Minutes: signification, caractéristiques et aspects

Lisez cet article pour en savoir plus sur le procès-verbal d'une réunion. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Signification des minutes 2. Importance des minutes 3. Caractéristiques 4. Aspects.

Signification des minutes:

Les procès-verbaux sont exacts mais résument les procès-verbaux officiels de ce qui s’est passé lors d’une réunion. Les procès-verbaux doivent être préparés et conservés pour chaque réunion. Le secrétaire a le devoir de rédiger le procès-verbal. À cette fin, il doit y avoir un livre de procès-verbaux.

Un livre de minutes séparé est nécessaire pour chaque classe de réunion dans une organisation. Par exemple, dans une entreprise, il doit y avoir des comptes rendus séparés pour les réunions des membres, le conseil d’administration, chaque comité constitué d’administrateurs, etc.

Importance du procès-verbal:

Les procès-verbaux d’une réunion doivent être préparés et conservés pour les objets suivants:

(a) Garder les archives des affaires traitées lors d'une réunion.

b) Donner des orientations quant aux mesures à prendre sur certaines questions.

(d) Assurer la preuve de toutes les décisions prises, de la présence des membres, de la note de dissidence de tout membre, le cas échéant, de la tendance du vote sur chaque question, etc. chaque fois qu'il y a un différend.

e) respecter les formalités (souvent statutaires) en matière de réunion.

(f) Pour valider la validité d'une réunion.

Tous ces objets accordent une grande importance aux minutes et les rendent indispensables au bon fonctionnement d’une organisation.

Caractéristiques du procès-verbal:

(1) Les procès-verbaux doivent être rédigés dans un langage clair et lucide, de sorte qu'ils puissent être facilement compris par quiconque les lit.

(2) Le procès-verbal doit être écrit brièvement. Le secrétaire prend des notes sur les débats d'une réunion et en rédige le procès-verbal en éliminant les détails inutiles. Les résolutions adoptées doivent être intégralement enregistrées, mais les discussions engagées par différents membres avant l’adoption de la résolution n’ont pas besoin d’être enregistrées.

(3) Il doit y avoir un livre de minutes. Un livre est composé de pages numérotées et reliées entre elles. Un classeur à feuilles mobiles verrouillé peut également servir à cette fin.

(4) Les procès-verbaux sont de préférence écrits à la main.

(5) Le procès-verbal comprend deux parties: (a) le procès-verbal de la narration - cette partie contient (i) une brève description de la réunion, ainsi que la date, l'heure et le lieu, (ii) le nom des membres présents. En cas de grande réunion ou de réunion générale, les noms ne sont pas écrits. (iii) des comptes rendus d'événements tels que l'élection du président, les remerciements du président, la signature du président, la signature du secrétaire (en qualité d'écrivain), etc.

(b) Procès-verbal de la décision - Cette partie contient toutes les décisions prises lors de la réunion sous forme de résolutions. Il est souhaitable que les noms des proposants et des commanditaires ainsi que les noms des membres qui souhaitaient enregistrer leur dissidence soient écrits. Si une réunion est ajournée, les procès-verbaux de chaque date de la réunion seront rédigés séparément pour les transactions effectuées à des dates différentes.

(6) Les procès-verbaux peuvent être rédigés sous deux formes: (a) Forme de paragraphe: chaque affaire traitée lors de la réunion est écrite dans un paragraphe séparé sous un en-tête de sujet ou un titre avec un numéro de série, b) Forme de tableau: les pages sont divisées en colonnes indiquant le numéro de série, l’en-tête et les décisions prises ou en cours d’un événement. Quelle que soit la forme, il y a en haut une brève description de la réunion et en bas, il y a la signature du président et du secrétaire.

(7) Il peut exister des règles statutaires concernant les procès-verbaux, comme nous le constatons dans le cas de réunions d'une entreprise.

(8) Les minutes ont plusieurs aspects, comme détaillé ci-dessous.

Aspects du procès-verbal:

Les minutes ont quatre aspects:

(1) Préparation:

Les procès-verbaux doivent être préparés. Il appartient au secrétaire de préparer le procès-verbal. Il les prépare à partir des nombreuses notes qu'il a prises au cours de la réunion. Il préparera le procès-verbal le plus tôt possible après la fin de la réunion, lorsque tout restera dans sa mémoire, à l'exception des notes.

La Loi sur les compagnies stipule que les procès-verbaux doivent être préparés dans les trente jours suivant la date de la réunion. Parfois, un sténographe est chargé de faire un compte-rendu exhaustif et détaillé des débats d'une réunion, ce qui aidera le secrétaire à préparer le procès-verbal.

Le secrétaire est censé connaître le style de rédaction des procès-verbaux et il peut adopter n'importe laquelle des deux formes. Les procès-verbaux de toutes les réunions d'une organisation doivent être préparés. Même les procès-verbaux d'une réunion informelle sont également écrits.

Le président a le pouvoir de corriger les écrits du secrétaire et il peut également décider d'inclure ou non certaines questions. La pratique générale consiste donc à établir un projet de procès-verbal et, une fois celui-ci terminé, le dernier écrit est rédigé sur les pages du livre des procès-verbaux.

(2) Confirmation:

Les procès-verbaux doivent être confirmés. Le président confirme le procès-verbal.

Il existe deux grandes méthodes de confirmation:

(1) En cas de réunion d’un conseil d’administration, d’un comité ou de tout autre organe restreint se réunissant fréquemment, la méthode adoptée est la suivante: le procès-verbal de la réunion précédente est lu à la réunion suivante et confirmé par le président de cette réunion.

(2) En cas de réunions peu fréquentes, telles qu’une assemblée générale annuelle, les procès-verbaux sont confirmés dans les délais prescrits après la réunion et sont prêts à être inspectés par les membres au bureau de l’organisation afin qu’ils obtiennent le possibilité de soulever des objections, le cas échéant. La confirmation est faite par le président qui a présidé la réunion ou par toute autre personne dûment autorisée à sa place si le président n'est pas disponible.

Un point juridique se pose quant au moment où les décisions prises lors d'une réunion entrent en vigueur. Les décisions prises lors d'une réunion entrent en vigueur au moment même où elles sont prises et non lorsque les procès-verbaux sont écrits et confirmés. Les procès-verbaux sont des enregistrements pour preuve seulement. Les procès-verbaux, une fois signés et confirmés, sont reconnus comme preuve par le tribunal.

(3) conservation:

Les procès-verbaux doivent être conservés pour les enregistrements et les preuves. Un livre de minutes correctement préparé et conservé est accepté comme source de preuve devant les tribunaux. Les procès-verbaux doivent être conservés au bureau (le siège social dans le cas d'un organisme enregistré comme une société, une société coopérative, etc.). Il incombe au secrétaire de conserver le procès-verbal.

(4) Circulation:

Les procès-verbaux peuvent être dupliqués et distribués aux membres. Il n’existe cependant aucune obligation de diffuser les procès-verbaux. Généralement, cela n’est pas fait en cas d’assemblée générale, mais quand un membre demande une copie, celle-ci doit lui être envoyée sous certaines conditions.

En cas de réunion d'un comité ou du conseil d'administration, il est courant de faire circuler les procès-verbaux, soit immédiatement après leur signature et leur confirmation par le président, soit avec l'avis de convocation de la réunion suivante.