Réunions valides: Signification et requis

Lisez cet article pour en savoir plus sur Valid Meeting. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez plus sur: 1. Signification des réunions valides 2. Conditions requises pour une réunion valide.

Signification de réunions valides:

Les réunions privées peuvent être du point de vue de l'authenticité, classées en valides et invalides. Les décisions prises lors d'une réunion valide lient les membres de l'association, du comité ou du sous-comité, selon le cas, qu'ils soient ou non présents à la réunion, qu'ils soient d'accord ou non avec les décisions.

Des actions doivent être entreprises conformément aux décisions et les décisions peuvent être imposées aux membres. Si la décision elle-même est erronée ou illégale et si cela se produit, les décideurs ne peuvent échapper à la sanction. Mais un membre qui prend des décisions et qui n'est pas d'accord avec la majorité peut échapper à sa responsabilité personnelle s'il a enregistré une note de dissidence.

Les décisions prises lors d'une réunion invalide ne sont pas contraignantes, même si une majorité substantielle ou tous les membres sont d'accord avec ces décisions. Par exemple, même si tous les membres d'une société ont ratifié un acte de la société qui n'est pas autorisé par la clause d'objet dans l'acte constitutif de la société, l'acte ne peut pas être valide.

Une réunion peut devenir invalide de différentes manières. La secrétaire est principalement responsable de veiller à ce qu'une réunion devienne valide. Les autres membres (même les administrateurs d'une entreprise) dépendent de lui à cet égard.

Conditions requises pour une réunion valide:

Comment une réunion devient valide?

Une réunion est valide à condition que toutes les conditions requises pour une réunion valide soient présentes.

En gros, les éléments requis sont divisés en trois groupes:

(1) Une réunion doit être convenablement convoquée ou convoquée,

(2) La réunion doit être correctement constituée et

(3) Une réunion doit avoir lieu correctement.

Il convient de noter que les décisions seront obligatoires à condition que la réunion soit valide et que la décision ait été prise correctement. Une décision mal prise lors d'une réunion valide ne peut être mise en œuvre. En outre, les procès-verbaux contenant les décisions doivent être préparés et confirmés, faute de quoi il est difficile de faire respecter les décisions, si elles sont contestées.

(A) Une réunion doit être convenablement convoquée ou convoquée :

Une réunion est dite convenablement convoquée ou convoquée lorsque les conditions suivantes sont remplies:

(1) Un avis contenant tous les détails nécessaires a été envoyé à toutes les personnes autorisées à assister à la réunion.

Les détails sont:

a) la date, l'heure et le lieu de la réunion;

(b) L'ordre du jour ou les points à discuter lors de la réunion dans un ordre chronologique;

c) date de l'avis;

d) Signature d'une personne compétente convoquant la réunion;

(d) Des informations supplémentaires, le cas échéant (par exemple, des notes explicatives sur une affaire particulière requises dans un avis de convocation à l'assemblée générale annuelle d'une société);

(e) Toute pièce jointe devant être envoyée (par exemple, une copie des comptes définitifs avec l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle).

(2) L’avis est envoyé avec le temps voulu:

Il existe des règles spécifiques en ce qui concerne ce moment. Par exemple, un avis de convocation à une assemblée des membres d'une entreprise doit être envoyé au moins vingt et un jours avant l'assemblée.

(3) L'avis est envoyé à l'adresse enregistrée de la personne habilitée à recevoir l'avis. La notification peut être envoyée par courrier ordinaire. Dans des cas exceptionnels, un avis peut être donné par téléphone. La notification peut être envoyée par un messager.

(B) Une réunion doit être correctement constituée :

Une réunion doit être dûment constituée ou le rassemblement est valide et compétent pour prendre des décisions si les conditions suivantes sont remplies:

(1) Le quorum ou le nombre minimum de personnes requis doit être présent en personne. Le quorum doit être de préférence présent en permanence.

(2) Il doit y avoir un président dûment élu à la réunion ou déjà élu. Il doit être une personne compétente pour être président.

(C) Une réunion doit être correctement tenue :

(1) Les règles et règlements pour la conduite de la réunion sont suivis. Ces règles peuvent être statutaires, d'organisation, coutumières ou conventionnelles ou une combinaison de celles-ci.

(2) Les notes sont prises de manière continue et correcte (par le secrétaire) afin que les procédures ou les procès-verbaux puissent être établis à des fins de preuve.

Il convient de rappeler que le secrétaire prend des notes sur les travaux, prépare les procès-verbaux sur la base de ces notes et les fait ensuite confirmer par le président. Après cela, une réunion pratiquement valide est terminée.