Bureau: signification, importance, organiser un bureau et ses principes

Lisez cet article pour en savoir plus sur le sens, l’importance, l’organisation d’un bureau et les principes régissant son fonctionnement.

Signification de bureau:

Il y a eu beaucoup de définitions pour définir un bureau. Cependant, dans un langage simple, on peut parler de "lieu d’activité". Cependant, cette définition est inadéquate car cette définition ne prend pas en compte le travail de bureau qui constitue le cœur de l’activité de bureau.

La signification d'un bureau doit être clairement comprise dans le langage courant. Au moment où vous épelez «bureau», il est entendu que l’activité commerciale, la responsabilité et sa fonction, ainsi que les activités de bureau se déroulent côte à côte.

Par conséquent, compte tenu de toutes ces fonctions, une définition appropriée du bureau peut être formulée. Un bureau peut être défini comme «tout lieu où les informations sur papier convergent et sont documentées, préservées et utilisées pour les opérations commerciales actuelles et futures».

Les informations peuvent concerner la production, le marketing et diverses autres activités d’une entreprise. Les enregistrements appropriés de la réception et de l'exécution des commandes, des enregistrements d'achat, de stockage et d'achat, ainsi que du paiement dû à l'organisation et dû par celle-ci sont quelques-uns des enregistrements que le bureau doit conserver.

Importance d'un bureau:

L’importance d’un bureau réside dans le fait qu’il fonctionne non seulement pour le maintien de son activité, de sa marque et de son capital sur le marché, mais aussi dans le fait qu’il doit être responsable, pendant très longtemps, du ses employés et de les conserver pendant une très longue période, non pas sur une base forfaitaire, mais sur une base permanente.

L'importance repose sur deux faits. Le premier est le taux de non-rotation du personnel, ou un taux très bas, un taux décimal de rotation du personnel est ce que l'on doit viser. Le second et le plus important est que son chiffre d’affaires devrait être reporté sur une base constante, chaque année, plutôt que d’être trop turbulent et palpitant pendant un an et terne et drastique une autre année.

Prenons l'exemple de AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; basé à Anand, Gujarat. Depuis vingt ans, leur chiffre d’affaires interne sur leur bénéfice net a continué d’augmenter de 4% par an. En conséquence, leur activité valait, à la fin de 1998, plus de 90 000 roupies. 156 crores. C’est un exemple flagrant de l’augmentation constante du volume des activités de bureau chez Amul, et c’est l’importance des bureaux.

De plus, au cours des 20 dernières années, à l'exception des employés qui ont atteint l'âge de la retraite, aucun employé n'a abandonné cette organisation, pour aucune raison. Cela témoigne également de l’importance du bureau pour fidéliser ses employés.

L’importance du bureau et du succès repose sur les facteurs suivants:

(une planification,

(b) organiser,

c) diriger,

d) dotation en personnel,

e) Contrôle et coordination,

f) correspondance de bureau,

g) recrutement,

h) Budgétisation

Cependant, dans le cas de chaque entreprise, chaque événement doit être planifié. La planification doit être exécutée. Les exécutions nécessitent des instructions, des supervisions, des contrôles et des coordinations. Si chacun de ces éléments est correctement synchronisé, les objectifs fixés sont atteints et l'importance du bureau prend une image à côté d'une direction qui lui est propre.

C'est donc l'importance du bureau. Il existe certains facteurs pour lesquels un bureau reçoit sa part et son importance.

Ceux-ci sont énumérés comme suit:

1. Centre d'information :

Office est un centre d’information ou une banque de données contenant toutes les informations sur lesquelles sont effectuées les activités. Tous les chiffres d'affaires actuels et passés devraient être au bureau. Sur la base de ces informations, le bureau planifie, prévoit et contrôle son fonctionnement, son domaine d’activité.

2. Office sert de canal de communication:

Il est évident que sans aucune communication, le bureau ne peut tout simplement pas fonctionner et ne peut servir son objectif. Toutes les communications, en particulier les communications écrites, vont du haut vers le bas, et les rapports doivent aller du bas vers le haut. Le bureau tomberait si les communications ne coulaient pas souvent et si les rapports n'étaient pas disponibles ou présentés aux autorités supérieures dans les délais impartis.

3. Aides en coordination:

Les objectifs d'un bureau ne seront pas atteints s'il n'y a pas de coordination adéquate entre les employés. La relation employeur-employé et la relation employé-employé doivent être bonnes si une coordination efficace doit être mise en place.

Une coordination efficace renforce l'esprit de travail, renforce l'unité et renforce le moral de chaque employé travaillant dans l'organisation. L'aide, les informations nécessaires et le soutien du plus haut niveau sont nécessaires pour promouvoir la coordination.

4. Importance pour le gouvernement et le grand public:

Aujourd'hui, chaque entreprise, pour exister, doit respecter certaines directives, règles et réglementations formulées par le gouvernement. Aujourd'hui, chaque unité opérationnelle est considérée comme générant des revenus et un institut social. Chaque bureau a une aile et constitue un lien entre la société et le gouvernement.

C'est aussi un lien entre la population et le gouvernement. Par conséquent, un bureau doit créer un type d’image propre dans l’esprit des personnes pour créer une image de marque appropriée et une image d’entreprise.

5. Aide au contrôle de gestion:

Le contrôle est une combinaison de techniques correctives et de mesure de la performance des sub-ordonnées afin de s'assurer que l'objectif d'une entreprise est atteint et réalisé. Le contrôle exige d’établir des «normes», puis de les mesurer dans les délais prescrits et dans les limites des ressources.

Il mesure réellement:

(i) si les normes sont atteintes, et

(ii) Si non atteint, alors quelle était la déviation et quel était le pourcentage de déviation. Une fois ceux-ci déterminés, les différents moyens de contrôle sont conçus pour mettre le bureau ou l'entreprise sur la bonne voie.

6. Importance par rapport aux clients:

L'importance réelle de tout bureau est sa relation avec son client. C'est le client qui apporte les affaires au bureau et, par conséquent, le client est le roi. À l'exception du bureau du gouvernement, chaque organisation commerciale dépend de son client pour que son activité génère des revenus. D'où l'importance du bureau vis-à-vis de son client: «client», c'est maintenant «l'empereur».

Gardant cela à l'esprit, les commandes reçues par le client, leurs demandes et leurs plaintes sont traitées par le bureau via des contacts directs et personnels. De nos jours, le bureau moderne a une personne très importante: l'agent invité (GAO), qui assiste tous les clients et les informe directement, personnellement ou par téléphone, de l'entreprise, de ses activités et de son activité.

7. Importance pour l'actionnaire:

Chaque bureau constitue un lien important entre l'actionnaire et l'entreprise. L'émission du dividende sur les actions, le transfert des actions, la publication de l'avis de convocation aux assemblées de la société et la réponse à toutes les questions adressées à l'actionnaire sont d'une grande importance et celles-ci ne peuvent être obtenues ou obtenues sans se fixer de bureau. .

8. Importance du travailleur :

Pour maintenir une bonne main-d'œuvre, un bon environnement, sans politique officielle, sans parti pris et avec une relation efficace, sous la forme employé-employeur et employeur-employé; une relation est nécessaire.

Le paiement du salaire dans les délais, le paiement du salaire dans les délais, la préparation de la fiche de salaire, le maintien de la présence, la possibilité pour les travailleurs de se prévaloir d'un congé pendant une période d'urgence constituent certaines des tâches importantes qui doivent être remplies par le bureau. C’est pourquoi ce sont là les quelques points à noter, à appliquer et à généraliser dans chaque bureau afin que celui-ci fonctionne de manière fluide et brillante.

Organiser un bureau:

Organiser signifie créer une structure de tâches et de fonctions pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Urwick a défini l'organisation comme «des activités nécessaires à toute fin ou tout projet et les organisant en groupes pouvant être attribués à des personnes».

Le bureau doit être organisé et les tâches et les fonctions doivent être définies pour déterminer la relation activité-autorité afin que le bureau fonctionne sans heurts.

La structure de l'organisation devrait avoir les caractéristiques suivantes:

1. Il doit représenter et refléter les plans et les caractéristiques du bureau.

2. Il doit refléter l'autorité disponible pour la gestion de l'entreprise.

3. Il doit refléter son environnement.

4. Il doit être doté de personnel qualifié.

Le processus d'organisation doit être appliqué à tous les départements de l'entreprise, y compris le bureau. Le bureau doit prendre certaines mesures ou s’occuper de lui si l’organisation doit être structurée.

Les étapes impliquées dans le processus sont les suivantes:

1. Établissement des objectifs de l'entreprise.

2. Formulation de dérivés, d’objets, de plans et de politiques.

3. Détermination des activités nécessaires pour atteindre ces objectifs, plans et politiques.

4. Regrouper ces activités en fonction des ressources humaines et matérielles disponibles et de la meilleure façon de les utiliser.

5. Regrouper ces activités et les déléguer aux responsables respectifs de chaque groupe avec l'autorité nécessaire pour les exécuter.

6. Reliant ces groupes verticalement et horizontalement par le biais d'une relation d'autorité et d'un système d'information.

Ces principes sont énumérés comme suit:

1. Principes d'unité d'objectifs:

Chaque partie de l'organisation, y compris le bureau, travaille à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

2. Principes d'efficacité :

L'efficacité est un principe de base. L'objectif doit être atteint au moindre coût pour l'organisation et pour la société.

Principes relatifs au processus d'organisation dans un bureau:

1. Principe d'équilibre:

L'application du principe ou des techniques doit être équilibrée à la lumière de l'efficacité globale de la structure dans la réalisation de l'objectif de l'entreprise.

2. Principe de flexibilité:

L'organisation doit être flexible pour répondre aux conditions changeantes.

3. Principe de facilitation du leadership:

La qualité du leadership doit être encouragée dans l’organisation afin d’atteindre les objectifs.

Voici comment un bureau doit être créé et organisé, lentement, étape par étape.

La dernière partie de l’organisation d’un bureau est la mise en place d’un système de hiérarchie et nous en discuterons ensuite.