La gestion de bureau et son importance
La gestion de bureau et son importance!
La gestion de bureau est la technique de planification, d’organisation, de coordination et de contrôle des activités de bureau dans le but d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Elle vise à une exécution efficace du travail de bureau. Le succès d’une entreprise dépend de l’efficacité de son bureau. Le volume de travail du papier dans les bureaux a considérablement augmenté ces derniers temps en raison de l'industrialisation, de l'explosion démographique, du contrôle gouvernemental et de l'application de diverses lois fiscales et du travail à toute entreprise. L’efficience et l’efficacité, mots clés de la gestion, ne sont atteintes que par une planification et un contrôle appropriés des activités, une réduction des coûts de bureau et une coordination de toutes les activités de l’entreprise.
«La gestion de bureau peut être définie comme une tâche de planification, de coordination, motivant les efforts de tiers en vue d’atteindre les objectifs spécifiques du bureau.»
"La gestion de bureau, en tant que fonction, est cette branche de l'art et de la science de la gestion qui se préoccupe de l'exécution efficace du travail de bureau, quel que soit le moment où ce travail doit être effectué." - William If. Leffingwell et Edwin M. Rot.
«La gestion de bureau consiste à manipuler et à contrôler les hommes, les méthodes, la machine et le matériel afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles, des résultats de la plus haute qualité possible, avec le minimum d’effets et de dépenses possibles, dans les plus brefs délais et de manière acceptable pour le public. top management. ”- Harry H. Wylie.
Cette définition met l’accent sur l’utilisation des ressources de l’entreprise, telles que le matériel, les méthodes, etc., pour atteindre les objectifs et obtenir les résultats optimaux et économiques, et dans les meilleurs délais.
«La gestion de bureau est l'art de guider le personnel du bureau dans l'utilisation de moyens adaptés à son environnement afin d'atteindre son objectif spécifié.» - Mills et Standinhford.
Selon cette définition, une bonne compréhension de l'objectif recherché est nécessaire pour que tous les efforts et toutes les activités soient dirigés de manière à atteindre son objectif. Un environnement où le travail de bureau doit être effectué est fourni par la direction après une planification appropriée. Environnement signifie environnement où travaillent les employés d'une entreprise. Cela inclut des facteurs physiques tels que l'emplacement, la disposition, la température d'éclairage, la ventilation, la propreté, etc. Divers règlements du commerce, pratiques douanières, etc. doivent également être portés à la connaissance des employés.
Dans cette définition, l’auteur a traité la gestion de bureau comme un art de guider et de diriger le personnel ou les employés de l’organisation dans l’utilisation de divers moyens tels que l’équipement de machines, les formulaires, le manuel, les méthodes, etc. La définition met l’accent sur le développement des personnes dans l’entreprise. bureau et pas la direction des choses. La direction du bureau doit comprendre le comportement et les besoins de son employé afin de le motiver à travailler en l’influençant et en fournissant des incitations pour que cet objectif de l’organisation soit atteint.
En termes simples, la gestion de bureau peut être définie comme «un processus distinct de planification, d’organisation, de dotation en personnel, de direction, de coordination et de contrôle de bureau afin de faciliter la réalisation des objectifs de toute entreprise». La définition indique les fonctions de direction d’un responsable administratif. Le diagramme suivant indique divers éléments ou fonctions dans le processus de gestion de bureau.
Importance de la gestion de bureau:
Les points suivants soulignent l’importance de la gestion de bureau:
(i) Contribue à la réalisation des objectifs:
Les objectifs ou buts sont des résultats quantitatifs à atteindre dans un temps donné. La direction fait en sorte que les gens atteignent les objectifs et oriente leurs efforts vers la réalisation de ces objectifs.
(ii) Utilisation optimale des ressources:
La gestion aide à utiliser les ressources efficacement. Les ressources limitées sont utilisées avec optimisme par les gestionnaires. Les gestionnaires assurent la coordination et l’intégration de diverses ressources. C'est la direction qui guide le personnel en place dans l'utilisation des ressources.
(iii) Minimisation des coûts:
Les coûts de bureau ne peuvent être réduits que sous la direction et le contrôle d’une gestion efficace. La gestion de bureau est soucieuse de mener les activités de bureau de la meilleure façon possible et au meilleur prix. La réduction des coûts est l’un des objectifs de la gestion qui peut être atteint grâce à la simplification du travail et à la mécanisation. Grâce à une meilleure planification, à une bonne organisation et à un contrôle efficace, la direction permet de réduire les coûts et prépare l'entreprise à faire face à une concurrence acharnée.
iv) fluidité du travail:
Un flux de travail ininterrompu n'est possible que s'il existe une planification et un contrôle appropriés. La direction assure un déroulement efficace et harmonieux du travail.
(v) Contribue à maintenir l'efficacité du bureau:
La direction aide à maintenir l'efficacité dans un bureau. Un gestionnaire non seulement réalise et produit des résultats, mais le fait également de la manière la plus efficace possible pour contribuer à la génération de bénéfices.
(vi) Gestion de la survie et de la croissance:
La direction doit jouer un rôle important dans la survie de l’organisation. Les changements de technologie et de méthodes doivent être anticipés et adaptés pour la survie et la croissance. Seul le management peut le faire et façonne l’entreprise dans un environnement aussi changeant.
(vii) Fournit l'innovation:
L'innovation consiste à trouver une méthode nouvelle, différente et meilleure pour effectuer le travail existant. Pour planifier et gérer l’innovation, la gestion doit jouer un rôle important. Les suggestions des clients, les informations des vendeurs, la surveillance étroite des activités des concurrents sont une source d’innovation.
(viii) aide à conserver les talents et à développer le sens de la loyauté parmi le personnel de bureau:
Une gestion efficace permet de conserver des employés talentueux et travailleurs en leur fournissant un environnement de travail confortable. Manager doit motiver ses employés en reconnaissant et en appréciant leurs talents.
(ix) assure le leadership:
La direction assure le leadership en influençant et en guidant le personnel de bureau. Les gestionnaires incitent ses subordonnés à travailler volontiers pour atteindre les objectifs de l'organisation.
(x) Gérer le changement:
L'importance de la gestion de bureau réside dans le fait qu'elle aide à planifier le changement et à l'introduire au bon moment et de la bonne manière. En raison de l'évolution des méthodes technologiques, les procédures de travail, etc. doivent être modifiées pour plus d'efficacité et d'économie. Les gens résistent au changement en raison du manque de compréhension des raisons du changement et du manque de formation aux nouvelles méthodes. La direction aide à réduire la résistance des personnes et agit comme un agent de changement.
(xi) Maintien des relations publiques:
La gestion de bureau contribue à améliorer les relations publiques et à accroître la bienveillance d'une entreprise en traitant les réclamations des consommateurs et du grand public.
xii) Avantages sociaux:
La gestion profite non seulement aux entreprises, mais aussi aux divers segments de la société. Il fournit et entretient des liens avec divers types de fournisseurs, banques, sociétés d’assurances, ministères et le grand public. Il profite à la société dans son ensemble en fournissant ses services.
xiii) Facilite la coordination et le contrôle de diverses fonctions de bureau:
La gestion de bureau aide à harmoniser toutes les activités de bureau. Il facilite le contrôle en influençant le comportement des événements pour assurer leur conformité au plan.
