu’ils deviennent nécessaires. Un système de contrôle efficace est un système qui peut être mis à jour rapidement selon les besoins.
4. Acceptabilité:
Les contrôles doivent être tels que toutes les personnes concernées puissent les comprendre parfaitement et les accepter. Un système de contrôle difficile à comprendre peut provoquer des erreurs et des frustrations inutiles et peut susciter le ressentiment des travailleurs.
En conséquence, les employés doivent convenir que de tels contrôles sont nécessaires et appropriés et qu’ils n’auront aucun effet négatif sur leurs efforts pour atteindre leurs objectifs personnels et organisationnels.
5. intégration:
Lorsque les contrôles sont conformes aux valeurs et à la culture de l'entreprise, ils sont en harmonie avec les politiques de l'organisation et sont donc plus faciles à appliquer. Ces contrôles deviennent une partie intégrante de l'environnement organisationnel et deviennent ainsi efficaces.
6. Faisabilité économique:
Le coût d'un système de contrôle doit être mis en balance avec ses avantages. Le système doit être économiquement réalisable et raisonnable à exploiter. Par exemple, un système de haute sécurité pour protéger les secrets nucléaires peut être justifié, mais le même système pour protéger les fournitures de bureau dans un magasin ne serait pas économiquement justifié. En conséquence, les avantages reçus doivent compenser le coût de la mise en œuvre d'un système de contrôle.
7. Placement stratégique:
Des contrôles efficaces doivent être mis en place et mis l'accent sur des points de contrôle critiques et stratégiques où les défaillances ne peuvent être tolérées et où les coûts en temps et en argent sont les plus importants.
L'objectif est d'appliquer des contrôles à l'aspect essentiel d'une entreprise où un écart par rapport aux normes attendues causera le plus grand préjudice. Ces domaines de contrôle incluent la production, les ventes, les finances et le service à la clientèle.
8. Action corrective:
Un système de contrôle efficace non seulement vérifie et identifie la déviation, mais est également programmé pour suggérer des solutions permettant de la corriger. Par exemple, un ordinateur conservant une trace des inventaires peut être programmé pour établir des directives «si-alors». Par exemple, si l'inventaire d'un article particulier tombe au-dessous de cinq pour cent de l'inventaire maximum disponible, alors l'ordinateur indiquera le réapprovisionnement pour ces articles.
9. Emphase sur l'exception:
Un bon système de contrôle devrait fonctionner sur le principe de l'exception, de sorte que seules les déviations importantes soient portées à l'attention de la direction. En d'autres termes, la direction n'a pas à se soucier d'activités qui se déroulent sans heurts. Cela garantira que l'attention de la direction soit dirigée vers l'erreur et non vers la conformité. Cela éliminerait la supervision inutile et non rentable, les rapports peu avantageux et la perte de temps de gestion.
