Office Standardization: Objets, zones et avantages
Lisez cet article pour en savoir plus sur les objets, les domaines, les avantages, les effets et les étapes de la standardisation de bureau.
Objets de normalisation dans Office:
Il peut y avoir de nombreux objets de standardisation dans le bureau, dont le résultat final peut être l’efficacité et l’économie.
Les principaux objets de normalisation au bureau peuvent être résumés comme suit:
1. Maintenance des équipements et des machines:
La normalisation garantit une utilisation économique d'équipements et de machines coûteux. Par conséquent, les coûts de maintenance seraient moins élevés car, pour maintenir des machines du même type, les pièces de rechange et le contrat de services peuvent être moins chers.
2. Coût réduit de la formation:
Le coût global de la formation sera inévitablement bas, car le matériel, les équipements, les fournitures et les machines sont normalisés. Cela garantit également l'interchangeabilité du personnel pour répondre aux besoins de pointe.
3. Économie des achats:
Un autre objectif des normalisations est d’avoir une économie d’achat de fournisseurs, de mobilier, d’équipements et de machines. L'achat en grande quantité peut entraîner une baisse du prix d'achat.
4. Fixation des normes de performance:
La normalisation est nécessaire pour fixer la norme de performance.
Domaines de normalisation au bureau:
Les domaines suivants dans lesquels la normalisation des méthodes bureautiques peuvent être particulièrement utiles:
a) Activités humaines
b) Communications
(c) Formulaires et registres
d) Équipement et machines
e) meubles
f) Fournitures
g) Affectation d'espace
h) Environnement de travail
Nous discuterons brièvement de ce qui suit:
a) Activités humaines:
Les activités humaines peuvent être normalisées au bureau. La meilleure méthode d'un exemple peut être déterminée. Cette méthode peut être suivie par d'autres employés de bureau avec, bien sûr, le changement nécessaire pour convenir à un travail ou à un employé.
b) communication :
Les moyens de communication et la méthode peuvent être normalisés pour réduire les coûts. Ceci est très important dans le cas d’organisations où les bureaux sont très éloignés.
(c) Formulaires et registres:
La normalisation des formulaires se traduirait par moins de formulaires, ainsi que par des formulaires moins longs. Ensuite, il peut y avoir une normalisation de la période de temps pendant laquelle les enregistrements doivent être conservés puis détruits.
d) Équipement et machines:
La normalisation implique l'utilisation d'équipements et de machines similaires.
e) Meubles:
La normalisation de la table de travail, des chaises, etc. est réalisée pour assurer économie et interchangeabilité.
f) Fournitures:
Cela implique qu’il existe une normalisation des différents types de fournitures comme le papier, le carbone, l’encre, les agrafes, le caoutchouc, etc.
g) Allocation de locaux:
L'attribution d'espace est également normalisée. Ceci doit être basé sur les types de travail ainsi que sur le niveau de travail.
h) Environnement de travail :
L’environnement de travail doit être normalisé: quantité de lumière nécessaire pour différents travaux, niveau de bruit admissible, humidité, etc. pour obtenir de meilleures performances.
Avantages de la normalisation:
1. économie:
La normalisation signifie une plus grande économie dans presque toutes les activités. Les fournitures, équipements et machines normalisés peuvent être apportés en plus grande quantité et à des prix inférieurs. En outre, l'interchangeabilité des équipements et des machines se traduit par une utilisation plus économique et des coûts d'investissement et de réparation réduits.
2. Meilleure adéquation à la tâche:
La normalisation signifie les types appropriés de fournitures, équipements, machines, formulaires, communications, mobilier et environnement de travail pour une tâche donnée.
3. Facilité d'administration:
La normalisation prend en charge les travaux de routine, tandis que la direction se charge des tâches les plus importantes.
4. Pertinence des méthodes:
Une utilisation accrue des ordinateurs et des mini-ordinateurs rend les normalisations obligatoires. Ainsi, la standardisation est une nécessité dans le bureau moderne.
5. Meilleur contrôle:
La norme de performance ne peut être fixée sans normalisation. Ils sont liés entre eux. Des normes de performance doivent être fixées pour contrôler l’activité des bureaux.
6. Aider à la préparation du budget:
Lorsque les méthodes de travail standard ont été élaborées, le coût du bureau peut être déterminé avec une plus grande précision. Ainsi, le budget de bureau peut être préparé facilement et avec une plus grande précision car le coût des différentes activités est connu. Ces avantages amènent donc la direction à opter pour la normalisation.
Effet de la normalisation sur les employés:
Bien que la normalisation soit devenue une caractéristique nécessaire de tous les bureaux modernes, son effet sur les employés ne peut cependant être ignoré. Les employés sont généralement traités comme une machine. C’est la direction scientifique de Taylor qui a normalisé l’outil et les méthodes de travail.
Cela signifie que son travail est plus terne et provoque donc plus de fatigue et d’ennui. Il est donc nécessaire que la direction s’occupe de cet aspect pendant la mise en œuvre de la normalisation.
Étapes de la normalisation dans Office:
Chaque organisation progressive doit avoir un service système responsable de la normalisation. Cependant, dans la pratique, le fonctionnement du bureau et ses méthodes sont tellement variés qu’il serait utile de disposer d’un comité standard au sein de l’organisation, qui est un comité permanent.
Quel que soit l'arrangement, les étapes suivantes sont suggérées pour amener une standardisation d'une méthode:
(a) Déterminer le but de l'opération
(b) Déterminer les besoins à satisfaire
(c) Déterminer les différentes méthodes alternatives pour effectuer les opérations
(d) Comparez les méthodes alternatives ayant le même objectif vis-à-vis du facteur coût
e) La meilleure méthode devrait être choisie sur la base de diverses alternatives
f) Pour concrétiser la réflexion, il faudrait normaliser et préparer des spécifications écrites.
Simplification:
La simplification fait référence au processus de simplification ou de simplification d'une chose.
Par exemple, résolvez simplement cette arithmétique:
Nous sommes arrivés à la solution qui est 23/73. En examinant ce problème, nous constatons qu’il ya beaucoup de crochets, c’est-à-dire des interruptions, et nous avons trouvé une solution en supprimant les crochets ou les interruptions un par un avant de trouver la solution.
De la même manière, dans une organisation, il peut y avoir de nombreux problèmes ou problèmes, et il faut trouver une solution. Il faut résoudre les problèmes à chaque étape intermédiaire avant d’arriver à une solution.
Dans un bureau ou une organisation, il n’est pas possible pour le responsable en chef ou le responsable du bureau de tout gérer.
Il ne peut tout simplement pas tout gérer à lui seul. Il doit trouver une solution à chaque étape pour alléger son fardeau, ainsi que son travail, de sorte qu'il se concentre sur les problèmes vitaux, critiques et majeurs pour prendre des mesures favorables à chaque étape et laisser les problèmes intermédiaires pour les personnes. à tous les niveaux, sous lui de résoudre les problèmes.
Bien entendu, les rapports doivent toujours être soumis aux autorités supérieures. Ceci est un exemple et un processus de simplification. La simplification allège le fardeau de l'autorité compétente et lui facilite la tâche pour lui permettre de prendre une décision éclairée sur la base des solutions qui lui ont été apportées.
Il prévoit également des responsabilités à assumer par les agents intermédiaires à chaque niveau pour gérer une situation et fournir la meilleure solution aux supérieurs.
