Structure organisationnelle: rôle, étapes pour la conception et ses fonctionnalités
Structure organisationnelle: rôle, étapes pour la conception et ses fonctionnalités!
Rôle de la structure organisationnelle:
Une structure organisationnelle remplit diverses fonctions de l'entreprise. Il est conçu pour servir des motifs spécifiques. Des efforts devraient également être déployés pour adapter la structure organisationnelle à l'évolution des besoins. Une bonne structure facilite non seulement la communication, mais apporte également de l'efficacité dans différents segments.
La structure fournit les rôles suivants:
1. Encourage l'efficacité:
L’objectif principal d’une structure organisationnelle est de donner de l’efficacité à diverses fonctions. Une structure systématique ne laissera rien au hasard et chaque activité est coordonnée pour atteindre son maximum. Les membres de l'organisation essaient de maximiser la production de biens et services à partir des intrants donnés. Des efforts systématiques, rationnels et coordonnés sont déployés pour contrôler divers déchets et pertes. Divers modèles organisationnels sont développés pour améliorer l'efficacité des opérations.
2. communication:
La communication est le problème numéro un de chaque organisation. Une bonne structure fournit un canal de communication approprié entre les personnes travaillant dans l'organisation. Une relation hiérarchique est établie et une hiérarchie de qui fait rapport à qui est également spécifiée dans une bonne structure. Un processus de communication horizontale, verticale et latérale est nécessaire et est assuré par une structure bien planifiée.
3. Utilisation optimale des ressources:
La répartition appropriée des ressources contribue également à leur utilisation optimale. La structure organisationnelle accorde une place plus importante aux activités les plus importantes pour la réalisation des objectifs organisationnels. Les activités sont placées en fonction de leur importance dans la structure et des directives appropriées sont données pour l'allocation des ressources. L'allocation optimale des ressources est importante pour la croissance d'une entreprise.
4. Satisfaction au travail:
Une bonne structure organisationnelle attribue clairement les tâches et les responsabilités aux différentes personnes travaillant dans l’entreprise. Les emplois sont attribués en fonction de leurs connaissances, de leur expertise et de leur spécialisation. Les gens ont l'occasion d'expliquer leur travail. Il y aura une satisfaction au travail lorsque les personnes sont libres d’opérer dans les limites prescrites.
5. Pensée créatrice:
Dans une bonne structure d'organisation, il y a une liberté de planifier et d'exécuter son propre travail. Cela permet à une personne de penser et de développer de nouvelles et meilleures méthodes de travail. La structure organisationnelle tente de placer les personnes aux endroits où elles conviennent le mieux. De nombreuses personnes ont contribué au développement de la pensée de gestion en raison de leur créativité dans une structure organisationnelle particulière.
6. Facilite la gestion:
Un certain nombre de personnes travaillent dans une entreprise. Leur travail devra être précisé et des tâches seront assignées selon les exigences de l'organisation. Une bonne structure aidera à établir des relations entre les personnes occupant des postes différents. Une structure organisationnelle est un mécanisme par lequel la direction dirige, coordonne et contrôle les activités de diverses personnes.
Une structure bien conçue aidera à la fois la gestion et l’exploitation d’une entreprise. Il est assuré qu'aucune activité ne reste sans surveillance et que le travail est attribué en fonction de la capacité des personnes qui l'exercent. Une structure organisationnelle bien pensée est une aide précieuse pour une bonne administration.
Conception de la structure d'organisation:
Une structure d'organisation doit satisfaire aux exigences de l'entreprise. Il devrait garantir une utilisation optimale de la main-d'œuvre et différentes fonctions devraient être correctement remplies. Des relations harmonieuses s'imposent entre les personnes occupant différents postes. La conception d'une structure est une tâche importante qui doit être entreprise avec soin.
Les étapes suivantes sont essentielles pour concevoir une structure organisationnelle:
1. Identifier les activités:
Les activités qui doivent être accomplies pour atteindre les objectifs organisationnels doivent être identifiées. Les fonctions à remplir pour atteindre différents objectifs doivent être déterminées et les activités liées à ces fonctions doivent être identifiées. Les principales activités sont classées dans un certain nombre de sous-activités. Lors de l'identification des activités, il convient de garder à l'esprit qu'aucune activité ne s'est échappée, il n'y a pas de duplication d'activités et diverses activités sont réalisées de manière coordonnée.
2. Regroupement d'activités:
Les activités étroitement liées et similaires sont regroupées par départements, divisions ou sections. La coordination entre les activités ne peut être réalisée que par un regroupement approprié. Les activités groupées peuvent être affectées à différents postes. L'attribution d'activités à des individus crée autorité et responsabilité. L'autorité est déléguée aux niveaux inférieurs des divers départements et la responsabilité est fixée.
3. Délégation de pouvoir:
La délégation est un processus administratif permettant à d'autres de faire le nécessaire en leur donnant des responsabilités. Lorsque différents postes sont créés dans l'organisation, un travail est affecté à ces personnes. Pour faire le travail, il faut une autorité. L'autorité est déléguée à différentes personnes conformément à l'attribution des responsabilités. Grâce au processus de délégation, d’autorité, une structure est créée dans l’organisation, définissant qui interagira officiellement avec qui.
Caractéristiques d'une bonne structure d'organisation:
Une bonne structure d'organisation doit répondre aux divers besoins et exigences de l'entreprise.
Voici les caractéristiques d’une bonne structure d’organisation:
1. Ligne d'autorité claire:
Il devrait y avoir une ligne d'autorité claire du haut vers le bas. La délégation de pouvoirs devrait être progressive et adaptée à la nature du travail confié. Tout le monde dans l'organisation doit être clair sur son travail et les pouvoirs qui lui sont délégués. En l'absence de cette clarté, il y aura confusion, frictions et conflits.
2. Délégation de pouvoir adéquate:
La délégation de pouvoir doit être à la mesure de la responsabilité attribuée. Si l'autorité n'est pas suffisante pour obtenir la tâche assignée, le travail ne sera pas terminé. Parfois, les gestionnaires attribuent du travail à leurs subordonnés sans leur donner l'autorité voulue, ce qui montre un manque de prise de décision de leur part. Une autorité inadéquate créera des problèmes pour les subordonnés car ils pourraient ne pas être en mesure d'accomplir la tâche.
3. Moins de niveaux de gestion:
Dans la mesure du possible, des niveaux de gestion minimum peuvent être créés. Plus le nombre de ces niveaux est élevé, plus les délais de communication sont longs. Il faudra plus de temps pour faire passer les décisions du haut vers le bas. De même, il faudra beaucoup de temps pour que les informations provenant des niveaux inférieurs atteignent le sommet. Le nombre de niveaux de gestion dépend de la nature et de l’ampleur des opérations. Aucun nombre spécifique de niveaux ne peut être spécifié pour chaque préoccupation, mais des efforts doivent être faits pour les maintenir au minimum.
4. Portée du contrôle:
L'étendue du contrôle fait référence au nombre de personnes qu'un responsable peut superviser directement. Une personne ne devrait superviser que le nombre de subordonnés avec lesquels elle peut directement garder le contact. Le nombre de personnes à superviser peut ne pas être universellement fixé car il dépendra de la nature du travail. Des efforts doivent être faits pour garder un groupe bien géré sous un superviseur, sinon il y aura une inefficacité et une performance médiocre.
5. Simple et flexible:
La structure organisationnelle devrait être très simple. Il ne devrait pas y avoir de niveaux de gestion inutiles. Une bonne structure devrait éviter les ambiguïtés et la confusion. Le système doit également être flexible pour s’adapter en fonction de l’évolution des besoins. Il peut y avoir une expansion ou une diversification nécessitant un reclassement des tâches et des responsabilités. La structure organisationnelle doit pouvoir intégrer de nouveaux changements sans modifier les éléments de base.
