Organisation et évaluation des informations dans un bureau

Lisez cet article pour en savoir plus sur l'organisation et l'évaluation d'informations dans un bureau.

Organisation des informations dans un bureau:

Une fois les données collectées, rassemblées et organisées en une série, elles doivent être placées sur le papier de manière à en faire ressortir les faits et les chiffres.

Ces données doivent être organisées de manière à pouvoir être facilement comprises.

La présentation graphique ou la présentation des données en lignes et en colonnes dépend des données collectées et de la fonction pour laquelle le système ou les procédures doivent être formulés. La représentation graphique des données comprendra un organigramme, un organigramme, un organigramme des opérations et un organigramme.

Les faits peuvent être organisés de différentes manières:

1. Sur la base de problèmes:

Au cours du processus de collecte des données, certains problèmes ou plaintes majeurs sont découverts. Cependant, il est nécessaire d'inclure uniquement les plaintes et problèmes réels et ceux qui revêtent une importance majeure.

2. Sur la base des objectifs:

Les faits peuvent être organisés sur la base des objectifs auxquels ils se rapportent. Cependant, il n’est pas facile de définir les objectifs et, en outre, il n’est pas toujours possible de donner une division claire et distincte de l’information.

3. Sur la base du processus Moyenne:

Cette méthode révèle le statut actuel des données traitées et suivies. Il révèle également l'utilisation des machines et le type d'informations obtenues.

4. Sur les bases de l'organisation:

Les faits peuvent être organisés sur la base des unités organisationnelles et de leur personnel respectif. Ce faisant, le flux de données est révélé. En outre, la consolidation de différents types d’informations en une seule image pour l’ensemble de l’entreprise permet de concevoir un système efficace et inclusif.

5. Sur la base des entrées et des sorties:

Cette approche est simple et très utile lorsque les systèmes existants doivent être améliorés. Cette base est difficile à utiliser lorsqu'un système doit être introduit pour la première fois.

Évaluation des informations dans un bureau:

Pour évaluer les données, il serait bon d'exprimer les déclarations générales en termes quantitatifs.

Pour l'évaluation, les points suivants doivent être notés:

1. Une analyse coûts-avantages doit être entreprise car le système conçu doit être à la fois pratique et économique.

2. Il est possible d'obtenir des données précises sur les coûts et la productivité des employés en termes quantitatifs. Les données déjà obtenues sur ces aspects doivent être vérifiées par échantillonnage pour déterminer l'exactitude des documents source et la fiabilité des rapports et des enregistrements.

3. Les systèmes conçus pour le bon fonctionnement d'une organisation sont également fortement influencés par des facteurs extérieurs à l'organisation, tels que les systèmes des bureaux d'importation et d'exportation de l'organisation.

4. Certaines évaluations dépendent dans une certaine mesure du jugement et des convictions d'un individu. En effet, certaines informations sont toujours constituées d'un élément mesurable par l'homme.