Préparation des magasins ou des marchandises reçues - Note (avec spécimen)

Ici, nous détaillons sur la préparation des magasins ou des marchandises reçues note!

Dans les grandes usines, il y aura un département séparé pour la réception des marchandises. Dans les petites usines, cette tâche peut être confiée au magasinier. Dans les deux cas, il faut faire attention au moment de la réception des marchandises. Quel que soit le responsable, il devrait ouvrir les dossiers sous sa supervision. Chaque caisse doit contenir ce qui est connu sous le nom de bordereau de marchandises, qui indique le nom de l’emballeur et le contenu de la caisse.

Le contenu doit être comparé à ceux indiqués sur le bordereau de marchandises. Tout manque de rupture ou de fuite doit être signalé et signalé au fournisseur. Il est habituel d’envoyer le bon de livraison avec la réclamation. La quantité totale de marchandises reçue doit ensuite être comparée à la quantité mentionnée dans la commande respective. Toute pénurie devrait être notée.

Si la quantité fournie est en excès, l'excédent doit être séparé et le responsable des achats doit être contacté pour savoir s'il doit être conservé ou retourné au fournisseur. Les marchandises reçues doivent également être testées pour la qualité. L'ingénieur ou le chimiste peuvent être appelés à des fins d'inspection, mais certaines marchandises devront être testées en laboratoire. En tout état de cause, si la qualité est jugée défectueuse, les produits ne doivent pas être acceptés. ils doivent être séparés et le fournisseur prié de les supprimer.

Après cela, une «note reçue des magasins» doit être préparée. Sa forme est donnée ci-dessous:

S'il existe un service de réception des marchandises distinct, quatre exemplaires de la note doivent être préparés. Une copie sera conservée par le service destinataire et trois copies avec les marchandises seront envoyées au magasinier. Il vérifiera à nouveau la quantité de marchandises et la comparera à la quantité mentionnée sur la note. Il gardera les marchandises dans le bac prévu à cet effet, signera les trois exemplaires, en conservera un pour son dossier et en enverra deux au service des coûts.

Si les marchandises lui parviennent en premier lieu, il n'en établira que trois exemplaires: un exemplaire à conserver pour son dossier et deux exemplaires à envoyer au service des coûts. Il convient de noter que les colonnes relatives au montant de la note reçue des magasins seront laissées vierges à la fois par le service destinataire et le magasinier. C’est au Département des coûts que ces colonnes seront remplies.

La première colonne sous «Montant» indiquera les montants de la facture tels qu’ils ont été envoyés par le fournisseur. Dans la deuxième colonne, les différentes charges à ajouter au coût des marchandises seront entrées et la troisième colonne indique le total. C'est le montant dans la colonne total qui indiquera le coût total des biens achetés et c'est ce montant qui sera saisi dans le grand livre.