Gestion de bureau: planification, rôle des gestionnaires et tâches des RH

Planification du bureau:

Chaque niveau d'employé de bureau a des responsabilités assez différentes. La différence fondamentale réside dans la mesure dans laquelle les routines mécaniques jouent un rôle dans le travail de l'employé; Les tâches prévisibles occupent une grande partie de la journée des employés, mais beaucoup moins dans la vie d’un directeur de division.

La visualisation d'un «bureau intégré» peut donner à penser à tort que les mêmes outils électroniques permettent de répondre au besoin d'une meilleure productivité aux deux niveaux. Pas plus qu'une dactylographe ne peut passer au traitement de texte en utilisant le même micro-ordinateur qui a transformé le travail de sa collègue en comptabilité.

Pour le manager, l’efficacité est le problème; pour les employés, les secrétaires et le personnel de soutien, c’est l’efficacité. Les cadres, dans l’ensemble, sont payés pour prendre des décisions rentables et pour s’assurer que celles-ci sont correctement exécutées par leurs subordonnés. En quoi consiste ce processus? Tout d'abord, la collecte d'informations.

Le contact verbal est la méthode de prédilection dans le monde des affaires d'aujourd'hui et il ne fait aucun doute que la conversation demeurera le moyen le plus commode d'acquérir et de transmettre des faits. Les documents sous-tendent ce processus et, compte tenu de la capacité limitée et de la faillibilité illimitée de la mémoire humaine, il n’est pas surprenant que les responsables gèrent les informations sous une forme quelconque de stockage temporaire ou permanent, généralement du papier.

La deuxième partie de la fonction du gestionnaire est constituée d’analyses, d’imagination et de conjectures; utiliser les informations acquises pour prendre une décision. Cela implique moins d'échanges de données avec d'autres personnes, mais l'efficacité du responsable dépend de sa capacité à accéder aux informations assez rapidement pour suivre le rythme de son processus de réflexion. La qualité de l'analyse sera compromise par des systèmes de stockage et de récupération mal organisés ou lents, et son travail sera rendu plus difficile s'il doit s'appuyer sur des données brutes non éditées. pour travailler vite, il a besoin de résumés indexés de faits saillants, et il doit mettre la main sur eux sans tarder.

Une fois la décision prise, les autres personnes doivent en être informées. Le responsable utilise des systèmes de communication pour informer à la fois les supérieurs et les subordonnés des résultats de ses délibérations et également pour contrôler en permanence l'exactitude avec laquelle ses instructions sont exécutées. Son efficacité dépend à nouveau de la rapidité et de la fiabilité de ses moyens de communication. avec un service de communication théorique à 100%, la seule limite à son efficacité en matière de gestion serait sa capacité personnelle.

Chose étrange, la plupart des entreprises européennes sont disposées à investir dans des outils bureautiques destinés au personnel de support dans les cas où une augmentation de la productivité génère un gain financier par capital relativement faible par rapport à la fourniture d’outils électroniques pour la gestion, dans lesquels une amélioration de la productivité peut produire ou économiser une somme considérable pour l'organisation.

Cela peut être dû à la difficulté de mesurer les résultats de la gestion ou au fait que les aides à la gestion électroniques fonctionnent dans un contexte plus vaste et plus coûteux qu'un terminal de bureau ou un système de traitement de texte. Quelle que soit la raison, il existe des signes indiquant que cette préférence est sur le point de changer radicalement.

L'avènement des postes de travail exécutifs, la mise en place d'une infrastructure de communication internationale et le succès avec lequel les organismes internationaux de normalisation ont encouragé les fabricants à adopter des spécifications de conception communes ont tous ouvert de nouvelles perspectives pour les entreprises qui planifient sérieusement des outils de support électronique pour les moyennes et les grandes technologies. personnel de direction.

Le coût des postes de travail exécutifs, grâce à la large acceptation des systèmes de bureau qui étaient leurs précurseurs, se trouve maintenant dans des limites justifiables. Maintenant que les fabricants peuvent envisager un marché d'une certaine taille pour ces produits, ils peuvent à leur tour justifier les investissements en matériel et en logiciels nécessaires pour adapter les systèmes de bureau aux besoins particuliers des couches managériales.

Peut-être le plus important, le travail de direction est maintenant reconnu comme une ressource extrêmement coûteuse et les employeurs sont incités à prendre toute mesure qui offre une promesse raisonnable de permettre aux gestionnaires d’accomplir plus ou mieux le travail. L’exemple des gains d’efficacité au niveau des employés de bureau, bien que pas vraiment comparable, a encouragé les planificateurs à appliquer les mêmes attentes d’amélioration de la productivité aux fonctions de gestion.

Les planificateurs développent de nouvelles méthodes d’évaluation des progrès qualitatifs en matière de productivité de gestion, bien qu’il n’existe inévitablement pas de réponse simple dans un environnement où les routines sont remarquablement absentes. Le véritable ennemi de l'intégration au niveau du bureau ou du service reste l'incompatibilité des équipements.

Jusqu'à présent, peu de fabricants ont été disposés ou en mesure de faire en sorte que leurs systèmes puissent communiquer facilement avec d'autres systèmes susceptibles d'être trouvés dans la même organisation d'utilisateurs: réticents, car le concept d'un utilisateur entièrement dédié aux produits d'un seul fabricant semblait trop séduisant; et incapable, car, jusqu'à récemment, les spécifications de normes nécessaires étaient trop provisoires pour justifier leur adoption.

Des mesures importantes ont toutefois été prises et il est aujourd'hui peu courant qu'un grand fabricant introduise un nouveau produit ne respectant pas les normes réglementaires ou de facto communément acceptées. Bien que nous soyons encore très loin de l’objectif d’une véritable compatibilité à tous les niveaux, l’utilisateur n’a plus à craindre que les produits d’un fournisseur majeur soient invalidés par les équipements lancés l’année suivante; les fabricants ont reconnu qu’il leur incombait de veiller à la compatibilité et aux chemins de migration. L'introduction de «l'architecture ouverte» locale et large fournit la preuve de cette intention.

Il est utile de garder à l’esprit les facteurs qui freinent nos progrès vers la bureautique. Certains sont technologiques, d'autres sociologiques. Les planificateurs peuvent trouver leurs programmes involontairement sabotés par ceux-ci, tandis que les utilisateurs de systèmes de gestion ou de bureau qui utilisent des systèmes électroniques ne devraient guère manifester de sympathie pour les premiers. Tout type de changement de comportement est limité par la résistance naturelle de l'homme. Les gens sont naturellement conservateurs et résistent ou sont contrariés de devoir modifier des comportements confortables et familiers. Les observations indiquent deux facteurs.

Le premier facteur essentiel, qui concerne à la fois le personnel de direction et le personnel de bureau, concerne la masse critique. La résistance à l’introduction de systèmes électroniques semble disparaître soudainement et miraculeusement une fois atteint un certain niveau de saturation.

Deuxièmement, les gestionnaires et les employés s’appuieront sur leur propre système une fois qu’ils pourront constater que la possession procure à un collègue un avantage quelconque. Par exemple, un chef de marque sera incapable de tolérer une situation dans laquelle un de ses collègues peut obtenir des données instantanées sur les performances du marché à partir de son terminal de bureau, même s'il a toujours juré qu'il ne se permettrait jamais d'utiliser un clavier; dès que c'est un appartement que la possession d'un écran de visualisation ou d'un poste de travail confère, le pouvoir, la résistance fondent. De la même manière, la meilleure méthode pour vaincre l'antipathie des logiciels de traitement de texte consiste à les donner à quelques dactylos sélectionnés. très bientôt, les autres se mutineront à moins qu'ils ne soient également équipés de l'équivalent.

Mis à part les stratagèmes psychologiques, il est vivement recommandé de consacrer beaucoup de soin et d’efforts à la préparation du personnel à l’avènement des systèmes de bureautique électroniques. Comme il s’agit probablement du changement le plus dramatique qui se produira dans la vie de leurs bureaux, il est totalement contre-productif de le laisser faire face à ce problème tout seul. Pourtant, à l’heure actuelle, les entreprises introduisent des micro-systèmes, de nouveaux systèmes téléphoniques et -processing installations sans même annoncer le fait à l'avance.

Le résultat est évident. Des organisations plus éclairées gagnent des dividendes en organisant des séances d’explication et de formation à tous les niveaux; même comme geste, ce degré d'inquiétude est apprécié et réciproque, tandis qu'une explication de base des raisons pour lesquelles l'automatisation doit être introduite s'est avérée très utile pour dissiper l'opposition.

Il peut être pertinent de noter à ce stade les résultats surprenants d’une enquête réalisée par Philips Business Systems au milieu de 1983. Deux cent directeurs et dirigeants des 1 000 plus grandes entreprises britanniques ont été interrogés sur leur point de vue sur la bureautique.

Les analystes ont été étonnés de constater que 49% des cadres dirigeants interrogés utilisaient déjà eux-mêmes une sorte de système informatique de bureau. La moitié des autres attendaient avec intérêt l'installation d'un système personnel d'aide à la décision dans leurs propres bureaux. À ce niveau du moins, il semble que les systèmes de bureautique de résistance culturelle aient pratiquement disparu.

Outre les facteurs humains subjectifs, des considérations techniques jouent un rôle important dans la confusion et le retardement de l’environnement «entièrement automatisé». La technologie mérite le crédit pour les énormes progrès réalisés en matière de réduction des coûts, qui sont à l'origine de l'ouverture du marché si rapidement, mais la technologie progresse si largement qu'un élément d'incertitude entre dans les prévisions de la plupart des planificateurs lorsque les options système sont prises en compte .

Par exemple, aucun système de courrier électronique, de messagerie ou de classement ne peut jamais véritablement remettre en cause les méthodes sur papier sans tenir compte du fait qu’il y aura toujours un afflux de documents papier dans une organisation de la part de correspondants trop petits ou trop enclins à adopter un système électronique. alternative.

Le système doit donc être équipé pour gérer la saisie de document ainsi que la saisie numérique directe depuis une sortie WP, télétex ou informatique. L'enregistrement optique numérique, utilisant des écrans haute résolution, représente de loin la méthode la plus efficace pour fournir cette capacité. Cependant, étant donné que la technologie est relativement nouvelle et offre une solution considérée comme avancée, car elle est si complète, les coûts de la DOR sont actuellement élevés. C’est un exemple classique d’une technologie qui ne sera universellement disponible qu’après avoir été lancée par les plus grandes organisations du monde.

La question des supports de transmission est tout aussi troublante pour le planificateur. Il est actuellement confronté à une variété d'options différentes lorsqu'il veut clairement uniformiser au sein de son entreprise sur un support qui sera adopté par les PTT et leurs clients du monde entier.

Un certain nombre de systèmes de gestion de la communication à grande échelle ont récemment été introduits dans le but de résoudre ce problème, mais le planificateur a une plainte légitime contre les autorités de télécommunication dont la non-coopération lui impose de telles dépenses. Même lorsque des services compatibles au niveau international sont annoncés, le manque de fiabilité des dates d’inauguration proposées est désormais notoire.

Le conseil le plus utile que nous puissions offrir au planificateur en bureautique est d’encourager le personnel à accumuler de l’expérience dès le plus tôt possible. Tous les problèmes dont nous avons discuté sont exacerbés si l’introduction à la réalité de l’électronique bureautique est laissée dans l’attente d’un moment magique dans l’avenir, lorsque tout se résoudra. Ça ne va pas; les choix difficiles auxquels nous sommes confrontés aujourd'hui seront remplacés par d'autres demain; Pendant ce temps, les entreprises aventureuses qui sont prêtes à surmonter les effets prévisibles et inattendus du changement récolteront les fruits de leur détermination.

Au niveau des employés de bureau, il ne fait aucun doute que le traitement de données local, avec ou sans accès à une base de données distante, multiplie par un facteur important la productivité des employés. Le traitement de texte permet au personnel de secrétariat et de dactylographie d'améliorer à la fois leur volume de production et la qualité de leur travail. Au niveau de la direction, un système de communication vocale sophistiqué est sans doute le plus puissant contributeur à une efficacité accrue, tandis que l’accès personnel aux statistiques centrales ou départementales via une unité d’affichage de bureau permet au gestionnaire de garder un contact quotidien avec les faits concernant son domaine de responsabilité. .

Le traitement de la correspondance entrante et sortante est une fonction de bureau qui, dans son apparence traditionnelle, supprime à la fois l’efficacité des écritures et l’efficacité de la gestion; l'installation d'un système électronique de stockage et de récupération de l'information, qui reprend les fonctions de classement, de maintenance et de consultation des dossiers, offre la possibilité d'un bond en avant sur les deux niveaux à la fois.

Le choix du système pour chacune des trois installations au niveau des bureaux dépendra de divers facteurs, dont la préférence personnelle n’est en aucun cas le moins important, bien que le but ultime de l’intégration complète du système soit encore éloigné, le chemin peut soyez infiniment plus facile en choisissant l'équipement qui respecte aujourd'hui les normes internationales publiées et de facto et en limitant les relations des fournisseurs aux seuls fabricants qui adhèrent au principe de l'architecture des systèmes ouverts.

Rôle du chef de bureau:

L’importance du chef de bureau se résume en un mot: efficacité. Un responsable de bureau vous libèrera de toute une série de tâches fastidieuses, vous permettant ainsi à tous les membres de votre entreprise de se concentrer sur les principes fondamentaux de la gestion de l'entreprise ou simplement de l'exécution de votre travail.

Les fonctions d'un chef de bureau varient d'un bureau à l'autre. Demandez à votre chef de bureau de gérer tout ce qui doit être fait pour que votre entreprise continue de fonctionner efficacement. Dans certaines entreprises, le chef de bureau peut être secrétaire ou réceptionniste. Dans d’autres, le chef de bureau peut assumer davantage de responsabilités - en tant que comptable ou en tant que dépanneur technologique.

Vous trouverez ci-dessous certaines des tâches qui incombent souvent à un chef de bureau:

i) téléphones:

Vous pouvez faire en sorte que le chef de bureau réponde à tous les appels téléphoniques et les corrige vers les postes appropriés. Le responsable du bureau peut également s’assurer que votre système téléphonique fonctionne correctement et répond à vos besoins.

ii) réception:

Les responsables de bureau peuvent s’asseoir à un bureau directement à l’entrée du bureau et saluer tous les visiteurs dès leur entrée. Les tâches supplémentaires peuvent inclure la signature pour les livraisons, la réception et la distribution du courrier, et la mise en ordre de la zone de réception (s’assurer que les magazines sont à jour, arroser les plantes, etc.).

iii) Fournitures de bureau:

Les responsables de bureau peuvent commander toutes les fournitures nécessaires à la gestion efficace et professionnelle d'un bureau, en veillant à ce que les fournitures manquent et en s'assurant que les marchandises sont commandées avant leur épuisement.

iv) mobilier de bureau:

Les responsables de bureau peuvent choisir et acheter des bureaux, des chaises, des classeurs, etc.

v) Matériel de bureau:

Les gestionnaires de bureau peuvent entretenir des équipements tels que des photocopieurs, des télécopieurs et des systèmes téléphoniques. Ils pourraient peut-être résoudre les problèmes mécaniques, ou au moins superviser leur réparation par un professionnel. Des tâches supplémentaires peuvent inclure la programmation de numéros fréquemment utilisés dans des télécopieurs et des systèmes de numérotation abrégée de téléphones.

vi) ordinateurs:

Confiez à votre chef de bureau la supervision des ordinateurs de bureau et le dépannage si nécessaire. Par exemple, le responsable de bureau doit être familiarisé avec les problèmes informatiques de base et pouvoir aider les employés lorsque leur ordinateur ou leur imprimante est gelé. Ce devoir est particulièrement important si votre entreprise est trop petite pour avoir un employé de support technique à temps plein.

vii) classement:

Une des tâches centrales des responsables de bureau est d’organiser les monticules de paperasse. Le responsable doit développer un système de classement complet et facile à suivre pour les factures, les reçus, les informations client et d’autres documents importants.

(viii) comptabilité:

Généralement, les entreprises en croissance engagent un comptable pour gérer la budgétisation de haut niveau et comptent sur le chef de bureau pour la comptabilité. Les tâches peuvent inclure le suivi de la facturation des clients, la compilation des heures des employés, la liaison entre le comptable de l'entreprise, la prestation du service de la paie et la distribution des chèques de paie.

(ix) Planification de la réunion:

Votre responsable de bureau peut prendre en charge la planification des réunions sur site et hors site.

(x) gestion des ressources humaines:

Dans de nombreuses entreprises en croissance, le chef de bureau est le département des ressources humaines de facto, chargé de gérer des problèmes tels que la paperasse des nouveaux employés et les dossiers des employés. Soyez prêt à débourser beaucoup d'argent pour un chef de bureau de premier plan. L'alternative est de faire toutes ces tâches vous-même.

Devenir un gestionnaire de bureau efficace:

L'auto-amélioration peut être coûteuse et prendre du temps. En tant que chef de bureau, cependant, devenir plus efficace peut rendre votre travail plus facile et plus précieux aux yeux de la direction. Les gestionnaires de bureau sont des multitâches experts. Si vous faites plus de quatre choses à la fois, ce n'est probablement pas encore suffisant.

Votre connaissance du bureau est incomparable - vous savez exactement à qui appeler et quand. De plus, vous avez un sixième sens des crises de bureau. En d'autres termes, vous êtes pratiquement indispensable. Quel est ton secret? Vous êtes organisé comprendre (jusqu’à un point), un bon communicateur et peut toujours avoir une vue d’ensemble. Néanmoins, comme tout employé clé, les chefs de bureau recherchent souvent des moyens d’accroître leur efficacité.

Voici quelques conseils clés:

1. Perfectionnez vos compétences en communication orale:

Savoir comment parler aux gens est primordial pour les responsables de bureau. Dans de nombreux cas, vous êtes la personne de référence, votre capacité à bien écouter est donc essentielle. Vous êtes également le responsable de veiller à ce que les choses soient faites. Savoir comment poser des questions et obtenir des éclaircissements vous aidera également à devenir plus efficace.

Par exemple, si vous ne comprenez pas comment un travail doit être effectué, demandez des éclaircissements. Vous n'êtes pas obligé d'admettre que vous ne comprenez pas quelque chose. demandez simplement des éclaircissements. De même, si vous découvrez que des personnes ne comprennent pas vos instructions, demandez-vous si vous devez être plus clair dans votre communication.

2. Ne négligez pas vos compétences en rédaction:

Ce n’est pas parce que les courriels en général souffrent d’une mauvaise grammaire et de la ponctuation que votre communication écrite ne doit pas être professionnelle. Mais savoir quoi écrire et comment le faire ne fait que partie de votre mission; vous devez également connaître votre auditoire de lecture.

Les gens ont-ils tendance à lire l'intégralité de votre courrier électronique ou vont-ils arrêter de lire après les deux premières lignes? Pour ces derniers, vous voudrez incorporer les informations les plus importantes dès le départ. De plus, rappelez-vous toujours qu'une fois que vous avez écrit quelque chose, le monde peut le voir. Soyez particulièrement sensible dans vos courriels et mémos lorsque vous informez le personnel d'un nouvel équipement, d'un changement de politique ou de tout rapport. Vous ne voulez jamais fréquenter ou insulter quelqu'un.

Et ne sous-estimez jamais le pouvoir de la mauvaise interprétation. Réfléchissez à la confusion - et aux sentiments négatifs - qui pourraient survenir si vous deviez écrire «je vous en veux», ce qui signifie que vous avez envoyé un rapport à nouveau, par opposition à quelque chose qui aurait pu être dit plus tôt. Il est clair que vous voulez savoir où insérer des traits d'union (renvoyés) et quand vous devez simplement prendre le téléphone ou vous rendre au bureau de quelqu'un pour une conversation en face à face.

Consultez vos clients internes N'oubliez jamais que votre rôle principal est d'assurer le fonctionnement efficace du bureau. Une communication régulière avec vos collègues peut vous aider à éviter les problèmes et à attaquer ceux qui se présentent de manière plus créative.

3. Traitez vos vendeurs comme de meilleurs amis:

En tant que fournisseur de fournitures de bureau, vous avez tout intérêt à entretenir des relations solides et mutuellement bénéfiques avec vos fournisseurs. Il est logique de construire une relation agréable avec les entreprises qui aident

4. Maintenez le bon fonctionnement de votre organisation:

Tout comme vous attendez de leur loyauté, vous devez également démontrer votre engagement envers la relation. D'autre part, il est également important de maintenir des attentes élevées (mais justes). Essayez de faire les deux et vous obtiendrez probablement un service supérieur à la moyenne à excellent. Mais n'oubliez pas de comparer le paysage des fournisseurs. En tant que responsable des coûts, il est de votre responsabilité de demander aux fournisseurs ce qu’ils peuvent faire pour vous et votre organisation. Leur travail consiste à vous garder un client heureux.

5. Maintenir une attitude positive:

Celui-ci est assez évident. Pourtant, on oublie parfois qu'un sourire ou une remarque intelligente peuvent apaiser une situation troublante. Utiliser l'humour sur le lieu de travail, sourire et dégager une attitude positive chaque fois que possible sont de bonnes stratégies pour surmonter diverses situations de travail. En tant que chef de bureau, vous avez une formidable opportunité de donner le ton. Si les gens peuvent compter sur votre professionnalisme, ils seront moins inquiets et plus déterminés à contribuer à un environnement de travail positif.

Gestion des tâches de ressources humaines:

Un chef de bureau qui gère les ressources humaines serait considéré comme multi-talentueux. Mais cela signifie-t-il nécessairement que c'est la meilleure façon d'utiliser le temps de cette personne? Vous pourriez aussi vous exposer à des problèmes si la personne n’est pas correctement formée. Voici quelques critères qui vous aideront à décider.

Dans une petite entreprise, un chef de bureau peut avoir à assumer le rôle de responsable des ressources humaines. Mais avant que cela ne se produise, assurez-vous que cette personne est correctement éduquée et dispose des outils nécessaires pour exercer ses fonctions de manière productive et dans les limites des règles et obligations légales. Mille choses peuvent mal se passer si cette personne n'est pas consciente des responsabilités potentielles inhérentes à la gestion des ressources humaines.

Voici quelques directives pour vous aider à surmonter efficacement cette situation:

(i) Comprendre le rôle du généraliste:

Un généraliste peut gérer diverses tâches et devra par conséquent posséder une connaissance approfondie des ressources humaines. Dans une petite entreprise, les responsabilités varieront en fonction des besoins de l'entreprise. Mais un généraliste doit également connaître ses limites et savoir quand consulter un spécialiste. Une personne ne peut pas tout faire.

(ii) Décidez quelles tâches peuvent être externalisées:

Certaines responsabilités peuvent être mieux laissées à un consultant externe. Un chef de bureau qui recrute de nouveaux employés, par exemple, peut ne pas avoir le temps de mettre en œuvre un programme de formation. L'externalisation de la fonction de formation peut permettre à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent, mais vous devez d'abord déterminer exactement le type de formation nécessaire. D'autre part, le chef de bureau peut être parfaitement capable de superviser le recrutement et la supervision de divers travailleurs. Assurez-vous de vérifier.

(iii) Former le formateur:

Savoir ce que vous ne savez pas est une partie essentielle du travail de quiconque, en particulier pour un chef de bureau qui gère tout ou partie des tâches liées aux ressources humaines. Par conséquent, un chef de bureau doit connaître toutes les facettes de la gestion des ressources humaines. Un cours d'introduction à la gestion des ressources humaines peut être souhaitable.

Un tel programme offrirait des informations sur le recrutement et la sélection; droit du travail; bases de la rémunération; avantages; orienter et former les employés; et gestion de la performance. Jusqu'à ce qu'un chef de bureau se familiarise avec ces domaines, on ne peut pas attendre de lui qu'il sache quand faire appel à un spécialiste.

(iv) Prioriser:

Dans un monde parfait, votre chef de bureau pourrait tout gérer et permettre à l'entreprise de fonctionner correctement, quoi qu'il arrive. Cependant, le rôle que joue le chef de bureau dépend de la complexité de l'environnement de travail, des types de produits et services proposés et de la clientèle de l'entreprise.

La priorisation aidera le responsable du bureau à éviter de négliger les tâches et responsabilités essentielles. Si la dotation en personnel est une priorité, c'est peut-être à ce moment que le chef de bureau doit concentrer son temps. D'un autre côté, si vous vous concentrez sur la mise en œuvre de nouvelles technologies, c'est alors que cette personne doit passer son temps. Cela nécessite de la planification, il est donc important de commencer par définir comment ces tâches seront accomplies.

(v) Soyez à la fois cohérent et flexible:

Ce n’est pas parce qu’une personne a de multiples talents et qu’elle peut concilier cent (ou plus) tâches à la fois qu’elle peut toujours accomplir des miracles. Cela peut sembler comme ça. Après tout, c’est pourquoi de nombreux gestionnaires de bureau performants sont pratiquement indispensables. Mais ils sont humains aussi. Changer de fonction au jour le jour est source de confusion et d’irresponsabilité.

De plus, cela peut nuire à la productivité d'une entreprise. Il est préférable de mettre en œuvre une politique permettant au chef de bureau d'exécuter les tâches liées aux ressources humaines tout en conservant la souplesse nécessaire pour s'adapter aux conditions changeantes de l'entreprise. En d’autres termes, donnez au chef de bureau les outils dont il a besoin pour faire son travail, mais laissez la marge de manœuvre nécessaire pour faire venir des experts chaque fois que cela est nécessaire.

(vi) Compenser en conséquence:

Si votre chef de bureau doit assumer des fonctions de ressources humaines, il vous incombe de rémunérer de manière appropriée. Si le chef de bureau a été initialement embauché dans un but et que plusieurs tâches de ressources humaines lui ont été ajoutées par la suite, il devrait être récompensé. Combiner les responsabilités les unes après les autres, en particulier si l’on n’est pas formé pour s’acquitter de ces tâches, peut être désastreux pour une petite entreprise.

Besoin d'équipement de bureau:

Lorsque vous vous apprêtez à ouvrir votre propre entreprise, vous devrez prendre de nombreuses décisions importantes. Où allez-vous localiser l'entreprise? Quel type de financement est disponible? Comment pouvez-vous obtenir un avantage concurrentiel dans votre secteur? Obtenir le bon mobilier de bureau n’est peut-être pas rentable, mais reste important pour votre confort et votre productivité.

La plupart des entreprises ont besoin des équipements de bureau suivants dans leurs activités quotidiennes:

i) bureaux et chaises:

Encore une fois, vous n’avez pas besoin de magasiner pour les articles les plus chers, mais gardez à l’esprit que ces chaises seront confortables pour les employés qui pourraient rester assis la plus grande partie de la journée.

ii) Tables et bibliothèques:

Auparavant, les tables et les bibliothèques pesaient une tonne, mais vous pouvez maintenant trouver des objets légers, ce qui facilite grandement leur déplacement dans le bureau.

(iii) Système téléphonique:

Réfléchissez bien à vos besoins spécifiques avant d’acheter un système téléphonique. Si les nombreux systèmes disponibles vous confondent, demandez à d'autres partenaires commerciaux ce qu'ils utilisent et s'ils sont satisfaits de leurs achats.

iv) équipement informatique:

Les ordinateurs personnels, les imprimantes, les scanners et les moniteurs font tous partie intégrante de votre entreprise. Recherchez ce qui est disponible et faites des achats judicieux.

Copieurs:

Avant de dépenser de l'argent sur un copieur, voyez si vous pouvez vous en sortir avec une imprimante multifonction ou un MFP. Ces machines peuvent imprimer, télécopier et copier, à peu près au même prix qu'un photocopieur bon marché. Toutefois, si vous réalisez des milliers de copies par mois, vous devrez probablement louer ou acheter un copieur de bonne qualité.

v) télécopieurs:

Étant donné que de nombreux PC ont des fonctions de télécopie de nos jours, de nombreuses entreprises éliminent les télécopieurs. Mais il n’est jamais inutile de disposer d’un petit modèle de base au cas où le fax de l’ordinateur ne répondrait pas à tous vos besoins. La plupart des jeunes entreprises (et de nombreuses entreprises bien établies) sont constamment à la recherche de moyens d’économiser de l’argent.

Par conséquent, avant de dépenser votre argent et votre tout nouvel équipement de bureau design, découvrez vos options d’équipement de bureau usagé. N'oubliez pas de consulter les petites annonces de votre journal local. Parfois, vous trouverez de bonnes affaires. Regardez aussi dans les maisons de vente aux enchères; plusieurs fois, ils auront un bureau entier à vendre.

Certains des avantages liés à l’achat d’équipement de bureau usagé comprennent:

(i) Économiser de l'argent:

Celui-ci est évident. L'achat d'occasion économise beaucoup d'argent par rapport au coût d'achat de tout neuf.

(ii) Gain de temps:

Si vous avez déjà commandé du matériel de bureau neuf dans le passé, vous savez que le traitement de votre commande peut prendre des semaines, voire des mois. Il est fort probable que vous trouviez un magasin de mobilier ou d’équipement de bureau usagé dans votre ville et que vous disposiez de tout ce dont vous avez besoin en quelques jours ou moins.

(iii) Sauvegarde de l'environnement:

En préservant un bureau en bois usagé de l'enfouissement, vous contribuez à la protection de l'environnement.