Enregistrement de la transaction dans le livre de caisse et le journal (avec spécimen)

Lisez cet article pour en savoir plus sur l'enregistrement des transactions dans le livre de caisse et le journal.

Livre de caisse:

Le livre de caisse enregistre toutes les recettes et tous les paiements en espèces. Habituellement, les dépôts sur des comptes bancaires gérés par une entreprise, les retraits de ces comptes et les paiements par chèque sont également enregistrés dans le livre de caisse. Parfois, un livre séparé pour enregistrer les reçus et les paiements par chèques / DD, etc., est appelé Livre de banque. Un livre de caisse utilisé pour enregistrer à la fois des transactions en espèces et des transactions bancaires est appelé un livre de caisse à deux colonnes.

Le format de ce livre de caisse est indiqué ci-dessous:

Rabais au comptant:

Parfois, pour encourager les paiements anticipés dus par les clients, une entreprise peut offrir un certain pourcentage du montant sous forme de réduction. Par exemple, si un client doit à la société Rs. 1 000, la société peut autoriser une remise de 2% si le paiement est effectué avant une certaine date. Dans un tel cas, le client paierait un argent réel de Rs. 980 seulement (Rs. 1.000-2% de Rs. 1.000) et Rs. 20 seraient traités comme des frais d’escompte par la société.

De la même manière, une créance peut accorder à une entreprise des remises pour le paiement anticipé des sommes qu’elle doit payer. Une remise au comptant peut être distinguée d'une remise au commerce indiquée sur le prix facturé, en particulier lors de la passation de commandes pour des quantités importantes. La remise commerciale se traduit donc par une réduction du prix de vente lui-même.

Un livre de caisse peut également être utilisé pour enregistrer les escomptes autorisés aux clients pour des paiements rapides et les escomptes reçus sur les paiements versés aux fournisseurs dans un délai spécifié.

Les remises étant autorisées aux clients au moment de la réception de l'argent et reçues des fournisseurs au moment du paiement des cotisations, il convient de conserver la colonne des remises autorisées du côté des recettes du livre de caisse et la colonne des remises reçues. du côté des paiements. Un livre de caisse dans lequel les transactions en espèces et bancaires et les détails des escomptes de caisse sont enregistrés est appelé livre de caisse à trois colonnes.

Un format illustratif de ce type de livre de caisse est donné ci-dessous:

Le livre de caisse comporte normalement également des colonnes pour le numéro de note de caisse, le livre de portefeuille, le numéro de pièce justificative, etc.

La particularité du livre de caisse est qu’il remplit les fonctions de journal et de grand livre en ce qui concerne les opérations de caisse et les transactions bancaires. En d'autres termes, le livre de caisse est le livre de première entrée pour toutes ces transactions et les comptes du grand livre pour les fonds en caisse et les espèces en banque ne seront pas conservés dans le grand livre.

Livre de petite caisse:

Lorsque la petite caisse est utilisée comme une caisse d’avance, l’enregistrement des petites dépenses payées sera effectué dans le livre de petite caisse. Cela éviterait également d’enregistrer trop de petites transactions dans le livre de caisse principal. Le petit livre de caisse contiendrait un certain nombre de colonnes analytiques permettant de regrouper les diverses dépenses dans quelques classifications, ce qui faciliterait les écritures ultérieures dans le grand livre;

Un spécimen de petite caisse est donné ci-dessous:

Le système d'imprestation:

Lorsqu'un livre de petite caisse analytique est tenu pour enregistrer les petites dépenses, il sera pratiquement plus pratique de considérer la petite caisse comme un compte séparé et de prendre les chèques émis pour la régie de petite caisse sous forme de débit du compte petite caisse et de toutes les petites dépenses payées. sous forme de crédits dans un compte de petite caisse.

Les entrées de journal des mois d'avril et mai 2012 dans les livres de Ramesh Co. seront les suivantes:

Si un crédit pour toutes les dépenses est également indiqué dans le compte de caisse (ou la banque A / c), alors la caisse est sous-évaluée (en raison de deux crédits, l'un pour la libération de la régie et l'autre pour les dépenses réelles). ), et pour contrebalancer la sous-estimation, le solde du compte petite caisse doit être ajouté à celui du compte espèces.

Journal:

Les livres de comptes tenus par une organisation autre que le livre de caisse peuvent être classés dans les journaux et les grands livres. Le journal sert de livre de première entrée pour toutes les transactions qui ne peuvent pas être enregistrées dans le livre de caisse. En d'autres termes, toutes les transactions non monétaires doivent être enregistrées dans le journal. Pour des raisons pratiques, le journal est maintenu en utilisant un certain nombre de livres appelés livres auxiliaires.

Par exemple, les ouvrages auxiliaires suivants peuvent constituer le journal d’une entreprise:

(i) Livre d'achat

(ii) Livret de retours d'achat

(iii) Livret de vente

(iv) Livret de retours

(v) Livre des factures à recevoir

(vi) Livre de factures à payer

(vii) Journal approprié.

Des exemples de formats de ces livres et de brèves explications concernant leur utilisation sont donnés dans les sections suivantes:

Livre des achats:

Également connu sous le nom de Journal des achats, ce livre sert uniquement à enregistrer les achats à crédit de biens. Le terme «biens» ne couvre que les articles achetés par l'entreprise pour la revente.

Livre des retours d'achat:

Ce livre auxiliaire est utilisé pour enregistrer les marchandises achetées à crédit et renvoyées aux fournisseurs, car elles sont jugées non conformes aux spécifications ou pour toute autre raison.

Livre de vente:

Également connu sous le nom de journal des ventes, ce livre auxiliaire est utilisé pour enregistrer toutes les ventes de biens à crédit.

Carnet de retours:

Ce livre est utilisé pour enregistrer les transactions relatives aux marchandises vendues à crédit et reçues des clients comme non conformes aux spécifications ou pour toute autre raison.

Livre des factures à recevoir:

Les effets à recevoir d’une entreprise sont constitués de tous les billets à ordre remis ou de lettres de change acceptées par les clients pour les montants qui leur sont dus. Le registre des effets à recevoir est utilisé pour enregistrer tous les billets à ordre donnés ou les lettres de change acceptées par les clients.

Livre de factures à payer:

Les factures à payer se composent de tous les billets à ordre remis ou de lettres de change acceptées par l'entreprise à l'égard de sommes dues à ses fournisseurs. Le livre de factures à payer sert à enregistrer tous les billets à ordre donnés ou les lettres de change acceptées par l'entreprise.

Journal propre:

Ce livre est utilisé pour enregistrer toutes les transactions qui ne peuvent pas être incluses dans le livre de caisse ou dans l'un des six autres livres auxiliaires décrits ci-dessus. Les transactions qui seront enregistrées dans le journal propre sont les suivantes: achat ou vente d’immobilisations et investissements à crédit, écritures d’ajustement, écritures de rectification, etc.

Illustration 1:

À partir des opérations suivantes de M / s J Choudhary, rédigez son livre de caisse (sous forme de colonne à trois colonnes), réduisant le solde au 31 mai 2012.

1er mai Solde à la banque 1, 50 000

2 mai Drew de la banque pour l'utilisation de bureau 50 000

3 mai Achat de mobilier de bureau au comptant 32 000

8 mai Salaires payés en espèces 15 000

14 mai Drew de la banque du bureau utilisent 25 000

16 mai Marchandises vendues au comptant 22 000

19 mai Reçu un chèque de B Batiwala & Co en règlement de leur compte de Rs. 75 000 moins 5 pour cent

23 mai Acheté des produits pour de l'argent 45 000

25 mai Drew check for self 40, 000

31 mai Payé le compte d'Agrawal Rs. 40 000 par chèque moins 2½ pour cent

Illustration 2:

Entrez les transactions suivantes dans le livre des jours d'achat:

2012:

2 janvier. Achat de G Saha et Cie. 60 mètres de tissu long @ Rs. 140 par cour.

8 janvier. Acheté chez B Chandra & Co. à la pièce pour Rs. 20 000.

16 janvier. Acheté à A. Basu & Co. 100 verges de chemise @ Rs. 300 par yard moins remise commerciale @ 2%

28 janvier. Achat de SK Sarkar & Sons, 200 verges de terycot @ Rs. 1200 par mètre moins 2½ pour cent de réduction.

Illustration 3:

Préparez un livre des jours de vente à partir des transactions suivantes:

2 janvier 2012 vendu à Nilima, les épices valent Rs. 80 000 moins 10% d'escompte.

4 juillet 2012 Vendu à Sadhana, le sucre vaut Rs. 40 000, frais supplémentaires Rs. 1 000

5 juillet 2012 Vendu à Mohan, le blé vaut Rs. 20.000 frais d'expédition Rs. 1500

Illustration 4:

Préparez le livre des jours de vente à partir des transactions suivantes:

2012:

1 février. Marchandises vendues à Ram, 200 mètres de tissu à 100 roupies le mètre moins le rabais 7%.

3 février. Vendu à Rahim, 500 mètres de tissu à Rs. 200 par mètre moins la remise commerciale 5% de frais d’emballage Rs. 3000.

4 février. Vendu à Shyam, 2 000 mètres de tissu @ Rs. 200 par mètre moins le rabais commercial 5% autres frais en Rs. 2.500.

7 février. Vendu à Jadu, 300 mètres de tissu @ Rs. 250 par mètre moins la réduction commerciale de 10%.

Illustration 5:

Préparer un livre de retours d’achat (retours sortants) à partir des éléments suivants:

Le 1er juillet, nous sommes revenus à Sumit Prakash avec 50 m de tissu à Rs. 20 par mètre

15 juillet Bharat Kumar & Sons 10 saris @ Rs. 300 par saree

20 juillet Prem Chandra 200 m de tissu @ Rs. 70 par mètre

31 juillet Frères Bihari 100 m de tissu @ Rs. 100 par mètre

Illustration 6:

Entrez les transactions suivantes dans le livre approprié:

2012:

1er août Nous sommes revenus chez Harish Gupta & Co. 200 sachets de café @ Rs. 100 par sac.

17 août Revenus par Bipin Pal & Brothers, 300 coffrets de thé @ Rs. 70 par coffre.

31 août Retour par Bhagwan Das 50 boîtes de ghee @ Rs. 1000 par boîte.

Illustration 7:

Entrez les transactions suivantes dans le livre des ventes de M / s Prem Kumar de New Delhi:

2012:

7 mai vendu à Manish Gupta, Delhi

100 sacs de riz @ Rs. 450 par sac

10 sacs de blé @ Rs. 500 par sac

9 mai vendu à Rajinder Singh, Patiala

80 sacs de riz @ Rs. 500 par sac

30 sacs de riz @ Rs. 550 par sac

Remise commerciale autorisée à 10%

11 mai vendu à Ranvir Singh, Agra

100 sacs de blé @ Rs. 550 par sac

Remise commerciale autorisée 10%

Illustration 8:

Entrez les transactions suivantes dans le carnet d’achats de M / s Vijay Chandra:

2012

7 mai Achat de Prem Das, Delhi; à crédit:

100 exemplaires de Principles of Accounting Part I de CL Khanna @ Rs. 50 par copie

Remise commerciale autorisée 10%

11 mai Achat de P. Chand et Cie Delhi à crédit:

200 exemplaires de Mercantile Law par PS Guglani @ Rs. 60 par copie

Moins: 10% de réduction sur le commerce

13 mai Acheté de Ravinder Kumar, Agra, avec crédit:

100 exemplaires de Histoire de l'Inde, partie I

par Mohan Das @ Rs. 70 moins 10% de réduction

Illustration 9:

Préparez un livre de caisse à partir des transactions suivantes:

Illustration 10:

Entrez les informations suivantes dans le journal des achats de M / s Modern Furniture Suppliers, Poona:

Avril Acheté à crédit auprès de M / s Prakash and Company moyennant un rabais de 10%:

12 douzaines de fauteuils au taux de Rs. 1 150 par douzaine.

6 douzaines de chaises pliantes au taux de Rs. 1250 par douzaine

10 tables à manger au taux de Rs. 1 450 chacun.

15 avril Achats chez Shetten and Company, Hubli:

20 armoires en acier au taux de Rs. 1 450 chacun à un rabais commercial de 10% plus les frais de transport Rs. 900.

Solution:

Dans les livres de M / s Modern Furniture Suppliers.

Illustration 11:

Compilez un livre de caisse avec les colonnes caisse et banque des transactions suivantes:

Illustration 12:

Rédigez un petit livre de caisse analytique à partir des transactions suivantes:

2012:

1er août émis un chèque de Rs. 10.000 au petit caissier.

2 charges d'électricité payées Rs. 325

4 Frais de téléphone payés Rs. 250

8 Payé pour imprimer Rs. 375

15 Payé pour la papeterie Rs. 600

20 cartes postales achetées Rs. 300