Organisation et méthodes (O & M): signification et acceptation

Lisez cet article pour en savoir plus sur le sens, l'acceptation, la nécessité, les objectifs, les principes et les étapes de l'organisation et des méthodes (O & M).

Signification de l'organisation et de la méthode (E & M):

O & M a longtemps été reconnu comme une partie importante de la gestion de bureau dans de nombreux pays, y compris en Inde.

Le terme «O & M» peut être décrit comme les activités du groupe de personnes appartenant au gouvernement, à d’autres organismes publics ou à des entreprises privées, à qui il est demandé de conseiller les administrateurs ou les gestionnaires sur des questions d’organisation et de méthode afin d’augmenter l’efficacité. du travailleur, du travail dont le responsable est responsable - soit en fournissant un meilleur service, soit un système meilleur marché, soit les deux.

Acceptation de O & M:

Le travail de O & M est un conseil. Par conséquent, le succès de O & M dépendra de la mesure dans laquelle ou à laquelle un conseil est accepté par les gestionnaires de bureau.

L’acceptation des conseils dépend de trois facteurs:

1. Le travail intrinsèque du conseil.

2. L'habileté du personnel de F & E à formuler les conseils et à les faire accepter.

3. La valeur que la direction attache au travail de O & M.

Nécessité d'O & M:

Une question se poserait de savoir pourquoi le fonctionnement et l'entretien devraient être adoptés dans le bureau.

Après avoir compris ce qu'est O & M, on explique les raisons pour lesquelles on devrait l'adopter:

1. Le collaborateur O & M apporte une fraîcheur et une indépendance de vue qui, associées aux connaissances de l'administrateur, peuvent apporter un éclairage nouveau sur les problèmes.

2. Il a été formé aux techniques d'investigation spécialisées.

3. Il a plus de possibilité de tester des idées par rapport à l'expérience du travail SIMILIAR effectué ailleurs.

4. Il se concentre généralement sur un travail et prend suffisamment de temps pour s’informer et réfléchir tandis que l’administrateur doit DIVERVER son attention entre de nombreux sujets, dont la plupart ont tendance à sembler plus urgents que le problème de l’organisation ou de la méthode.

5. Étant indépendant dans l'action, il est en mesure de poursuivre toute enquête fructueuse et, en tant que membre de l'organisation, il n'a pas besoin de subir de préjudice en faveur de la pratique établie ni d'être influencé par les relations de travail.

6. Il n'est pas confiné dans une section ou une division, mais couvre l'ensemble de l'organisation, dans son ensemble.

Objectifs d'O & M:

Les objectifs ou les objectifs de O & M sont:

1. Susciter une conscience dans le personnel.

2. L'élimination des déchets dans toutes les activités est l'objectif principal de O & M.

3. Amélioration du service rendu par le travail de bureau.

4. Codification de la procédure de travail.

5. Amélioration de la précision.

6. Amélioration du flux de travail.

7. Amélioration de la production des travaux existants.

Principes d'O & M:

Les principes directeurs de l'exploitation et de la maintenance sont les suivants:

1. Principe du travail en flux:

Il est nécessaire que le travail se rende régulièrement à l’employé. Les flux de travail inégaux sont parfois très lourds et parfois négligeables, ce qui tend à donner un sentiment d'abattement aux employés. Il n'a jamais l'impression de «se retrouver au sommet du monde». Un flux de travail régulier est donc souhaitable.

2. Principes de "promotion" de la participation de chaque employé:

C’est la base du succès de toute activité dans une organisation, plus particulièrement dans le cas de F & E, qui implique des changements, des innovations, des améliorations pouvant être présentées par de nombreux employés. Il est nécessaire de promouvoir un sentiment de participation de tous les employés.

3. Principe de réduction de la distance :

Les papiers et les personnes au bureau doivent suivre le chemin le plus court. Les itinéraires longs et sinueux sont une perte de temps, d’efforts, d’argent et d’efficacité. L’agent des opérations et de la maintenance doit étudier les itinéraires empruntés par les hommes et les journaux et les réorganiser de manière à parcourir la distance la plus courte possible.

4. Principe de domination des activités de travail:

Dans la mesure du possible, il convient d’éviter les copies et les activités de l’œuvre doivent être combinées. Dans certains types de travail, une copie sera effectuée, mais chaque système et type de travail devrait être étudié par le responsable de l'exploitation et de la maintenance et la combinaison des travaux doit être effectuée.

5. Principe d'Essentialité:

Chaque activité doit être justifiée pour son caractère essentiel et les activités superflues doivent être éliminées. Le principe d’essentialité vise à minimiser les éléments non productifs qui devraient être réduits au strict minimum et à maximiser les éléments dits productifs d’une procédure.

Étapes impliquées dans le travail O & M:

Le travail O & M est devenu une activité importante dans une organisation et de nombreux livres ont été écrits sur le sujet.

Nous nous limiterons aux étapes de base:

1. Sélection du travail ou des travaux:

De nombreux domaines peuvent convenir à l'O et M. Cependant, tout le travail ne peut être effectué en même temps, seul un nombre limité peut être soumis à l'enquête O et M. Il conviendrait de consulter le responsable du bureau, ou la direction générale, ou le chef de département, avant que l’affectation ne soit examinée plus avant.

2. La forme de l'enquête :

Les facteurs suivants sont pris en compte en référence à l’enquête:

a) Vérification de la finalité

b) Spécification des responsabilités et des tâches

c) Besoins de l'utilisateur ou des clients

d) Le système et la méthode utilisée

e) La mesure du travail

f) Coût du travail

g) Emploi de machines et d'équipements de bureau

h) Mouvement et effort physique

i) Conditions de travail

(j) Conception de la forme.

Nous allons discuter brièvement de chaque point:

a) Vérification de l'objet:

La forme d'enquête ne peut être décidée qu'avec un but. L'agent OCM doit obtenir des personnes concernées une déclaration de l'objectif de chaque partie distincte de l'activité ou de la procédure en cours de révision.

b) Spécification des devoirs et des responsabilités:

Il est nécessaire de préparer une spécification correcte des tâches et des responsabilités des personnes. Ceci est bien sûr une tâche très difficile car il n'est pas toujours facile de donner une image claire et une définition des devoirs et des responsabilités des personnes.

(c) Besoin de l'utilisateur ou du client:

Les procédures et actions de bureau doivent être étudiées non seulement du point de vue de ceux qui y sont engagés, mais également du point de vue des clients, qu’il s’agisse d’un membre du grand public, d’une partie de la population ou groupe d'une entreprise.

d) Système et méthode utilisée:

Les systèmes bureautiques et les méthodes utilisées doivent être étudiés dans le contexte de l'objet pour lequel ils ont été adoptés. Un effort devrait être fait pour trouver la manière la plus simple de faire un travail.

e) Mesure du travail:

En mesurant le travail, c'est-à-dire en mesurant la quantité de travail effectuée au cours d'une période donnée, on peut obtenir des informations précises sur le volume, l'incidence, la fréquence, le travail effectué et la vitesse à laquelle il est exécuté.

f) Coût des travaux:

Le coût des travaux est une indication très utile de l'efficacité. L'étude O and M doit utiliser ce concept pour faciliter la comparaison.

g) Emploi des machines et du matériel de bureau:

Les machines de bureau et le matériel utilisé pour examiner les procédures en cause devraient faire l’objet d’une enquête.

h) Mouvement et effort physique:

Bien que la plupart des employés travaillant dans un bureau utilisent leur cerveau plutôt que leurs muscles, un minimum d’effort physique est également requis, par exemple pour la manipulation de papiers, les mouvements de dossiers, l’utilisation de machines, les mouvements occasionnels du mobilier, etc.

La forme d'enquête implique la réduction des fatigues, due à l'effort physique, à la fluidité du travail, à la définition des itinéraires les plus courts possibles pour la circulation des papiers et la circulation des personnes, etc.

i) Conditions de travail:

Il est bien connu que des conditions de travail appropriées sont propices au travail. Le bureau des opérations et de la maintenance devrait rechercher les situations et les emplois dans lesquels des conditions de travail plus strictes que celles normalement prévues pour le travail devraient être respectées afin de promouvoir l'efficacité. Il est nécessaire de prêter une plus grande attention aux unités de la machine afin de minimiser leurs effets sur les travailleurs qui y travaillent et ceux qui travaillent dans les unités proches.

j) Conception du formulaire:

Les formulaires sont une partie très importante du travail de bureau. L’agent des opérations et de la maintenance doit étudier les procédures pour lesquelles les formulaires ont été conçus, afin que des suggestions appropriées puissent être formulées.

3. Examen de la manière dont le travail est organisé:

Dans cette méthode, les facteurs suivants jouent un rôle important:

a) La structure de l'organisation.

b) Planification et contrôle de l'organisation.

(d) Classement des employés: promotions, mutations, etc.

e) Gestion du personnel.

L’agent des opérations et de la maintenance devrait faire d’immenses études sur les points suggérés ci-dessus.

4. Recueil de faits et de chiffres:

Ce travail doit être effectué de manière économique et sélective. Il est inutile de se lancer dans une enquête à l'aveugle qui aboutit à la collecte de données qui ne peuvent pas être utilisées correctement. Seuls les faits pertinents au but recherché doivent être rassemblés. L’agent des opérations et de la mécanisation devra utiliser ses jugements et son expérience pour déterminer les faits à recueillir. Pour obtenir les faits, il ne suffit pas de prendre note de ce qui est arrivé.

Les facteurs suivants sont impliqués dans le processus:

a) Méthode d'obtention de l'information

b) Enregistrement de l'information

c) Enregistrement et cartographie des procédures

(d) La nature, la quantité, le but et les personnes qui effectuent le travail.

5. L'étude des données et la conclusion:

La prochaine étape de O et M concerne l’étude des données et la formation de la conclusion. La réflexion et le raisonnement ne doivent pas être limités à une étape particulière de la mission.

Les étapes suivantes sont impliquées pour étudier les données:

a) Etudier les données

b) S'appuyant sur l'expérience et les connaissances

Des outils statistiques tels que l'analyse de régression, l'analyse de corrélation, l'analyse factorielle, etc. sont également utilisés pour en extraire les interprétations, etc., et pour parvenir à une conclusion.

6. Formuler une proposition et rechercher des arrangements:

Une proposition, pour être acceptable, doit posséder les caractéristiques suivantes:

(a) Cela devrait être pratique.

(b) La proposition doit être bien testée. Si ce n'est pas le cas, le ministère supposé mettre en œuvre la proposition doit le faire volontiers et sans difficulté.

c) Les propositions, le cas échéant, doivent être étayées par des tableaux, des diagrammes, etc.

7. Rédaction du rapport O et M:

La rédaction du rapport sur l'exploitation et la maintenance est l'aboutissement de l'enquête sur l'exploitation et la maintenance.

Lors de la rédaction du rapport O & M, il serait utile de garder à l’esprit les points suivants:

a) Discussions

b) Destinataires

c) Rapports intermédiaires officiels

d) Décider de la nature et de la forme du rapport

e) La structure du rapport.

8. Soumission d'un rapport officiel:

Une fois qu'un rapport a été finalisé correctement et formellement, il doit être soumis sans délai, car les faits sont périmés. Lors de la soumission du rapport, il serait essentiel de connaître le nombre d'exemplaires à préparer à cette fin. Le rapport doit être soumis aux responsables qui l’ont commandé.

9. Implémentations:

La tâche des officiers O & M ne se termine pas nécessairement avec le rapport.

Il doit s’associer à la mise en œuvre du rapport et une action supplémentaire pourrait être nécessaire dans les domaines suivants:

Le rapport indique de simples changements de procédure, mais lorsque des informations supplémentaires sont nécessaires, le fonctionnaire responsable de la gestion et de la maintenance doit venir en aide à la personne concernée.

b) En cas de modifications substantielles des procédures, les recommandations devraient être formulées en détail. L’agent des opérations et de la maintenance devrait apporter toute l’aide possible dans la mise en œuvre de modifications majeures des procédures concernant les machines et l’équipement, les formulaires et les articles de papeterie, l’agencement, la formation et l’information, ainsi que les programmes et les horaires.

c) Lorsque des procédures spécialisées sont impliquées, il serait sage que la direction affecte du personnel des opérations de maintenance et de maintenance pour sa mise en œuvre.

d) Pour dissiper les malentendus concernant les autres recommandations, il peut être souhaitable que le personnel des opérations et de la maintenance clarifie les points de recommandation.

10. Révision:

Le travail d’exploitation et de maintenance nécessite un examen et un suivi constants des résultats des missions, ce qui aidera toutes les personnes concernées à se faire une idée générale de l’échec ou du succès du travail d’exploitation et de maintenance. Lors de la prise de décision, les facteurs de bureau doivent être pris en compte et la direction et le personnel de revue et de surveillance doivent examiner de plus près et plus objectivement son travail.

Cela peut permettre de devancer et de réduire les demandes de personnel supplémentaire, de machines et de certaines recommandations, même si elles ne sont pas immédiatement acceptées, mais on peut penser par la suite qu’elles ont eu une influence utile sur l’organisation du travail.