Contrôle des coûts de bureau: réduction, problème et mise en œuvre

Lisez cet article pour en savoir plus sur la réduction, le problème et la mise en œuvre du contrôle des coûts de bureau.

Réduction des dépenses de bureau par contrôle des coûts:

Le contrôle des coûts peut être défini comme le contrôle de tous les postes de dépenses par des comparaisons fréquentes et régulières des dépenses effectives avec des budgets préétablis, de manière à pouvoir détecter et corriger rapidement les tendances non conformes aux normes.

Le contrôle des coûts implique donc les étapes suivantes:

1. Détermination de la norme de coût pour chaque article ou élément.

2. Déterminer la variation de coût par rapport à l'ensemble standard.

3. Prendre les mesures correctives pour s'assurer que les coûts réels sont les mêmes que les coûts standard à l'avenir.

Chaque aspect de la gestion de bureau concerne directement ou indirectement le contrôle des coûts. Cependant, une gestion efficace du fonctionnement du bureau nécessite un programme planifié de contrôle des coûts. Un tel programme comprend la détermination du coût unitaire pour tous les aspects possibles du fonctionnement du bureau.

Il essaie de déterminer le coût de chaque unité d’exploitation et le coût de chaque unité. Il identifie les différentes unités d’exploitation de sorte que ces coûts puissent être imputés aux fonctions de production qui utilisent réellement ces bureaux spécifiques plutôt qu’aux frais généraux.

Problème du contrôle des coûts de bureau:

Le contrôle des coûts au bureau est une proposition déroutante bien qu’elle soit si essentielle. Les données sur les coûts de fonctionnement du bureau sont nécessaires pour fixer les prix du produit de la société et analyser la gamme de produits de la société afin de déterminer si les produits ne sont pas avantageux pour le fonctionnement général.

Le contrôle des coûts de bureau pose un certain nombre de problèmes, les plus importants étant:

1. Problèmes de diversité et de qualité des coûts de bureau:

Office a une grande variété d’activités et il n’est donc pas facile d’établir des classifications rigides et un coût unitaire. Ces activités sont composées de nombreux facteurs, dont certains ne sont pas importants. Beaucoup de personnes au bureau travaillent à différents niveaux de responsabilité. Ces détails et variations rendent le calcul du coût très complexe, car il ne peut pas être effectué sur la base d’une unité d’exploitation de bureau spécifiquement identifiable.

2. Problèmes de praticabilité du système:

Bien qu’un système détaillé des coûts de bureau soit possible, il est très difficile de déterminer si le système est pratique. Il convient de rappeler que l’analyse des coûts au bureau est un gros problème, car les coûts de bureau sont peu importants et une analyse détaillée est souvent plus onéreuse que les économies réalisées et n’est donc pas réalisable.

3. Problèmes de l'opération à chiffrer, etc.:

Étant donné que des coûts peuvent être obtenus pour tous les types d’opérations de bureau, il est difficile de décider quelle opération doit être imputée. Quel devrait être le niveau de précision? La décision dépend du coût de l'analyse, des économies possibles résultant de l'analyse et de l'utilisation des données.

Mise en œuvre du contrôle des coûts de bureau:

Afin de mettre en œuvre le contrôle des coûts dans le bureau, il convient de noter les points suivants:

Classification des coûts:

Les coûts de bureau sont obtenus à partir des enregistrements de paie, des enregistrements de main-d'œuvre, des factures d'achat et de vente, ainsi que des enregistrements comptables et autres.

Dans certains des principaux pays comme le Royaume-Uni, la France, l'Allemagne et les États-Unis, la classification couramment utilisée est la suivante:

a) Comptes des salaires, des avantages et dépenses des employés de bureau et des superviseurs 60% à 70%

b) Matériaux tels que fournitures, papeterie, affranchissement, téléphone, télégrammes, service de télex et de messagerie instantanée (15% à 20%)

c) Frais généraux tels que la maintenance et l'amortissement des machines de bureau, des appareils ménagers, de l'éclairage, des taxes et des assurances 15% à 20%

Dans le contexte indien ou, en l'occurrence, dans tout pays en développement, ces pourcentages doivent être modifiés pour s'adapter aux conditions dans lesquelles les entreprises exercent leurs activités. Ces pourcentages doivent être déterminés sur la base des antécédents. Dans le cas de la plupart des entreprises indiennes, le pourcentage du salaire, des salaires et des avantages doit couvrir de 50% à 60%.

Les coûts de bureau peuvent être subdivisés en système de comptabilité analytique typique et en classification, à savoir:

(a) Matériel direct:

C’est une partie du produit de bureau, c’est-à-dire des formulaires, des en-têtes de lettre et des affranchissements.

b) Matières indirectes:

Ce qui ne fait pas partie du produit de bureau mais qui est nécessaire pour effectuer le travail, par exemple une gomme, un crayon, des caoutchoucs, des tampons, un ruban pour machine à écrire, etc.,

c) main-d'œuvre directe:

Ce qui est appliqué au produit de bureau par les dactylographes, les commis, les sténographes et les opérateurs de machines.

d) Travail indirect:

Ce qui ne s'applique pas directement au produit de bureau, par exemple le travail effectué par le personnel de maintenance ou le service OM.

e) frais généraux:

Il ne s'applique pas spécifiquement aux produits et services de bureau, tels que la lumière, le chauffage, le loyer et les taxes, le téléphone, le superviseur, etc.