Articles de bureau: signification, types, achat et stockage | Gestion de bureau

Lisez cet article pour en savoir plus sur la signification, les types, l’achat, le stockage et la distribution des fournitures de bureau.

Signification de papeterie:

Un article de papeterie, précisément les articles de bureau, est un groupe de produits utilisés pour effectuer le travail de bureau ou nécessaires à son exécution, conformément aux spécifications et aux spécifications.

Chaque bureau doit conserver certains enregistrements, à la fois sous la forme de dépôts, ainsi que dans la manière et la méthode de la technologie de l'information.

Ces enregistrements, qui doivent être archivés pour une durée plus longue, doivent être dactylographiés et conservés pour une durée plus longue. Cela donne naissance, ou crée donc le besoin de fournitures de bureau.

Les fournitures de bureau, en gros, peuvent être divisées en trois catégories:

Comme le montre le graphique, les articles, dont certains exemples sont cités, sont classés dans la catégorie des consommables durables et des adhésifs.

Ici, une brève étude et une introduction sont nécessaires pour distinguer les biens durables et les biens non durables. Des éléments tels que des épingles, des clips sont des consommables et sont consommés en un rien de temps. Cependant, il n’est pas sûr de savoir quand le paquet de clips acheté sera consommé et à quel moment il sera consommé.

Ainsi, jusqu'au moment où il n'est pas consommé, il reste tel quel: il entre dans la catégorie des consommables. La définition rendrait la compréhension du sujet très claire.

Les consommables sont les articles qui sont utilisés par le bureau très rapidement, dans un laps de temps très court et qui ne peuvent pas être réutilisés.

Les biens durables sont les articles qui trouvent une utilisation constante et qui restent dans sa forme, sa forme et sa taille pendant une très longue période. Ces articles peuvent être réutilisés ou sont souvent utilisés.

Les adhésifs sont les éléments utilisés pour coller, coller ou réparer quelque chose. Ces articles sont généralement des produits chimiques ou des produits chimiques utilisés sur une surface particulière pour fixer, coller ou coller un produit.

Par conséquent, les définitions et les explications indiquent clairement les types de papeterie utilisés quotidiennement dans les bureaux.

Types et formes de papeterie:

Après avoir examiné les trois catégories de papeterie mentionnées ci-dessus, étudions le type de papeterie et les différentes formes de papeterie.

Par exemple, prenons du papier. Les papiers sont des types suivants:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Ce sont les quatre types de papiers suivants qui sont utilisés occasionnellement et principalement dans n’importe quel bureau. A4 est plus petit que A3 et A3 est plus petit que le format A2; B4 est plus petit que B3 et B3 est plus petit que B2.

Les papiers A4 et A3 sont principalement utilisés par tous les bureaux situés en Inde. Ces papiers sont fabriqués et fournis par Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers, etc.

Les ministères utilisent spécialement ces papiers pour la dactylographie, etc. Les papiers A3 servent à dactylographier les gros documents qui peuvent être un tableau de relevé, etc.

La longueur et la largeur des papiers B3 et B4 sont légèrement supérieures à celles des papiers A4 et A3. Ils sont plus épais et un peu plus denses que les papiers A3 et A4. Ceux-ci sont essentiellement utilisés pour Xerox et à des fins de duplication, etc.

Pochoirs:

Les pochoirs sont de deux types:

(a) Les pochoirs de couverture arrière

(b) Sans pochoirs couverture papier

Le gabarit de la couverture arrière a une couverture à l'arrière. Il contient le papier principal, dans lequel certaines dimensions sont inscrites sur la page de couverture, et est soutenu par un papier carbone au centre. Si un élément doit être dupliqué, le gabarit est inséré dans le dactylographe pour la frappe. Lors de la frappe, si une erreur de mot s'est produite, elle peut être corrigée avec un liquide correcteur et l'orthographe ou les mots peuvent être corrigés facilement.

Une fois que tout le texte est dactylographié, la couverture arrière est déchirée et le pochoir est placé ou inséré dans le duplicateur pour obtenir les copies dupliquées. L'autre forme de papier est le pochoir sans couverture. Dans ce cas, la couverture avant n’est pas là et un papier carbone est apposé sur la couverture arrière.

Celui-ci est inséré dans une machine à numériser pour numériser le problème de duplication, de sorte que le sujet à dupliquer soit visible sur le papier. Une fois la matière numérisée, le papier carbone est inséré dans la duplicatrice, de sorte que les problèmes de duplication soient entre nos mains. La couverture arrière est déchirée avant d’insérer le papier dans les duplicateurs.

Carbons:

Il s’agit essentiellement d’un papier noir ou bleu d’un côté et d’un écran argenté formant une couche de l’autre. Le côté argent du papier est inséré dans la machine à écrire, face aux caractères de la machine à écrire, avec le papier dans lequel l’empreinte du compositeur ou de la matière à imprimer est obtenue.

Le caractère du dactylographe sur l'écran et l'impression formée sur le carbone sont imprimés sur le papier. Les carburants en Inde sont fabriqués par GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD, pour en nommer quelques-uns.

Gommes à effacer:

Les gommes sont obtenues sous deux formes:

1. Fluides pour la correction

2. Blanchisseurs pour couvrir l’orthographe ou les mots.

Les fluides sont des liquides, constitués de produits chimiques, qui sont pulvérisés sur les pochoirs tout en tapant une matière sur les pochoirs à dupliquer.

Le fluide utilisé sur une orthographe ou un mot saisi par erreur forme une très fine couche d'écran et est microscopique. Cela ne peut pas être vu par un œil ordinaire.

Une fois que le fluide a séché, l'écran formé utilisé sur le mot ou l'orthographe mal typée s'assèche également. Ensuite, les mots corrects sont inscrits et inscrits à l'écran. C'est ainsi que le fluide aide à la correction sur un papier stencil.

Les blanchissants sont communément appelés «Erax». Ceux-ci viennent avec un diluant, qui sert à la liquidité de l'agent de blanchiment, s'il se solidifie au contact de l'air.

Les blanchisseurs sont répartis sur les caractères mal saisis ou sur l'orthographe mal tapée, et le séchage est autorisé. Une fois séché, le même espace est réinitialisé dans la machine à écrire pour retaper les mots ou le caractère correctement.

Biens durables:

Dans les biens durables, les produits de base tels que les agrafeuses, les poinçonneuses, les grammages de papier, etc. ne nécessitent aucune description ni introduction.

Une fois vus, ces produits sont suffisamment bons pour comprendre ce qu’ils sont et quel est leur mécanisme.

Ces produits sont stockés, utilisés et entretenus pendant une très longue période de temps, ils sont donc appelés biens durables.

Adhésifs:

Les adhésifs sont des éléments tels que les rubans adhésifs, les fixations rapides, etc. Ils sont également fabriqués à partir de produits chimiques. Ils sont utilisés au bureau pour fixer certaines enveloppes, colis, etc. qui doivent sortir du bureau.

Achat de fournitures de bureau:

Un achat de papeterie se fait généralement par deux méthodes:

(1) Achat centralisé ou

(2) Achat décentralisé.

Laissez-nous comprendre ce qui est à l’origine, le système d’achat centralisé:

Supposons maintenant que le bureau principal de la société, par exemple TOMCO, soit situé à Mumbai. Il achète les fournitures au bureau principal, situé à Mumbai, et les fournit à tous les bureaux, à savoir le bureau de zone et le bureau régional situé sous le bureau de zone.

Ce système consistant à acheter les articles de papeterie par le seul bureau principal, pour l’ensemble du bureau situé en dessous, et à fournir les articles de papeterie aux divers bureaux situés en dessous est connu sous le nom d’achat centralisé.

De nos jours, ce système d’achat n’a plus la cote, pour des articles tels que les papeteries, etc. Le bureau principal, également appelé siège, donne certains pouvoirs au bureau de zone et au bureau de zone sous le bureau de zone, pour acheter les articles de papeterie, selon les besoins, sous un certain montant, que nous appelons un «montant plafond».

Un montant plafond est le montant fixé par le siège qui oblige l'acheteur à ne rien acheter au-delà du montant fixé pour les dépenses relatives à la tête pour cet article. Ce mode d’achat, où certaines limites sont fixées par le siège des bureaux sous lesquels ils achètent certains articles ou marchandises à usage de bureau, est appelé système d’achat «décentralisé».

En règle générale, dans tout le pays, les achats de papeterie sont effectués par le système d'achats décentralisés.

Types d'achats de papeterie de bureau:

L’achat d’articles de papeterie au bureau ou à l’organisation se fait par les méthodes suivantes:

2. Achat par le contrat de taux

3. Achats par le système DGS & D

4. Achats par offres.

Cela peut être représenté:

Nous allons décrire chaque méthode en détail:

1. Achat local:

Ce type d’achat est effectué dans la région, c’est-à-dire dans la limite de la municipalité de la ville, de la ville ou du district. Celles-ci ont lieu instantanément ou immédiatement lorsqu'il existe un besoin urgent d'un produit particulier de nature courante.

Un tiret est créé pour le produit à acheter et, après avoir reçu l'approbation de l'autorité compétente de ce bureau, le produit est acheté. Ce type d’achat convient aux articles de nature courante et dont le coût est inférieur ou minimal.

2. Contrat de taux:

Ce type ou ce système a gagné en importance dans les entreprises du secteur public et les secteurs gouvernementaux.

Ici, toute organisation fournit dans le journal, ou contacte directement les fournisseurs, par les pages jaunes, etc., au sujet des articles qui devront être achetés.

Les fournisseurs sont priés d'indiquer leurs propres tarifs ainsi que les informations sur les taxes, etc. pour les articles qu'ils peuvent fournir.

Dans le système de contrat tarifaire, le fournisseur qui obtient le contrat doit fournir les matériaux au même taux, sur une période de temps, disons 12 mois, quels que soient les taux en cours de révision, de modification, d’escalade, de montée, etc.

Ce type d’achat est utile car l’organisation compte sur un petit nombre de fournisseurs pour lui fournir les matières premières, à tout moment.

3. Achat par les systèmes DGS et D:

Le système de la Direction générale des approvisionnements et de l'élimination (DGS et D) a été créé en 1961 par le gouvernement central afin de fixer le prix des produits allant de l'épinglette à l'automobile, de permettre et d'aider les secteurs de l'administration à acheter des matériaux aux prix fixés par le gouvernement, des fournisseurs.

Dans ce cas, un formulaire de déclaration de la taxe de vente (STDF) doit être fourni ou fourni par l'acheteur, qui achète, au fournisseur qui vend. Ce système permet au vendeur d’obtenir une réduction ou une déduction fiscale de seulement 4% lorsqu’il élève une facture ou une facture à l’acheteur. Ce système économise beaucoup d’argent sur les taxes pour l’acheteur.

Dans les tarifs DGS et D, les tarifs sont contraignants pour les fournisseurs pour une période d'un an. Au bout d'un an, si les mêmes produits sont souscrits par le DGS et le D, un nouveau taux sera fixé, en tenant compte des différents facteurs commerciaux.

4. Par appel d'offres:

Une offre est une notification faite par un acheteur, que ce soit dans les quotidiens ou par le biais du moyen de communication, concernant l’obligation d’acheter certains produits, de la part de l’acheteur auprès du fournisseur sur le marché libre, à certaines conditions et au moment opportun. fournisseurs à fournir certains produits à l'acheteur.

Celui qui veut participer à l'offre doit remplir toutes les obligations requises par l'acheteur. L'acheteur doit ouvrir son offre à une date précise, devant l'acheteur et doit déclarer les prix et les autres informations fournis par les différents fournisseurs.

Une fois que le matériel est fourni, le matériel est vérifié, inspecté par l'acheteur avant l'acceptation et les paiements sont libérés selon les termes et conditions définis par les acheteurs.

Stockage des fournitures de bureau:

Les articles de papeterie pour n'importe quel bureau sont conservés et entreposés à Almirahs. Chaque almirah a des compartiments, avec un casier. Les articles importants tels que les poinçonneuses, les agrafeuses, les poids de papier, etc., qui sont coûteux et ont une très longue utilisation peuvent être rangés dans le casier de l’almirah. Les articles tels que le stylo, les recharges, etc. doivent être rangés dans le casier.

Des objets courants tels que des épingles, des pinces, des papiers, etc. peuvent être rangés dans différents compartiments des almirahs. Les fournitures de bureau devraient être placées sous le contrôle du responsable administratif en chef du département administratif, qui devrait en être responsable. Un enregistrement approprié de la réception et des numéros des articles de papeterie devrait être conservé dans le bureau aux fins de vérification.

Problèmes de papeterie:

Les articles de papeterie peuvent être émis essentiellement par deux méthodes différentes:

Dans le département des commandes, le chef du département envoie une circulaire à tous les employés du département pour leur fournir une liste des fournitures, en nombre ou en unités, dont chaque employé aura besoin.

Les besoins de la papeterie par tous les employés sont envoyés au département de publication. Le responsable du département attribue à un employé de chaque service la responsabilité de la papeterie et la conservation de l’enregistrement.

La seconde méthode est la demande individuelle. Selon cette méthode, il est demandé à chaque employé de fournir le relevé des articles de papeterie qu’il utiliserait chaque mois. La liste est collectée par celui qui émet les articles de papeterie et elle conserve un enregistrement des articles de papeterie émis par ceux-ci.