10 avantages de suivre la structure bureaucratique pour gérer votre organisation

Avantages de suivre la structure bureaucratique pour gérer votre organisation!

La forme classique signifie une structure bureaucratique où règne une hiérarchie de pouvoir et de responsabilité et où les directions vont principalement de la haute direction aux niveaux les plus bas des travailleurs à travers ses rangs hiérarchiques. Ces directives sont:

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1. La hiérarchie des pouvoirs doit être clairement définie et s’étendre du haut vers le bas de l’organisation:

Ce principe est connu sous le nom de principe scalaire et la ligne d'autorité est appelée chaîne de commandement. Les principales décisions sont prises et les politiques sont formulées au plus haut niveau de la direction et sont filtrées à travers les différents niveaux de gestion jusqu'aux travailleurs. La ligne d'autorité doit être clairement établie pour que chaque personne de cette chaîne de commandement connaisse son autorité et ses limites.

2. Chaque membre de l’organisation doit rapporter à un seul responsable:

C'est ce que l'on appelle le principe de «l'unité de commandement» et chaque personne sait à qui elle rend compte et qui lui rend compte. Ce processus élimine les ambiguïtés et la confusion qui peuvent survenir lorsqu'une personne doit se rapporter à plusieurs supérieurs.

3. La responsabilité et l'autorité de chaque superviseur doivent être clairement définies et par écrit:

Cela clarifiera le rôle exact du superviseur quant aux limites de son autorité. L'autorité est définie comme «le droit formel de demander aux autres de passer à l'action» et la responsabilité incombe à cette autorité. Avec une autorité et une responsabilité clairement définies, il sera plus facile pour le superviseur de détecter et de gérer les problèmes et de prendre des décisions rapides, le cas échéant.

4. Les cadres supérieurs sont responsables des actes de leurs subordonnés:

Le responsable ou le superviseur ne peut se dissocier des actes de ses subordonnés. Il doit donc être responsable des actes de ses subordonnés.

5. L'autorité et la responsabilité devraient être déléguées aussi bas que possible de manière hiérarchique:

Cela placera le pouvoir décisionnel à proximité des opérations réelles. Cela donnerait aux cadres supérieurs plus de temps libre à consacrer à la planification stratégique et à l’élaboration des politiques générales. Cela est particulièrement nécessaire dans les grandes organisations complexes. Ce principe est appelé «décentralisation du pouvoir» par opposition au pouvoir centralisé où toutes les décisions sont prises au sommet.

6. Le nombre de niveaux d'autorité devrait être aussi réduit que possible:

Cela rendrait la communication plus facile et claire et la prise de décision plus rapide. Une chaîne de commandement plus longue aboutit généralement à des «contournements», car les responsabilités ne sont pas clairement attribuées et deviennent donc ambiguës. Selon Gilmore®, la plupart des organisations n'ont pas besoin de plus de six niveaux de supervision, y compris le niveau du président.

7. Le principe de spécialisation devrait être appliqué chaque fois que possible:

Une division précise du travail facilite la spécialisation. Chaque personne devrait se voir attribuer une seule fonction chaque fois que possible. Cette règle s’applique tant aux particuliers qu’aux départements. Les opérations spécialisées conduiront à l'efficacité et à la qualité. Cependant, chaque domaine de spécialisation doit être relié au système intégré total par la coordination de toutes les activités de tous les départements.

8. La fonction hiérarchique et la fonction administrative doivent être séparées:

Le chevauchement de ces fonctions créera une ambiguïté. Les fonctions hiérarchiques sont celles qui sont directement impliquées dans les opérations permettant d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Les fonctions du personnel sont auxiliaires de la fonction hiérarchique et offrent assistance et conseils. Par exemple, les fonctions juridiques, de relations publiques et de promotion sont toutes des fonctions du personnel. Les activités des responsables hiérarchiques et des responsables du personnel doivent être coordonnées de manière à obtenir des résultats en synergie.

9. L'étendue du contrôle doit être raisonnable et bien établie:

La «portée du contrôle» détermine le nombre de postes pouvant être coordonnés par un seul dirigeant. L'étendue du contrôle peut être étroite là où il y a relativement peu d'individus qui relèvent du même responsable ou large si plusieurs individus sont sous la supervision du même responsable.

Cependant, une telle étendue de contrôle dépendrait de la similitude ou de la dissimilarité des postes subordonnés et du degré d'interdépendance de ces postes. Plus ces positions sont interdépendantes, plus la coordination est difficile. Dans de telles positions imbriquées, il est conseillé de ne pas avoir plus de cinq ou six subordonnés travaillant sous un même dirigeant.

10. L'organisation doit être simple et flexible:

Cela doit être simple, car il est plus facile à gérer et flexible, car il peut rapidement s'adapter aux conditions changeantes. Il devrait être tel qu'il puisse être facilement étendu ou réduit à la demande. De plus, la simplicité rendrait la communication beaucoup plus facile, rapide et précise, ce qui est nécessaire pour les organisations performantes.

Bien que ces principes s’appliquent en général aux organisations classiques telles que proposées par Frederick Taylor et Henry Fayol et aient été adoptées pour faciliter l’administration, certains principes plus récents ont évolué et font désormais partie intégrante de la plupart des organisations modernes.

Ces nouveaux principes de prise de décision participative, de tâches difficiles, de gestion par objectifs et de décentralisation de l’autorité ont été rapidement intégrés aux principes traditionnels. L’idée est de stimuler la créativité, d’encourager la croissance et d’optimiser l’utilité de toutes les ressources pour atteindre les objectifs de l’organisation.