Mesure du travail de bureau: importance et processus
Lisez cet article pour en apprendre davantage sur l’importance et le processus de mesure du travail de bureau.
Importance de la mesure du travail de bureau:
En termes simples, mesurer, c'est déterminer la qualité. La mesure du travail se préoccupe donc de la qualité '.
La mesure du travail peut être décrite comme le programme de mesure du volume de travail achevé et du temps nécessaire pour terminer ce travail.
Deux bases permettent aux normes établies d’être utiles dans les conditions suivantes:
1. Détermination du besoin de main-d'œuvre:
Les besoins en main-d’œuvre pour chaque fonction au bureau sont déterminés à l’aide de normes de temps. Par exemple, si dans un bureau le nombre de factures dactylographiées dans une journée est de cent et une dactylographe engagée dans les types de bureau 50 factures, deux dactylographes seront nécessaires pour la même chose.
2. Planification et distribution de la charge de travail:
Cette norme aide à répartir le travail entre les travailleurs et à travailler de manière égale. Ainsi, la mesure du travail aide à éviter les égalités.
3. Comparaison de la performance:
La norme permet de comparer les performances. Ceci est effectué à l'aide de l'indice d'utilisation qui est calculé en divisant le nombre d'heures standard produites dans un poste de travail par le nombre d'heures réellement dépensées.
Déterminations du coût:
La norme de temps fournit la base pour la détermination du coût de différentes unités de travail. Cela est possible car la norme de temps pour chaque fonction ou partie de fonction peut être convertie en normes de coût. Ceci est particulièrement utile dans une organisation où une fonction est composée de plusieurs parties.
Fournir des salaires essentiellement incitatifs:
Étant donné que la norme de temps permet de mesurer l'efficacité, chaque travailleur ou groupe de travailleurs peut être récompensé pour son efficacité sur la base de ses performances et de son moral amélioré. Ainsi, le moral des employés est meilleur car ils savent ce qui leur est demandé en termes de qualité et de quantité de production. Un meilleur ouvrier est ainsi reconnu.
Aide à installer Office System et procédures:
Comme le responsable du bureau connaît le volume de production et son coût, il est en mesure de réduire le coût du système de bureau. Si une méthode, une conception ou la technique doit être modifiée ou si une mécanisation plus importante doit être entreprise, les coûts actuellement encourus et à supporter ultérieurement en raison de modifications seront comparés. Toute modification ne serait autorisée que si une réduction des coûts est possible.
Aide à l'audit de bureau:
La mesure du travail aide à définir un standard de performance. Ces normes aident en matière d'audit de bureau, puisqu'elles aident à évaluer les performances de l'employé et du groupe de travail.
Processus de mesure du travail de bureau:
Le processus de mesure du travail peut être illustré par un schéma simple:
A. Normalisation:
1. Méthodes de travail pour l’amélioration et la normalisation:
La norme de temps ne devrait être fixée qu’après que la méthode de travail aura été améliorée et normalisée. Cette action garantit que les tâches à mesurer sont effectuées de la manière la plus efficace possible. En outre, cela garantit que tous les employés effectuent le travail de la même manière.
2. Détermination des tâches à mesurer:
Les tâches à mesurer sont déterminées et classées. Avant que le processus de mesure ne commence, tous les éléments ou pièces sont également classés. Il appartient aux superviseurs d’approuver les descriptions de tâches et leurs classifications.
3. Définition des unités de mesure:
L'unité en fonction de laquelle une œuvre doit être mesurée doit être définie de manière adéquate. L'unité de travail serait différente pour différents types de travail. Cependant, il serait essentiel de disposer d’une unité facile à identifier, à compter et à comprendre.
4. Mise en place de procédures de rapport:
Il est nécessaire de mettre en place une procédure de compte rendu permettant de comptabiliser la production nécessaire en heures, unités et autres dates, et de la communiquer périodiquement. Généralement, cette responsabilité est confiée au superviseur du centre de travail.
B. Par records et performances:
Dans le cas de la mesure du travail de bureau, les performances passées des employés de bureau et leur performance sont maintenant prises en compte. La mécanisation étant de plus en plus courante dans notre pays, le standard deviendrait plus nécessaire.
En modifiant les méthodes d'estimation ou d'estimation aléatoires, le travail peut être mesuré et la norme peut être définie à l'aide des méthodes suivantes:
1. Méthode de performance passée:
Selon cette méthode, les enregistrements sont analysés pour établir la norme. Les normes définies sur la base des performances passées peuvent être basées sur les performances optimales, ou les performances les moins performantes sont prises en compte. C'est une méthode simple qui peut être installée gratuitement dans une large mesure.
2. Méthode d'analyse du temps:
Il est également connu sous le nom de méthode du journal de temps. Les étapes suivantes sont impliquées dans cette méthode:
(a) Chaque activité effectuée pendant la journée est identifiée.
(b) Chaque activité identifiée se voit attribuer un code simple.
c) Une fiche spéciale d'analyse de temps est préparée chaque semaine par chaque travailleur dans lequel il enregistre sa performance pour une période d'une semaine ou d'un mois.
(d) Les données de la performance ainsi enregistrée sont analysées, éditées et révisées et une feuille d'analyse de temps est préparée pour chaque département, sur laquelle chaque activité est résumée par un numéro de code. Le rapport ainsi préparé donne le temps total consacré à chaque activité dans un département particulier.
e) Maintenant, la quantité totale produite est divisée par le nombre d'heures consacrées, ce qui constitue la base des normes de temps. Il est possible de comparer différents départements sur la base de ces normes de temps.
Cette méthode est simple et peut être installée sans coût supplémentaire. L'inconvénient majeur de la méthode est que les données collectées sont subjectives et peu fiables, car les indemnités de temps personnelles ne sont pas enregistrées par les employés.
3. Méthode d'échantillonnage de travail:
Selon cette méthode, un analyste qualifié décompose d’abord tous les facteurs impliqués dans l’étude. Des observations aléatoires sont enregistrées sur le travail effectué par les différentes personnes. La façon dont ils passent leur temps et ce qu'ils produisent sont enregistrés.
Ensuite, un rapport est préparé pour le travail de l'ensemble du département concerné et une observation est faite sur le temps consacré à chaque travail. La méthode d'échantillonnage du travail est scientifique et les données obtenues selon cette méthode sont beaucoup plus fiables que la méthode d'analyse temporelle.
Cette méthode présente deux inconvénients importants:
Des analystes qualifiés sont nécessaires et la méthode peut ne pas être économique si la taille de l'échantillon nécessaire pour produire des résultats corrects est trop importante.
