Communication écrite: caractéristiques et importance (avantages et limites)

Communication écrite: caractéristiques et importance (avantages et limites)!

Bien que la communication orale vienne naturellement et spontanément à l'homme, la communication écrite nécessite beaucoup d'efforts. De par sa nature, l'écriture est le résultat d'une pratique et d'une patience d'apprentissage assez longues. Il n'est pas nécessaire de répéter que le discours vient en premier et que l'écriture vient ensuite. Dans toutes les langues du monde, l'écriture est apparue des siècles après avoir parlé.

L'histoire de la civilisation nous montre différentes étapes au cours desquelles s'est formée la formation des lettres de l'alphabet de toutes les langues. Mais une chose est claire. Tout ce qui a été écrit, à moins d'être détruit, est devenu permanent. Les paroles prononcées risquent cependant d'être oubliées. C'est pourquoi la communication écrite est indispensable.

Caractéristiques de la communication écrite:

(i) La communication écrite est une activité créative qui nécessite beaucoup d’imagination et d’efforts pour aboutir au produit fini. Alors que la communication orale est spontanée, la communication écrite repose sur un effort conscient. Prenons l'exemple d'un rapport que nous souhaitons présenter.

Nous devons d’abord rassembler toutes les informations nécessaires, les organiser dans un ordre logique, puis les rédiger avec le plus grand soin. Nous devons faire attention à chaque étape. Ce n'est pas toujours le cas avec les messages parlés ou d'autres formes de communication orale. Les lettres et les rapports, bien rédigés, reflètent l'image de l'organisation. Plus les auteurs sont créatifs et imaginatifs, plus l'image de la société est brillante.

(ii) Une autre caractéristique importante de la communication écrite est le facteur temps qui est impliqué. Les messages oraux, en face à face ou par téléphone, parviennent immédiatement au destinataire et le retour d'informations arrive presque toujours immédiatement. Ce n'est pas le cas avec la communication écrite.

L'expéditeur doit planifier son message, à savoir, une lettre ou un rapport avec soin et le coder avec le plus grand soin. Ensuite, il l'envoie à la personne à qui il est destiné. Le récepteur prend son temps pour le décoder. Ensuite, il réfléchit bien ou le filtre dans son esprit et planifie sa réaction. Renvoyer la réponse ou ses commentaires prendra un certain temps. Il ne faut donc pas oublier que la communication écrite prend du temps.

(iii) Troisièmement, il convient de noter que la communication écrite comporte moins de cycles que la communication orale ou en face à face. La communication orale est un événement à plusieurs cycles. Les messages oraux obtiennent une réponse immédiate qui conduit très souvent à un échange de mots supplémentaire. Ce n'est pas possible dans une communication écrite. Il s’agit principalement d’un événement à cycle unique.

Importance de la communication écrite:

La communication écrite est si importante qu’il est impossible de penser à une organisation commerciale sans cela. Le fonctionnement de toute organisation dépend dans une large mesure de l’échange de lettres, de rapports, etc. Les raisons sont multiples.

Et la raison principale est que la communication en face à face n'est pas toujours possible car les travailleurs d'une organisation peuvent être répartis sur des distances géographiques très étendues. Nous devons donc dépendre de l'échange de lettres. Les distances technologiques modernes n’ont pas diminué l’importance des lettres. Les modes de transmission ont changé. Mais la communication écrite reste plus importante que jamais.

Avantages de la communication écrite:

(i) Il nous fournit des enregistrements, des références, etc., sur lesquels reposent des décisions importantes.

(ii) Il renforce les défenses juridiques de l'organisation par le biais de registres, lettres, instructions, etc.

(iii) Il promeut l'uniformité des politiques et des procédures et établit des directives appropriées pour le fonctionnement de l'organisation.

(iv) Il construit l'image de la société.

(v) Cela garantit l'exactitude et la fiabilité (la communication orale peut être modifiée ou interprétée de différentes manières. Mais dans une communication écrite, le message / les informations sont énoncés de manière très claire ou sans ambiguïté).

(vi) C'est permanent.

(vii) La responsabilité peut être facilement attribuée. (On peut revenir sur les mots prononcés. Mais pas sur la déclaration en noir et blanc).

Limites de la communication écrite:

(i) Il crée un fouillis de documents et de fichiers ingérable. Cela coûte beaucoup aux organisations.

(ii) Cela prend du temps. Un retour immédiat n'est pas possible.

(iii) Cela coûte cher en argent et en heures de travail.

(iv) Il devient inefficace entre les mains de personnes pauvres en expression.

(v) Absence de clarification immédiate. En conclusion, on peut dire que la communication écrite reste l’épine dorsale d’une organisation; quels que soient ses inconvénients ou ses limites. Presque toutes les communications officielles se font par écrit.