Types de communication (avec diagramme)

Certains types de communication sont les suivants: 1. Selon la zone d’opération 2. Selon la relation 3. Selon la direction 4. Selon les moyens.

1. Selon la zone d'opération:

i) communication interne:

La «communication interne» est un processus de communication établi au sein de l'organisation entre les supérieurs hiérarchiques et les subordonnés ou entre pairs ou entre deux ou plusieurs groupes. Il peut être formel ou informel, oral ou écrit. Il peut couler vers le haut, vers le bas ou horizontalement selon les besoins.

Les moyens de communication interne verbaux sont les discussions en face à face, les instructions verbales, les messages, le téléphone, les interphones, les réunions, les conférences, les discours, etc. Les méthodes écrites sont les suivantes: avis, circulaire, mémo, rapport, diagramme ou graphique, bulletin, e-mail, fax, etc.

ii) communication externe:

Une entreprise doit communiquer avec les agences externes telles que clients, fournisseurs, investisseurs, autres entreprises, banques, compagnies d’assurance, administrations publiques, etc. Cette communication peut être appelée «communication externe» car son domaine d’activité concerne les personnes extérieures. l'organisation.

Les organisations professionnelles internationales doivent communiquer avec des personnes étrangères, des agences / organisations gouvernementales, etc. Les communications externes orales se font par le biais de discussions en face à face, de réunions, de conférences, de séminaires, de téléphones, de discours, etc. Le processus écrit comprend un avis, une lettre, télégramme, rapport, courrier électronique, publicité, télécopie, communiqué de presse, etc.

2. Selon la relation:

(i) Communication formelle:

La «communication formelle» est la transmission d'informations ou de directives dans une structure organisationnelle formelle. La communication formelle maintient une relation entre le supérieur et le subordonné. Lorsqu'un responsable demande à son responsable adjoint d'effectuer une tâche, il s'agit d'un exemple de communication formelle. La communication formelle oriente les employés de manière précise pour savoir ce que les gestionnaires souhaitent faire. Elle est généralement codifiée et exprimée par écrit dans des manuels, des manuels, des bulletins, des rapports annuels, etc. Elle est donc rigide et manque donc de la qualité de la flexibilité. .

ii) communication informelle:

La «communication informelle» est la communication entre les membres d'un groupe ou de plusieurs groupes - non pas sur la base de relations formelles au sein de la structure organisationnelle, mais sur la base de relations informelles et de la compréhension entre les personnes, au même niveau ou à des niveaux différents. C'est ce qu'on appelle la «grapevine» qui désigne des moyens informels de faire circuler des informations ou des commérages. Il ne suit aucun itinéraire ou processus structurel. Il se déplace dans n'importe quelle direction. Il est direct, spontané, flexible, non planifié et rapide.

3. Selon la direction:

(i) Communication verticale:

Les flux de communication ascendants et descendants constituent la «communication verticale». Dans ce type de communication, un message ou une information est transmis de l'autorité supérieure aux subordonnés, et inversement.

a) Communication descendante:

La communication descendante signifie le flux d'informations ou la compréhension des personnes occupant des postes supérieurs à ceux des niveaux inférieurs. Il passe généralement par des commandes écrites, des rapports et des manuels et constitue la caractéristique la plus courante de toutes les organisations commerciales. Au sein de l'organisation, les personnes aux niveaux les plus bas éprouvent un degré élevé de peur et de respect pour une telle communication qui conduit à un degré élevé d'acceptation.

b) Communication ascendante:

La communication est dite ascendante quand elle passe des subordonnés aux supérieurs hiérarchiques. La soumission de rapports et de suggestions, d'opinions et d'attitudes, de plaintes et de griefs appartient à cette catégorie. La «communication ascendante» est moins courante car elle est moins favorisée par les cadres supérieurs en raison de sa nature dérangeante et déroutante.

ii) communication horizontale:

La «communication horizontale ou latérale» a lieu entre deux subordonnés ou responsables de même niveau et placés sous le même supérieur. Cela est particulièrement important dans les grandes organisations ou décentralisées. Les membres du personnel aident à transmettre des informations entre les postes et les unités du même niveau.

(iii) Communication diagonale:

La communication entre les cadres ou les employés de différents départements s'appelle «communication diagonale». Aucune direction précise n'est suivie - la communication est ascendante, descendante et horizontale. Des moyens de communication oraux et écrits sont utilisés. C'est principalement informel. Une bonne relation entre les subordonnés et les supérieurs se construit. C'est très utile pour résoudre les problèmes et éviter les conflits, mais les risques de propagation de rumeurs sont élevés.

4. Selon les moyens:

(i) Communication verbale:

La «communication verbale ou orale» implique la transmission d'ordres, de messages ou de suggestions au moyen de mots parlés. Il peut être face à face ou via un instrument de conversation tel que le téléphone.

La communication verbale peut passer directement d'une personne à une autre ou à un groupe, ou indirectement par le biais de réunions et de conférences. Quel que soit l'outil utilisé, il fait gagner beaucoup de temps et permet un contact personnel. Cela favorise un esprit amical et coopératif, garantit une compréhension rapide et une explication appropriée, encourage les questions et les réponses et stimule l'intérêt.

L'orateur est également en mesure de connaître la réaction de l'auditeur. Encore une fois, il convient parfaitement aux discussions confidentielles et émergentes. Mais il ne convient pas si la distance entre l'orateur et l'auditeur est trop longue. Il est également inopportun que le sujet à traiter soit long et qu’il faut toucher plusieurs personnes simultanément. Il manque également de preuves enregistrées et de références futures et ne donne pas à l'auditeur beaucoup de temps pour réfléchir, agir et réagir.

ii) Communication écrite:

Une «communication écrite» désigne l'envoi d'un message, d'une commande ou d'instructions par écrit sous forme de lettre, circulaire, manuel, rapport, télégramme, note de service, bulletin, etc. Il s'agit d'un moyen de communication officiel, adapté aux communications à longue distance et ordres permanents répétitifs. Il crée des archives de preuve et de référence future, et peut être envoyé à plusieurs personnes à la fois.

Cela donne au destinataire suffisamment de temps pour réfléchir, agir et réagir. Pour être efficace, une communication écrite doit être claire, concise et complète. De plus, cela prend du temps et coûte cher, il ne peut pas garder le secret, offre des difficultés pour expliquer toutes les questions, n’a aucune chance de le clarifier, est moins flexible et n’est pas efficace en cas d’urgence.

(iii) communication gestuelle:

La communication peut être établie par le mouvement du corps, l'expression faciale, le sourire, la modulation de la voix, le signe, la poignée de main, le frottement des mains, le contact visuel, le style de marche, etc. La communication étant établie au moyen de gestes corporels, on l'appelle Communication gestuelle.

Il convient de garder à l’esprit que, bien que les méthodes de communication soient différentes, aucune méthode ne peut être utilisée exclusivement. Ainsi, différentes méthodes peuvent être combinées pour répondre aux besoins de la communication.