Comment prévenir la fraude et la corruption dans les banques?

Les banques du monde entier ont perdu des milliards à cause de la fraude, précisément en raison de la non-acceptation des principes de base de la vigilance préventive. Il est donc nécessaire d’adopter une approche proactive / préventive pour prévenir les fraudes et rester compétitif. En outre, implémentez des stratégies et des systèmes et introduisez une culture de conformité.

Pour le processus de mise en œuvre, il convient que les différentes banques élaborent et adoptent des stratégies qui englobent la prévention des fraudes et garantissent des niveaux très élevés de conformité couvrant essentiellement les éléments suivants:

A. Comptes de dépôt:

1. Se conformer strictement aux normes KYC. Obtenir une preuve d'adresse satisfaisante

2. Lors de l’ouverture de nouveaux comptes, il faut obtenir des références introductives et mener des entretiens appropriés.

3. Envoyer des lettres de remerciement aux introducteurs et aux titulaires de compte par courrier et suivi pour accuser réception

4. Apposer des étiquettes d'avertissement

5. Obtenir des photographies

6. Garantir l'autorisation des fonctionnaires compétents

7. Les spécimens de signatures sont essentiels, de même que le maintien, la conservation et la vérification avant le paiement et

8. Il faut faire attention à toute opération dans les comptes dormants

B. Avances:

1. Les normes d'exposition de la banque doivent être respectées

2. Les défaillants et les personnes / entreprises figurant sur la liste de prudence doivent être évités

3. Des entretiens appropriés avec les emprunteurs potentiels doivent être systématiquement organisés avant d’accorder une avance.

4. L’enquête / inspection préalable à la sanction doit être effectuée méticuleusement et les détails de l’entretien, de l’enquête, etc., doivent être consignés dans la demande elle-même ou au moyen d’une pièce jointe.

5. Les critères d'éligibilité pour l'octroi du prêt doivent être scrupuleusement suivis

6. L’évaluation du prêt doit être faite conformément aux directives définies

7. La soumission du contrôle de retour sur prêt après avoir sanctionné un prêt est un must

8. Un soin particulier doit être apporté en matière de sécurité et de documentation

9. Le décaissement devrait être effectué après que les conditions et le bon usage final des fonds ont été garantis

10. L’obtention de l’état périodique des états de stock et des dettes comptables et autres états financiers est vitale

11. L'inspection post-sanction / décaissement doit être effectuée conformément aux directives.

12. Des notes de journal à prendre afin d’envoyer des avis opportuns aux emprunteurs défaillants et

13. Vérification de la garantie accessoire auprès d'une source indépendante

C. Pour les branches informatisées :

Il existe certains aspects de la sécurité physique pour les succursales informatisées :

1. L'accès à la salle des systèmes est limité

2. La finalisation / le test des plans de secours et de reprise après sinistre devrait être effectué périodiquement

3. Le contrat matériel / annuel de maintenance (AMC) doit être enregistré et

4. La maintenance préventive doit être effectuée périodiquement

D. Aspects de sécurité logiques:

1. L'agent de contrôle, autre que l'administrateur système, doit être identifié

2. Les droits d'administrateur système ne doivent être accordés qu'à la personne autorisée.

3. Le secret des mots de passe doit être maintenu

4. Les utilisateurs doivent être supprimés lors du transfert définitif

5. Les utilisateurs sont déconnectés lorsqu'ils sont en congé

6. Le début de la journée doit être fait au début de la journée et non le jour précédent après la fin de la journée.

7. Les utilisateurs doivent se déconnecter lorsqu'ils sont temporairement absents du système et

8. Le secret des mots de passe doit être préservé et ceux-ci doivent également être changés fréquemment

E. Aspects d'intégrité des données:

1. Les bandes de sauvegarde doivent être correctement étiquetées et entrées dans le «Registre des supports de stockage».

2. Le contrôle du compte d'attente du système et des comptes de vente / d'achat en devises doit être effectué quotidiennement.

3. Le personnel doit examiner de près les "transactions en retard"

4. Les rapports de contrôle et les rapports d'exception doivent être vérifiés avec circonspection

5. L’enregistrement de la transaction doit se faire uniquement par le menu approprié.

6. Les carnets de jours doivent être correctement vérifiés et examinés

F. Minimiser les fraudes:

Bien qu'il ne soit pas possible de donner une liste complète de tout ce qu'une banque devrait faire pour prévenir ou minimiser les fraudes, il est conseillé de porter une attention particulière aux points suivants:

(a) équilibrer et vérifier les enregistrements des comptes;

b) rapprochement des écritures;

(c) répondre aux rapports d'inspection et d'audit après conformité;

d) Former le personnel et le sensibiliser aux règles et directives les plus récentes;

e) Garantir des dispositifs de sécurité appropriés; et

f) Prendre note des plaintes émanant de diverses sources.

Chaque employé de la banque doit être constamment sur ses gardes contre les tentatives de fraude, dans son intérêt personnel comme dans celui de la banque. Un degré de responsabilité devrait être attaché à tous les niveaux pour ne pas avoir assuré une vigilance préventive dans la sphère de travail d'un individu. Alors qu'un officier ou un employé devrait être réparé si une fraude est survenue du fait de sa négligence ou de sa connivence active, un fonctionnaire ou un employé ayant contribué à la détection ou à la réduction au minimum de tels actes indésirables doit être récompensé de manière appropriée par une incitation financière et de meilleures opportunités. pour la progression de carrière.

Ces problèmes doivent être correctement documentés et inscrits de manière appropriée dans les conditions de service des dirigeants / employés de chaque banque. Aucune personne reconnue coupable de fraudes et d'irrégularités financières ne doit être épargnée et rester impunie. Si une intention criminelle est perceptible, les auteurs doivent être condamnés aux termes des dispositions appropriées de la loi du pays.

La liste illustrative suivante donne une idée de certains domaines de vigilance préventive qui devraient être exercés par tous les employés des banques:

1. Prendre des précautions lors de l'ouverture de nouveaux comptes

2. Prendre des précautions supplémentaires tout en permettant des retraits - en particulier de gros montants - de comptes récemment ouverts ou en sommeil pendant une longue période. «Connaissez votre client» est la condition préalable essentielle de la vigilance préventive.

3. Rotation des tâches: changer périodiquement les tâches du personnel et mettre en œuvre une politique de mutation.

4. Signalement d'activités frauduleuses d'aînés par des subordonnés

5. Effectuer une vérification complète et intelligente des transactions de la journée

6. Marquage des premiers chèques en tant que «nouveau compte» pour un compte nouvellement ouvert

7. Examen attentif des opérations des comptes nouvellement ouverts, conformément aux lignes directrices existantes

8. Les retours fréquents de chèques dans un compte particulier doivent être surveillés

9. Un examen minutieux des transactions de débit ou de crédit de grande valeur est essentiel et

10. La tenue d'un dossier pour les paiements en espèces importants est également nécessaire.