Office System: Besoin, Importance, Planification et Avantages

Lisez cet article pour en savoir plus sur les besoins, les caractéristiques, l’importance, la planification, les avantages et les inconvénients du système de bureau.

Besoin du système dans un bureau:

Chaque bureau est prêt à atteindre un objectif. Pour y parvenir, une série de tâches doit être effectuée à chaque étape.

Cela représente une demande importante pour la direction car, à mesure que l'entreprise se développe, elle doit faire face à une forte concurrence.

Dans le cas où une erreur est commise lors de l'exécution d'une tâche est due à l'absence d'un système, il devient alors une affaire coûteuse de rectifier la tâche, de la mettre en ordre et de la poursuivre.

En termes simples, quand un système est établi et sur une période de temps si tout le monde dans le bureau le suit, cela devient une procédure du bureau. «Les procédures de bureau sont donc une série de mesures à prendre pour effectuer un travail particulier dans le bureau selon les systèmes de bureau.» Par exemple, le recrutement du personnel de bureau doit être effectué sur la base d'un système planifié.

Caractéristiques du système de bureau:

Ce sont les caractéristiques suivantes d'un bon système de bureau:

1. Les systèmes bureautiques sont des pièces interdépendantes opérant dans une séquence et ne constituent pas des actions isolées.

2. Les systèmes de bureau sont concernés par la méthode de travail dans le bureau.

3. Ils visent à atteindre l'objectif d'une entreprise.

4. Ils se préoccupent du lieu et du moment d'exécution du travail au bureau ou dans une partie de l'entreprise.

Importance du système de bureau:

1. Si le personnel de bureau doit être réduit de manière adéquate, il est impératif de disposer d'un bon système de bureau.

2. L'erreur commune provoquée par un employé peut être réduite dans une large mesure si le système est correct et installé dans le bureau.

3. La frustration, les retards et le blocage du travail de bureau sont réduits s'il existe un bon système de bureau.

4. Pour assurer une coordination, un contrôle et une supervision appropriés dans un bureau, il est nécessaire de disposer d'un très bon système de bureau.

5. Dans la mesure où une méthode est impliquée dans le système, une tâche peut être déplacée plus rapidement car le personnel du bureau connaît et suit le système.

6. Une économie de travail et de frais généraux est réalisée si un système approprié est mis en place.

Planification ou conception du système Office:

C’est le travail de la direction que de s’impliquer et de partager les responsabilités, de montrer un enthousiasme et un zèle pour la conception d’un système de bureau. Comme toute autre activité, un système doit être correctement planifié et conçu avec soin. Un système, planifié, conçu et approuvé par la direction, et mis en place dans une organisation, doit nécessairement permettre le bon fonctionnement d'un bureau et aboutir à un résultat satisfaisant.

Organisation pour la conception du système:

Un système peut être établi, défini ou formulé de l’une des manières suivantes:

1. Consultants externes: Ces consultants peuvent être appelés à effectuer une enquête spéciale auprès du bureau afin de mettre au point le système et les procédures permettant la mise en place des conseils.

2. La direction nomme un comité de système chargé d'examiner chaque aspect du système et de faire des suggestions appropriées.

3. Un service ou une section distincte comprenant l'analyse du système est créé pour développer un système et suggérer certaines méthodes et procédures.

4. Si un bureau est très petit, le responsable du bureau est chargé d'analyser le système et de faire des suggestions pour son institution.

Étapes de la planification des systèmes:

Le travail de planification du système peut être divisé en:

1. Établissement d'objectifs et de politiques:

C'est une nécessité fondamentale de tout système. C'est la tâche de la direction.

Parmi les aspects importants de l'établissement d'objectifs sont les suivants:

(i) Quelles sont les informations à fournir et à qui?

(ii) Y a-t-il lieu de réduire le coût actuel?

(iii) Quelle est l’étendue de la concurrence qui a permis la mise en place du système?

(iv) Quelle devrait être l'étendue de la mécanisation?

(v) Si le système est mis en place, quel serait le pourcentage à suivre et quel serait le taux de croissance du système?

2. Définition de la limite des systèmes:

Ceci est également connu sous le nom de "sait quel est le cadre du système". Une fois que les limites sont connues, il devient facile de faire fonctionner le système. Une fois que les objectifs sont définis, les limites ou le cadre sont faciles à concevoir et un ensemble de principes et de politiques peut ensuite être intégré au cadre pour que le système se concrétise.

3. Collecte de données:

Une méthode doit être suivie pour collecter les données. Les données non pertinentes, insuffisantes ou peu rentables collectées ne serviront pas à former ou à formuler un système. Ici, seules les données utiles au système doivent être collectées.

Au moment de la collecte des données, il convient de prendre en compte les points suivants:

(i) Le type de données recueillies

(ii) La source à partir de laquelle les données sont recueillies

(iii) le moment où les données sont rassemblées

iv) L'approche à adopter pour la collecte des données.

Sources de collecte de données:

1. Manuels et graphiques d'organisation:

Les organigrammes et les manuels donnent également quelques détails sommaires. Mais lorsqu'ils sont utilisés avec des manuels d'organisation, ils indiquent comment les activités sont regroupées et quelle action doit être entreprise à chaque étape pour que les tâches soient effectuées. Il serait très nécessaire de préparer une liste de tâches exécutées, car elle identifie le travail effectué, d'où elle vient et si elle fait double emploi, etc.

2. Flux d'informations et système:

Tous les fichiers pertinents doivent être utilisés pour extraire des données concernant le système d’information. Ils indiquent la manière dont les performances de travail sont passées et actuelles. En outre, ils indiquent la préférence des différents gestionnaires.

3. Fabricant de machines de bureau:

Certains fabricants de machines de bureau peuvent aider à la conception du système. Bien que ce soit une pratique courante dans les pays industriellement avancés, cette pratique est plutôt rare dans notre pays, à l'exception peut-être des ordinateurs, de la duplication et des machines Xerox. Parler avec les supérieurs, les superviseurs et les employés des opérations aide.

Les personnes impliquées dans un processus peuvent fournir les meilleures données pour la conception du système. Ils sont capables de donner des réponses à de nombreuses questions sans réponse. Il serait donc souhaitable d’interviewer les superviseurs et les employés uniquement vers la fin du processus de collecte des données, car les questions sur lesquelles des réponses sont recherchées sont désormais bien connues.

4. Observer le travail:

L'observation du travail est fiable et doit toujours être utilisée. La fiabilité des données déjà collectées auprès d'autres sources peut être vérifiée avec son aide. Cependant, une observation correcte nécessite une formation adéquate de la part de l'observateur.

5. Étude des données comptables:

Les données comptables révèlent le coût et le contrôle de la comptabilité financière ainsi que les systèmes et méthodes de fonctionnement. Il est probable que, dans certains cas, un système de comptabilité incomplet, partiel ou rejeté fonctionne, ce qui peut même contribuer à résoudre certains des problèmes liés à la conception du système.

Établissement des locaux du système:

Les étapes déjà décrites pour la conception du système constituent la base sur laquelle les locaux du système doivent être établis. Les informations recueillies sur les procédures et le système actuels donnent des informations sur la qualité et la quantité de travail déjà effectué. Maintenant, il faut concevoir un système qui doit prendre en compte les faits, il serait essentiel de prendre en compte les possibilités futures de construire le système.

En d'autres termes, le système devrait avoir une flexibilité intégrée. Bien qu'aucune partie d'un système ne puisse rester la même sur une période donnée, nous devons néanmoins, pour des raisons pratiques, adopter un concept statique pour concevoir un système. Et, à mesure que la condition change au cours d'une période donnée, le système peut être modifié.

Mise en œuvre du système:

Une fois les systèmes planifiés, il est nécessaire de les communiquer aux employés à tous les niveaux. De nombreux systèmes temporels suggèrent de modifier la méthode de travail existante et d'accroître la mécanisation. Ainsi, il pourrait être nécessaire d’éduquer ou de former les employés aux nouvelles méthodes de travail, ou d’acheter de nouvelles machines et d’organiser la formation ou le recrutement d’employés pour les faire fonctionner. Un système ne peut être correctement conçu ou implémenté que s'il existe une intégration système.

Avantages du système de bureau:

1. Libération de la direction:

Le seul avantage est de la plus haute importance. Un bon système laisse le patron libre de faire ce qu’il a à faire, il peut planifier, instituer des actions souhaitables, en examiner les résultats, évaluer les performances, instituer des améliorations, déléguer avec confiance, à condition qu’il utilise le système pour toutes ses tâches. le travail qui ne nécessite pas son attention.

2. Éviter les retards et le goulot d'étranglement:

Un bon système assure le bon fonctionnement du bureau et évite ainsi tout type de retard et de goulots d'étranglement. Le travail se déroule sans heurts.

3. Elimination de l'erreur:

Dans la mesure où un système repose sur toutes les analyses appropriées, les risques d'erreur sont éliminés ou au moins minimisés. Cela ajoute encore à l'efficacité de la machine.

4. Meilleure vitesse:

Une expédition rapide du travail est possible car un système est basé sur la méthode de travail employée et non sur de simples caprices et fantaisies d'un travailleur individuel ou d'un responsable.

5. Formation du personnel:

Le système de bureau améliore la formation du personnel et améliore ainsi l'efficacité du travailleur dans le bureau. Quelques travailleurs bien formés valent mieux qu'une armée de travailleurs non formés.

6. Meilleur contrôle:

Le système assure un meilleur contrôle du travail et, à son tour, aide à éliminer les fraudes.

7. Meilleure coordination:

Une bonne coordination est un objectif majeur du système. Une meilleure coordination est possible grâce à l'introduction d'un système. Cela se traduit par une plus grande cohésion et efficacité. Le goulot est enlevé.

8. économie:

Un bon système permet également d’économiser des frais généraux et de la main-d’œuvre directe, car la méthode de travail est basée sur une analyse appropriée et elle est modifiée de temps à autre pour répondre à l’évolution de l’environnement commercial.

9. Meilleure conception et contrôle des formulaires:

Lorsqu'un bon système vise à améliorer la conception et le contrôle des formulaires, l'efficacité du travail du bureau augmente et les retards inutiles sont éliminés. Cela conduit à une plus grande efficacité dans tous les départements de l'entreprise.

Limitations du système Office:

Notre discussion sur et sur le système de bureau resterait incomplète à moins que nous ne prenions en compte les limites dans lesquelles ils fonctionnent. Pour tirer le meilleur parti du système, il pourrait être essentiel d’en étudier les limites.

Ils sont été comme:

1. Limite d'intégration:

Le système doit être intégré pour atteindre le système d'objectifs. L’intégration du système est une tâche ardue et impose donc une limitation au système fonctionnant dans divers départements. Certains systèmes doivent être modifiés en tenant compte de la demande d'autres systèmes qui fonctionnent dans l'organisation.

2. Limite de planification:

La planification du système impose une grande limitation. Un système ne produira aucun résultat à moins que son installation ne soit correctement planifiée.

3. Limite de coût:

Le facteur de coût est l’un des facteurs importants pour la formulation et l’adoption du système. Un système doit être évalué au stade de la planification afin de juger de son efficacité de manière à générer une économie de bureau au lieu d’augmenter les frais généraux et le coût direct de la main-d’œuvre.

4. Limite d'utilisation répétitive:

Si un système est utilisé de manière répétitive et répétitive, il perd beaucoup de son efficacité. Cela devient une grande contrainte pour le bureau. Les changements dans le système doivent être effectués de temps en temps sur la base des besoins actuels, ce qui représente une dépense considérable pour l'organisation.

5. Limitation de l'adhésion stricte:

Une adhésion stricte au système rend tout le temps un système inflexible et inutilisable. Il est donc essentiel qu’un système laisse quelque chose à la discrétion et au jugement du responsable, du superviseur et des subordonnés.