Rôle des relations publiques et de la publicité en tant qu'outils de communication pour une organisation

Rôle des relations publiques et de la publicité comme outils de communication pour une organisation!

Les relations publiques (RP), un outil de communication très polyvalent, sont aujourd'hui utilisées par à peu près tous les types d'organisations, qu'il s'agisse d'un organisme de bienfaisance, d'un parti politique ou d'une entreprise commerciale.

Il s’occupe de la gestion stratégique de l’information afin d’assurer que la firme atteigne des objectifs de communication spécifiques. La publicité positive n’est pas toujours le résultat d’un programme de relations publiques officiellement administré, car il est souvent impossible d’obtenir un résultat positif net.

Les relations publiques sont souvent utilisées pour atténuer ou réduire les effets d'une publicité défavorable et constituent un élément de communication marketing important et très flexible. Il peut être utilisé à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, bien que beaucoup considèrent qu'il s'agit d'un outil de marketing externe, le cabinet essayant de communiquer avec un éventail de publics externes afin de créer une impression positive dans l'esprit des gens.

Mais nous devons également reconnaître sa valeur inestimable en tant qu’outil de communication marketing interne. Marketing interne efficace, c.-à-d. créer le bon esprit au sein des entreprises et persuader tous les employés d’aller dans le même sens en termes d’efforts marketing est un préalable indispensable au succès du marketing externe.

Ceci est particulièrement important pour les politiques marketing basées sur les concepts du marketing relationnel à long terme. Les relations publiques jouent un rôle clé dans la mise en place d'une culture de marketing interne efficace au sein de l'entreprise. En ce sens, au cours des dernières années, on a pris conscience de son importance en tant qu’outil stratégique de communication interne et outil externe.

Les relations publiques jouent un rôle particulièrement crucial dans la gestion de la publicité adverse résultant d'événements indésirables ou de scénarios de gestion de crise. En cas de crise, en particulier de personnes blessées ou décédées, il s’agit souvent de limiter les dommages, de donner un compte rendu juste et équilibré des événements au grand public et de minimiser les effets néfastes de la crise pour l’organisation. impliqué ou responsable.

Publics:

Pour comprendre ce qu'est les relations publiques, voyons d'abord ce que signifie public. Public: tout groupe ayant un intérêt réel ou potentiel dans la capacité d'une entreprise à atteindre ses objectifs. Ainsi, les relations publiques impliquent une variété de programmes conçus pour promouvoir ou protéger l'image d'une société ou ses produits individuels.

La notion de public est au cœur de l’art des relations publiques gérées. L'expert en relations publiques doit gérer la publicité des événements qui concernent tous les publics avec lesquels l'organisation est en contact. En effet, pour exister, réussir et survivre, une organisation dépend de nombreux individus et groupes de personnes.

Même dans la distribution de produits, par exemple, un fabricant doit communiquer avec les vendeurs, les livreurs, le personnel de service, les grossistes, les agences de vente par correspondance, les agents, les importateurs, les exportateurs, les agents étrangers et de nombreux types de détaillants, y compris les chaînes de magasins, les coopératives, grands magasins, supermarchés et petits magasins indépendants.

Beaucoup d'autres personnes ou groupes peuvent avoir une incidence sur le succès ou l'échec d'une entreprise. Ceux-ci incluent des imprimeurs, des fabricants d’emballages, des entreprises de transport, des propriétaires de médias et des agents publicitaires. A ceux-ci, nous pouvons ajouter d'autres, tels que des journalistes pouvant écrire sur les produits ou la société, des producteurs de télévision d'émissions de consommation et d'émissions techniques.

Les analystes commerciaux, les organismes professionnels, les associations commerciales, les ministères et d’autres organisations sont également des publics importants. Les relations publiques englobent toutes les tentatives faites par une entreprise pour anticiper, suivre, examiner et éventuellement influencer ou contrôler le type de publicité communiquée, directement ou indirectement, à différents publics.

L'entreprise espère ainsi pouvoir créer et maintenir une image de marque positive. En fait, la gestion stratégique de la publicité par le biais des relations publiques est souvent appelée communication institutionnelle. Les relations publiques ont pour but de communiquer avec un éventail de publics et pas simplement avec les clients immédiats.

Les 8 publics de base pour les relations publiques sont:

je. La communauté en général

ii. Employés

iii. Clients passés, présents et futurs

iv. Fournisseurs de matières premières et de services, autres que financiers

v. Le marché monétaire

vi. Distributeurs

vii. Employés potentiels

viii. Leaders d'opinion

Définir les relations publiques:

La tâche de définir la nature précise des relations publiques est difficile. Un bon nombre de définitions sont disponibles dans les manuels et ailleurs, chacune se concentrant sur une facette légèrement différente et cherchant à produire une définition simple, précise et exacte. La difficulté de dériver une définition unique acceptable découle de la complexité et de la diversité de la profession. L'Institute of PR (IPR) du Royaume-Uni déclare:

"La pratique des relations publiques est l'effort délibéré, planifié et soutenu pour établir et maintenir la bonne volonté et la compréhension mutuelle entre une organisation et ses publics."

Les relations publiques consistent à établir de bonnes relations avec les différents publics de l'entreprise en obtenant une publicité favorable, en élaborant des programmes visant à promouvoir et / ou protéger l'image de l'entreprise ou de ses produits, y compris de la documentation sur les produits, des expositions et des articles sur les produits d'organisations dans le cadre professionnel ou interne. des bulletins d’information et le traitement ou la prévention de rumeurs, d’histoires et d’événements défavorables.

Les caractéristiques sont:

je. Haute crédibilité.

Les nouvelles et les articles sont plus authentiques et crédibles aux yeux des lecteurs que les publicités.

ii. Dramatisation:

Les relations publiques ont le potentiel de dramatiser une entreprise ou un produit.

iii. Capacité d'attraper des acheteurs spécifiques:

Les relations publiques peuvent toucher les prospects souhaitant éviter les vendeurs ou ne pas remarquer les annonces avec soin.

Une stratégie de relations publiques doit donc être basée sur des décisions dans 3 domaines:

je. L'étendue et la fréquence des communications avec ce public

ii. Le degré d'importance attaché aux communications en termes de leur capacité à nuire ou à aider l'organisation

iii. L'efficacité de ces communications dans la réalisation des objectifs

Les trois principaux types de public visés par la définition sont:

je. Public interne:

Ils incluent tous ceux qui appartiennent à l'entreprise, par exemple les employés.

ii. Public externe:

Ceux-ci incluent ceux qui achètent déjà les produits d'une organisation (par exemple, les clients actuels), ceux qui pourraient acheter à l'avenir (par exemple, les prospects) et ceux qui pourraient changer le cadre juridique dans lequel l'organisation opère actuellement (par exemple, les législateurs).

iii. Publics intermédiaires:

Ce sont ces personnes qui sont responsables de la présentation et de l'interprétation des informations à des publics externes. Ils incluent ceux qui travaillent dans les médias (par exemple, les journalistes) et dans d'autres rôles de traitement de l'information dans la société (par exemple, les enseignants). De telles personnes seront amères face à une tentative de manipulation. Par conséquent, les relations avec les publics intermédiaires doivent être développées sur le long terme et avec intégrité, si elles veulent réussir.

L’aspect principal de la définition ci-dessus est que la pratique des relations publiques doit être délibérée, planifiée et durable. Cela ne doit pas être hasardeux et une compréhension mutuelle est nécessaire pour s'assurer que la communication entre l'organisation et son public est claire, c'est-à-dire que le destinataire perçoit la même signification que l'intention de l'expéditeur. Comme nous le disons, il existe des définitions plus élaborées, mais celle-ci sert notre objectif.

Les 10 différences entre la publicité et les relations publiques sont:

TABLEAU 23.2: Différences entre la publicité et les relations publiques

Les relations publiques doivent normalement atteindre deux objectifs clés pour une organisation:

je. Générer de hauts niveaux de notoriété sur une organisation et ses produits parmi ses clients actuels et futurs

ii. Construire une réputation favorable et de hauts niveaux de bonne volonté pour une organisation et ses produits et activités parmi ses différents publics

Pour atteindre les objectifs susmentionnés, le PR remplit 5 fonctions.

je. Relations presse:

Il s'agit de présenter les nouvelles et les informations sur l'organisation sous le jour le plus positif.

ii. Publicité du produit:

Il parraine des efforts pour faire connaître des produits spécifiques

iii. Communication d'entreprise:

Cela favorise la compréhension de l'organisation par le biais de communications externes et internes

iv. Pression:

Il s’agit des législateurs et des représentants du gouvernement pour promouvoir ou contourner les lois et règlements. Les bonnes entreprises de relations publiques spécialisées dans la gestion de crise entretiennent des liens très étroits avec les pouvoirs en place. Dans le cas de Microsoft, le lobbying a été crucial pour retarder les procédures antitrust

v. Counselling:

Conseillant la direction sur les questions d'intérêt public, les positions et l'image de l'entreprise, notre attitude inclut le conseil en cas d'incident de produit.

Ainsi, la relation publique est l’une des techniques de promotion les plus efficaces. Elle est respectée en raison de l’approbation de la tierce partie et du fait qu’elle n’est pas payée. C'est l'un des aspects les plus essentiels, ce qui conduit à un marketing efficace.

Communications et relations publiques:

Parce que divers publics ne considèrent pas les relations publiques comme un type de communication payante, la crédibilité de leur source tend à être plus crédible que celle d'une publicité payée ordinaire. En effet, les articles dans la presse ou les journaux d’affaires, les émissions de télévision ou de radio, etc. sont considérés comme émanant d’une tierce partie indépendante plutôt que d’un consultant en communication acheté. Les relations publiques ne sont pas rémunérées au sens propre du terme, contrairement à la publicité, bien que l'entreprise de marketing doive payer des frais si elle emploie une entreprise de relations publiques ou un salaire si elle dispose d'un expert en relations publiques interne.

On dit souvent que la marque d'un bon PR est que le destinataire du message ne se rend pas compte qu'il a été utilisé; il est destiné à être invisible. S'il est clair pour tous que le message a été élaboré, il perd une grande partie de son impact souhaité. La communication est au cœur des relations publiques et son rôle est de créer une relation dyadique ou une communication à double sens, afin de contribuer à la résolution des conflits d’intérêts en recherchant un terrain d’entente ou des domaines d’intérêt commun.

Si nous acceptons qu'il s'agisse du rôle principal de la représentation proportionnelle, nous devons également accepter une inférence supplémentaire. Il existe, implicitement ou explicitement, qu’une organisation le veuille ou non. Simplement en effectuant ses tâches quotidiennes, une organisation communique certains messages à ceux qui, pour une raison quelconque, interagissent avec l'entreprise, qui se feront ensuite une idée de celle-ci et de ses activités. Le besoin de relations publiques est de gérer le comportement de l’organisation et les communications qui en résultent afin de créer une image de marque favorable.

Réaliser une orientation marketing par le biais des relations publiques:

Dans la littérature marketing, il est très important qu’une organisation se concentre sur le marketing, se concentre sur le client et adopte le concept de marketing. Pour qu'une entreprise soit véritablement orientée marketing, tout le personnel qui y travaille doit en être ainsi. Il existe un dicton adapté de la philosophie bouddhiste qui le dit. 'Pour qu'une forêt soit verte, chaque arbre doit être vert.'

Ce principe s’applique également à l’orientation marketing de la firme, car il émane de l’esprit des personnes qui la composent. Mais comment la direction réalise-t-elle ce changement d’attitude et suscite-t-elle le bon esprit centré sur le client au sein de leur organisation? Les relations publiques internes ne peuvent à elles seules y parvenir, mais elles peuvent certainement apporter une contribution significative.

Identité visuelle:

La notion d'identité d'entreprise, de personnalité ou d'image est étroitement liée aux relations publiques, car les activités doivent être menées dans le cadre de référence d'une image de marque spécifique et convenue. Cette image ou cette personnalité doit être développée pour refléter le style de la direction car elle contrôle les plans et les opérations de l'entreprise.

Une personnalité de l'entreprise est un atout si elle est gérée correctement et de manière cohérente, mais il ne peut être pris pour acquis que tous les dirigeants prendront en compte le rôle de la personnalité de l'entreprise lorsqu'ils prendront des décisions. Par conséquent, l'expert en relations publiques doit être positionné de sorte qu'il soit conscient de tous les problèmes, politiques, attitudes et opinions existant au sein de l'organisation qui ont une incidence sur la façon dont le public le perçoit.

Médias utilisés dans les relations publiques:

Les différents supports de communication utilisés pour les activités de relations publiques incluent:

je. Communiqués de presse:

Il s'agit des déclarations d'actualités, d'opinions et d'informations générales sur des problèmes (par exemple, le lancement d'un nouveau produit) qu'une organisation souhaite voir dans les médias.

ii. Bulletins et revues:

Il s’agit de publications produites pour le compte d’organisations contenant du matériel favorable et / ou complémentaire aux activités de l’organisation;

iii. Cadeaux d'entreprise:

Ces éléments, qui comprennent des calendriers, des agendas, des blocs-notes, etc., peuvent être utilisés pour promouvoir l'identité visuelle de l'organisation en renforçant la reconnaissance du logo, du nom de l'organisation ou du slogan de la campagne.

iv. Des expositions:

Alors que certaines organisations trouvent. Il est intéressant de maintenir des expositions permanentes qui promeuvent une image positive de l’organisation (même si l’entrée est payante), la grande majorité des expositions étant temporaires et / ou mobiles (par exemple, soutenir le lancement de produits lors d’un salon).

v. Présentations vidéo et audiovisuelles:

Ceux-ci sont particulièrement utilisés pour traiter avec les concessionnaires, les distributeurs et les leaders d'opinion

vi. Publications éducatives:

Les informations présentées de manière impartiale peuvent s'avérer d'excellentes relations publiques pour une organisation (par exemple, les instituts de gestion peuvent utiliser des enquêtes auprès d'établissements scolaires).

vii. Parrainage:

Les relations publiques aident à parrainer des émissions et des événements télévisés, dans le but de générer de la bonne volonté en soutenant une "bonne cause" (par exemple, les récompenses tarifaires Manikchand Film ou la coupe de cricket Pepsi).

La croyance erronée selon laquelle les relations publiques constituent une "publicité gratuite" pour une organisation peut être ignorée en chiffrant certains des médias, énumérés ci-dessus. Il n’est plus forcément vrai que lorsqu’un article créé par une organisation apparaît dans la presse ou un média de radiodiffusion, il le fera gratuitement; Certaines publications s'attendent maintenant à ce qu'une organisation prenne un espace publicitaire en échange d'un communiqué de presse.

La communication imprimée comprend l’utilisation du publipostage en tant que mécanisme de livraison, qui est un moyen très polyvalent et flexible, adapté à une gamme d’utilisations, notamment le marketing direct, la publicité générale et les relations publiques. Le publipostage peut être utilisé pour envoyer des copies de communiqués de presse à des publics ciblés et pour diffuser des magazines internes ou des lettres d’information d’entreprise aux employés, clients, distributeurs, agents et autres parties intéressées. Ce support est également utilisé pour envoyer des détails et des invitations à des événements, expositions, conférences, démonstrations, projections de films sponsorisés, etc. Les invitations sont une forme de relations publiques, au même titre que les événements auxquels elles se rapportent.

La littérature peut être utilement distribuée aux visiteurs, clients, revendeurs et membres de la communauté locale, tandis que des documents et des dossiers de presse sont utilisés lors de conférences. Les activités de relations publiques de ce type peuvent inspirer la confiance dans une entreprise. La littérature imprimée livrée sous forme de publipostage est souvent utilisée pour adresser des messages imprimés au public souhaité et peut consister en des dépliants, des chemises, des livrets, des livres et autres supports, notamment des tableaux muraux, des journaux intimes, des cartes postales et des images. La littérature des relations publiques est souvent de nature éducative, elle a tendance à prendre la forme d'informations qui racontent une histoire, plutôt que d'essayer de persuader ou de vendre quelque chose.

Le communiqué de presse est souvent considéré comme la forme de relations publiques la plus efficace du secteur. Le timing et la distribution sont deux aspects essentiels: choisir le moment opportun pour publier les nouvelles et veiller à ce qu'elles atteignent le public approprié. Le rôle des relations de presse est de maximiser la publication ou la diffusion d'informations sur les relations publiques dans les journaux, les magazines, la radio et la télévision, de manière à atteindre des objectifs de relations publiques spécifiques avec un public cible clairement défini. La méthode courante pour y parvenir consiste à envoyer un communiqué de presse aux journalistes appropriés.

Les communications visuelles incluent la photographie, ce qui peut avoir un impact et un attrait qui n’est pas disponible dans les médias imprimés tels que les magazines ou les journaux. Lorsqu'un public voit réellement des preuves photographiques d'un événement, cela donne une crédibilité supplémentaire au rapport de la RP car il fournit une preuve supplémentaire à l'esprit du récepteur que ce qui a été rapporté est authentique. Les photographies sont souvent utilisées avec un communiqué de presse, l’une des formes de relations publiques sauvegardant et augmentant l’autre. La télévision est un média à fort impact visuel. Non seulement les messages de relations publiques peuvent-ils être expliqués verbalement dans les programmes de télévision, mais les produits peuvent également être présentés dans le programme. Parfois, la couverture de la participation d'une entreprise à un événement sponsorisé ou à un autre événement de relations publiques organisé est retransmise sur des programmes télévisés.

L'augmentation du nombre d'événements sponsorisés par des entreprises commerciales, tant dans le sport que dans les arts, a considérablement augmenté au cours des dernières années. Il s'agit désormais d'un type de programmation courant pour la retransmission d'événements tels que le match de cricket ou l'exposition d'art (récemment, un homme d'affaires basé à Mumbai, Guru). Sribastav a payé 101 crores pour 100 tableaux de MF Hossain (l’argent sera utilisé pour des œuvres de bienfaisance).

Les personnalités de la société sont de plus en plus invitées à participer à des programmes télévisés et à donner des interviews à la radio, en particulier à la radio locale. L’intérêt porté à tous les domaines liés aux affaires, à l’économie et à la gestion en général a également fortement augmenté. Cela donne aux organisations une occasion de capitaliser sur les opportunités de relations publiques offertes par ce support populaire, hautement visuel et de plus en plus efficace.

Les formes de communication personnelles sont peut-être la méthode la plus efficace et la plus persuasive de transmettre un message. Le message est renforcé par la force et la crédibilité de la personnalité et de la réputation du communicateur, qui peut adapter le contenu et le style de diffusion aux réactions de son auditoire.

Un orateur professionnel peut faire beaucoup pour améliorer l'image d'une entreprise, en particulier lors de conférences de presse, d'émissions de télévision et de radio. Le rôle du responsable des relations publiques n’est pas essentiellement d’intervenir lui-même dans le programme, mais bien de gérer les événements de manière à ce qu’un représentant approprié de la société puisse communiquer avec le bon public et transmettre le message correct.

Relations publiques marketing (MPR):

MPR est la nouvelle tendance dans le monde des relations publiques. MPR va au-delà de la simple publicité et joue un rôle important dans les tâches suivantes:

je. Aide au lancement de nouveaux produits

ii. Assistance au repositionnement d'un produit mature

iii. Susciter l'intérêt pour une catégorie de produits

iv. Influencer des groupes cibles spécifiques

v. Défense des produits ayant rencontré des relations publiques

vi. Construire l'image de l'entreprise d'une manière qui reflète favorablement ses produits

MPR peut contribuer aux objectifs suivants:

je. Sensibiliser

ii. Construire la crédibilité

iii. Stimuler la force de vente et les revendeurs

iv. Contenir les coûts promotionnels

Les principaux outils de MPR sont:

je. Publications:

Les entreprises ont largement recours aux documents publiés pour toucher et influencer leurs marchés cibles. Ceux-ci comprennent des rapports annuels, des brochures, des articles, des lettres d’information d’entreprise, des magazines et des documents audiovisuels.

ii. Événements:

Les entreprises peuvent attirer l’attention sur de nouveaux produits ou d’autres activités en organisant des événements spéciaux tels que conférences de presse, séminaires, expositions, concours, anniversaires, parrainage d’événements sportifs et culturels.

iii. Nouvelles:

Créer des nouvelles favorables sur la société, ses produits et ses collaborateurs. La génération de nouvelles nécessite des compétences dans le développement d'un concept d'histoire, la recherche et la rédaction d'un communiqué de presse.

iv. Discours:

Les discours du président ou du directeur général d'une société réputée lors de ses assemblées générales constituent l'un des outils les plus largement utilisés. L'exemple le plus frappant est ITC et HLL.

v. Activités de service public:

Les entreprises peuvent créer de la bonne volonté en consacrant de l'argent et du temps à de bonnes causes

vi. Marketing lié à la cause:

Il aborde les problèmes sociaux du jour en fournissant des ressources et des fonds, tout en mettant l'accent sur les objectifs marketing de l'entreprise.

vii. Identité:

Les entreprises ont besoin d'une identité visuelle que le public reconnaît immédiatement. L'identité visuelle est identifiée par les logos, les articles de papeterie, les brochures, les enseignes, les formulaires commerciaux, les cartes de visite, les bâtiments, les uniformes et les codes vestimentaires.

Les relations publiques et le marketing à réponse directe peuvent travailler ensemble pour atteindre des objectifs marketing spécifiques, à savoir:

je. Suscitez l'enthousiasme du marché avant les pauses publicitaires dans les médias

ii. Construire une base de consommateurs de base

iii. Construire une relation individuelle avec les consommateurs

iv. Transformez les clients satisfaits en défenseurs

v. Influencer les influents

Évaluation des résultats:

Les 3 mesures les plus couramment utilisées de l'efficacité des MPR sont:

je. Nombre d'expositions réalisées par les médias:

Publicist fournit au client un recueil de coupures contenant tous les médias qui portaient des informations sur le produit ainsi qu'un résumé. Cette mesure n'est pas très efficace, car elle ne contient aucune indication du nombre de personnes qui ont lu, entendu ou rappelé le message et de quelle manière. ils ont pensé à cela. Il ne contient pas non plus d'informations sur l'audience nette atteinte du fait que les publications se chevauchent. Mais l'objectif du publiciste est d'atteindre et non de fréquence, d'où la nécessité de mesurer le nombre d'expositions non dupliquées.

ii. Prise de conscience, compréhension ou changement d'attitude:

La publication a-t-elle créé une notoriété ou un impact sur le public cible? Il faut vérifier si le public a changé d'attitude ou non. Une fois la prise de conscience créée, les attitudes ne changeront que lorsque le public sera en mesure de comprendre le communiqué de presse. Si tout se passe comme prévu, il s'agit d'une meilleure mesure que la précédente.

iii. Contribution aux ventes et aux bénéfices:

Enfin, la dernière mesure de l'efficacité du MPR tente de voir la contribution directe à l'entreprise en termes de ventes et donc de bénéfices. C’est le meilleur parmi les trois, car quel que soit l’exercice de promotion du marketing, l’objectif ultime est la satisfaction du client et donc les bénéfices à long terme par l’augmentation des ventes. Donc, cette mesure frappe le centre de la cible pour mesurer l'efficacité.