Rôle du président et des participants dans la conduite d'une réunion de travail
Rôle du président et des participants dans la conduite d'une réunion d'affaires!
Lors de la tenue d'une réunion, si une réunion est jugée nécessaire, son objectif doit être clairement défini. Est-ce une exigence légale, une routine ou une nécessité du moment?
Seules les parties essentielles doivent être appelées et toutes les personnes requises doivent être appelées. Parfois, des personnes extérieures à l'organisation sont convoquées à une réunion - l'auditeur, l'avocat, etc. L'appel à la participation doit être clair, rapide et sous l'autorité appropriée. Le temps doit être fixé en fonction de l'occasion et de la convenance des membres. De plus, la durée devrait être suffisante mais pas trop longue. Il faut choisir un endroit approprié pour le tenir. L'endroit devra peut-être être préparé pour la rencontre. Pour atteindre l'objectif de la réunion, l'organisateur doit visualiser les points spécifiques sur lesquels une discussion doit avoir lieu. Encore une fois, il / elle doit définir le mode de discussion - informatif, consultatif ou persuasif.
Rôle du président lors d'une réunion:
1. Prendre en charge l'ensemble de la procédure:
Une fois que l'organisateur (généralement en consultation avec le président) a établi l'ordre du jour de la réunion, le président doit veiller à ce que l'ordre du jour et l'objectif soient atteints lors de la réunion.
2. Assurez-vous qu'il est compétent:
Il ne devrait accepter de présider la compétition que s'il se sent compétent pour la diriger. Le poste de président est souvent remplacé.
3. «Ne le faites pas vous-même»:
Le président est là principalement pour encourager une discussion, pas pour fournir tout. Son talent réside dans le fait de faire sentir aux membres qu'ils ont collectivement décidé des problèmes.
4. Utilisation des verbes directives:
Le président peut utiliser des verbes stimulants pour que les membres donnent les informations nécessaires lors de la réunion: justifier, prouver, abréger, reformuler, classer, définir, expliquer, élaborer, illustrer, illustrer, réviser, décrire, résumer, reformuler, simplifier.
5. Utilisez des noms:
Il peut obtenir plus de la part des membres en utilisant leurs noms pour s'adresser à eux pour générer une intimité (selon la culture et la coutume dominante).
6. “Soyez un flic de la circulation”:
Le président doit diriger le trafic des idées. Il ne devrait pas être défensif (un gardien de but) ou un prédicateur (conférencier).
7. Indiquer le but:
Au début de la réunion, il devrait indiquer le but, puis à l'introduction de chaque nouveau point de l'ordre du jour, afin que les membres sachent clairement ce qu'ils sont censés faire: examiner, suggérer ou accepter.
8. «Ne dévoilez pas vos préférences»:
Le président devrait réserver son opinion pour la fin.
9. Limitez le discours au problème:
Les membres peuvent être bavards, ils peuvent être coincés. Le président doit arrêter l'un et encourager l'autre.
10. Suivez la procédure:
Une organisation - ou la loi - peut imposer le respect d’une procédure donnée. Le président doit le savoir et le mettre en œuvre.
11. maintenir le temps:
La réunion doit commencer à l'heure, couvrir l'ordre du jour avec un temps proportionné à toutes les questions et se terminer à l'heure. En pratique, les premiers éléments prennent trop de temps et les derniers sont précipités.
12. Ne parlez pas plus de 20% du temps:
Il doit relier les différents éléments et diriger les membres. Pour cela, il est l'interlocuteur principal. Mais l'expérience montre qu'au nom de l'équité, 20% est la limite pour parler.
13. Répondre à l'ambiance:
C'est vraiment le noeud de la tâche. Le président peut définir l'ambiance et si un événement ou une intervention d'un membre a créé une mauvaise humeur, il doit le transformer. Il peut utiliser l'humour, même une diversion, et étendre toute sa personnalité pour garder le moral. Les décisions sont prises lorsque les membres sont prêts à les recevoir.
14. Intervenir dans des différends:
Si les membres se disputent entre eux, le président doit intervenir et les amener sur la piste.
15. Prendre des dispositions pour un enregistrement correct:
Les débats d'une rencontre doivent être enregistrés de manière factuelle. Le président doit s’assurer de cela pendant la rencontre. Le travail devrait être avec une personne compétente et il pourrait être nécessaire de le superviser. Il devrait s'asseoir près du président.
16. Assister aux personnes présentes:
Il doit se concentrer sur ceux qui sont présents et non sur ceux qui sont absents. Cela s’applique en particulier pour le début d’une rencontre peu fréquentée. Bien entendu, la réunion peut nécessiter un quorum (minimum requis).
17. Traiter les problèmes ponctuels:
Il doit avoir l'expertise et la présence d'esprit nécessaires pour traiter les problèmes qui se posent pendant la rencontre, en particulier lorsque celle-ci est ouverte à de nouvelles problématiques avec son autorisation.
18. Dites «non» avec tact:
À l'aide d'analogies, de citations, de précédents, de bon sens et de bonne volonté, le président doit s'attaquer aux problèmes indésirables. (Un membre du Sénat a un jour proposé: "La guerre est finie, nous devrions réduire l'armée à moitié." Le président a répondu: "Et nous devrions en même temps décider que l'ennemi devrait également réduire son armée à moitié.")
19. Après la rencontre:
Le président devrait veiller à ce que des mesures de suivi soient prises en temps utile pour respecter les obligations découlant des décisions prises. Il devrait obtenir les procès-verbaux écrits et vérifiés.
Rôle des participants à une réunion:
1. Faites vos devoirs:
Une fois que l'objectif d'une réunion est connu, le participant doit visualiser son rôle et rassembler des informations et des contributions à utiliser lors de la réunion pour la rendre productive. Il / elle peut consulter d'autres membres pour attribuer les rôles.
2. Soyez ponctuel:
En Inde, nous devons insister spécialement sur la nécessité d’être à l’heure. Nos trains, nos autobus et nos avions fonctionneront à l'heure, lorsque nous apprendrons à être ponctuels lors des rencontres de routine.
3. Participer activement:
Un membre doit écouter attentivement (afin de pouvoir résumer ce qui est dit). Il devrait planifier quoi parler et le dire de manière concise et précise.
4. Formule PREP:
Il devrait être rationnel et énergique. PREP signifie:
Énoncez votre position
Reason it out
Donne des exemples
Reformulez votre position
5. Présentez votre talent:
Une rencontre est une occasion de mettre en valeur son talent et d’avoir le mérite de donner des idées utiles.
6. Prendre l'initiative:
Il peut arriver qu'un membre présente une motion ou appuie une motion quand cela semble juste. Cela nécessite de la rapidité. Francis Bacon dit: «La conférence fait un homme prêt."
7. Suivez les règles:
Il devrait parler quand on le lui permet. Il devrait éviter les discussions croisées.
8. Prendre la responsabilité:
Lors de l’attribution des tâches, un membre doit se présenter pour assumer les responsabilités qui s’imposent. Si une tâche lui est assignée, une acceptation volontaire est aussi un signe de dynamisme.
9. En désaccord agréable:
Toutes les différences doivent être exprimées avec courtoisie et un sentiment amical.
10. Aide à diriger la compétition:
Si la réunion sort de la piste, il peut rappeler au président de la garder sur sa trajectoire.
11. Restez lié à la discussion précédente:
Toute contribution à la réunion doit être faite dans le cadre de la discussion précédente. Une idée déjà proposée ne doit pas être répétée, mais on peut la modifier ou l’améliorer.
12. être impliqué:
Le membre devrait, dans son intérêt supérieur, être impliqué dans le collectivisme. Un bon participant devient un bon chef - tout comme un bon soldat fait un bon général.
