Techniques de contrôle utilisées dans les organisations

Chaque organisation a ses propres méthodes pour exercer le contrôle et certains de ces dispositifs sont les suivants:

I. Contrôle des coûts:

Le contrôle des coûts est un contrôle de tous les coûts d'une entreprise afin d'obtenir un rapport coût / efficacité optimal dans les opérations commerciales. Les coûts peuvent être classés en coûts fixes, coûts variables, coûts semi-variables. Les coûts fixes sont engagés sur une période donnée et ne sont pas directement liés à la production.

Ces coûts restent les mêmes, même si la production augmente ou diminue. Les coûts variables, en revanche, changent dans la proportion de la production. Les coûts semi-variables sont fixes et de nature variable. Certains coûts peuvent être engagés de manière continue, d'autres de temps en temps et d'autres encore uniquement réputés être engagés (amortissement).

Il peut y avoir différentes méthodes d’enregistrement des coûts pour différents produits. Dans chaque méthode, la classification, l'enregistrement et la répartition des dépenses peuvent être effectués différemment. Dans chaque méthode, il y aura un système dans lequel les écarts entre les coûts standard ou budgétés et les coûts réels seront signalés aux fonctionnaires concernés pour qu'ils prennent des mesures correctives.

Les normes de coûts sont fixées pour chaque produit ou activité et les enregistrements de coûts réels sont également envoyés au responsable du produit ou de l'activité. En cas de déviation des coûts, des mesures correctives immédiates sont prises. Le système de contrôle des coûts régulier aidera à garder les coûts sous contrôle.

Mérites:

1. Le système de contrôle des coûts aide à découvrir des opérations efficaces et inefficaces. Les activités qui ne sont pas rentables peuvent être fermées ou des efforts pour les améliorer peuvent être faits. D'autre part, des activités rentables peuvent être encouragées.

2. Les enregistrements de contrôle des coûts fournissent des informations précieuses pour la soumission des offres ou la citation des prix des produits ou des services.

3. Cela aide à identifier les facteurs menant aux pertes. Si les causes des pertes sont identifiées, il deviendra facile de les contrôler.

4. Les raisons des variations de profit peuvent être déterminées.

5. Cela aide à garder un contrôle sur les stocks. Il y aura un système approprié de réception, stockage, distribution et utilisation des matériaux et autres magasins.

6. Les enregistrements de coûts deviennent une base pour la planification des futures politiques de production.

II. Planification et contrôle de la production:

La planification et le contrôle de la production constituent une tâche importante du responsable de la production. Il faut que le processus de production soit correctement décidé à l’avance et s’effectue comme prévu. La planification de la production consiste à regarder vers l’avenir, à anticiper les difficultés à surmonter et à prendre les mesures correctives qui s’imposent pour les supprimer. Le contrôle de la production, quant à lui, guide et dirige les flux de production afin que les produits soient fabriqués de la meilleure façon possible, qu’ils respectent un calendrier planifié et qu’ils sont de la bonne qualité. Le contrôle facilite la tâche de fabrication et veille à ce que tout se déroule comme prévu.

Techniques:

Les techniques suivantes sont utiles pour la planification et le contrôle de la production:

a) routage:

C'est la détermination du chemin exact qui sera suivi en production. C'est le choix du chemin par lequel chaque unité devra passer avant d'atteindre l'étape finale. Route détermine la séquence d'opérations la plus avantageuse à suivre.

b) Programmation:

C'est la détermination de l'heure et de la date à laquelle chaque opération doit être commencée et terminée. L'heure et la date de fabrication de chaque composant sont fixées de manière à ce que l'assemblage du produit final ne soit en aucun cas retardé.

c) Expédition (mise en œuvre):

Il fait référence au processus de commande du travail à effectuer. Cela implique la mise en œuvre du plan en émettant des ordres. Il s'agit de démarrer le processus et les opérations sur la base de feuilles de route et de tableaux de bord.

d) Suivi et envoi rapide:

Il est lié à l'évaluation et à l'évaluation du travail effectué. C'est une fonction importante du contrôle de la production. Si les biens doivent être produits conformément aux plans, un suivi approprié des travaux est essentiel pour déterminer si le calendrier de production est correctement respecté ou non. S'il existe des goulots d'étranglement, ceux-ci doivent être supprimés à temps.

e) inspection:

Le but de l'inspection est de voir si les produits fabriqués sont de qualité requise ou non. Elle se déroule à différents niveaux du processus de production de manière à atteindre des normes de qualité prédéterminées. Si les produits ne sont pas de bonne qualité, des mesures immédiates sont prises pour corriger les choses.

III. Contrôle de l'inventaire:

Aide au contrôle Le contrôle des stocks ou la gestion des matières implique des coûts d’inventaire contrôlant le type, la quantité, l’emplacement et le calendrier des divers produits utilisés et produits par les entreprises industrielles. C'est le contrôle des matériaux de manière à assurer un rendement maximal du fonds de roulement. Le contrôle des stocks est nécessaire au bon fonctionnement du service de production. Son objectif principal est de maintenir un stock suffisant de matériaux corrects au coût total le plus bas.

Le contrôle des stocks s’exerce en trois étapes:

(i) Achat de matériel

ii) Stockage des matériaux

(iii) émission de matériel.

Le contrôle des stocks peut être exercé en établissant divers paramètres:

a) Niveau des stocks de sécurité, c’est-à-dire le stock qui doit être maintenu à tout moment pour permettre une production ininterrompue.

b) Niveau maximum des stocks, c’est-à-dire les limites de stock au-delà desquelles les matériaux ne doivent pas être stockés,

(c) Le niveau de réapprovisionnement est le point auquel les nouvelles commandes d’achat d’achats devraient aller.

d) Niveau de danger, c’est-à-dire le niveau de stock auquel des efforts supplémentaires doivent être consentis pour reconstituer les stocks de manière à ne pas interrompre la production faute de matériaux,

IV Analyse de rentabilité:

Ces jours-ci, une grande importance est accordée à la relation coût-volume-profit. Un effort est fait pour étudier l'effet général des différents niveaux d'activité sur le total des revenus et le coût total à l'aide de la fonction de production des revenus et de la fonction de volume des coûts, respectivement. Cette technique mesure les profits correspondant aux différents niveaux de production. L'étude de la relation coût-volume-bénéfice est souvent appelée analyse du seuil de rentabilité.

Le terme analyse de rentabilité est utilisé dans les deux sens - sens étroit et sens large. Au sens large, l’analyse du seuil de rentabilité fait référence à l’étude de la relation entre les coûts, le volume et le profit à différents niveaux de vente ou de production. Dans son sens étroit, il s’agit d’une technique de détermination du niveau d’exploitation où le total des revenus est égal au total des dépenses, c’est-à-dire le point de non-profit, pas de perte.

Hypothèses:

L'analyse du seuil de rentabilité repose sur les hypothèses suivantes:

(i) Tous les éléments de coût, à savoir la production, l'administration, la vente et la distribution, peuvent être séparés en composants fixes et variables.

ii) Le coût variable reste constant par unité de production et fluctue donc directement proportionnellement à l’évolution du volume de la production.

(iii) Le coût fixe reste constant pour tous les volumes de production.

(iv) Le volume de production est le seul facteur qui influe sur les coûts.

(v) Il y a une synchronisation entre la production et les ventes.

Quelques mots généralement utilisés dans l'analyse du seuil de rentabilité:

Point d'équilibre:

C'est un niveau de production auquel les revenus et les coûts (fixes et variables) sont les mêmes, à ce stade, il n'y a ni profit ni perte. Chaque entreprise cherche à atteindre ce niveau de production au plus tôt et le profit ne commence que lorsque la production augmente au-delà de ce niveau.

Contribution:

C'est la différence entre les ventes et les coûts variables ou les coûts marginaux des ventes. On peut aussi définir l’excédent du prix de vente sur le coût unitaire variable. La contribution est le montant qui contribue aux dépenses fixes et au profit.

Ratio Bénéfice / Volume (Ratio P / V):

Il établit la relation entre la contribution et les ventes et revêt une importance capitale pour l’étude de la rentabilité des opérations d’une entreprise. Il révèle l'effet sur les bénéfices ou les changements de volume. Le concept de ratio P / V est utile pour calculer le seuil de rentabilité, le bénéfice et le volume des ventes, le volume des ventes requis pour réaliser un profit donné et le volume des ventes requis pour maintenir les bénéfices actuels si le prix de vente est réduit d'un pourcentage spécifié.

Le seuil de rentabilité est un indicateur d'efficacité et de contrôle. Les objectifs de production sont fixés à l'avance et le seuil de rentabilité contribue à cette fixation. En cas de changement défavorable du seuil de rentabilité, les causes de celui-ci sont correctement analysées. Le seuil de rentabilité est un moyen de mesurer la performance de la direction. L'analyse du seuil de rentabilité est basée sur certaines hypothèses qui peuvent ne pas toujours être correctes et ne peuvent donc pas toujours être utilisées comme norme fiable de performance.

V. Contrôle des pertes et profits:

Le contrôle des pertes et profits est un dispositif de contrôle global simple et couramment utilisé pour rechercher les facteurs de revenus ou de coûts immédiats responsables du succès ou de l'échec d'une entreprise. En tant que dispositif de contrôle, il est considéré comme très efficace à certains égards, car il permet à la direction d’influencer à l’avance les revenus, les dépenses et, partant, les bénéfices.

Les ventes, les dépenses et les bénéfices de différents départements ou de différents produits sont comparés à ceux d’autres départements ou produits. Le département ou le produit devient un centre de coûts. Le responsable du département est responsable de sa performance. Même la comparaison historique est faite pour évaluer la performance. En cas de divergences dans les performances, des mesures immédiates sont prises pour les corriger.

VI. Analyse de données statistiques:

L'analyse des données statistiques est une technique de contrôle importante. Cette analyse est possible au moyen de la comparaison de ratios, pourcentages, moyennes, tendances, etc. de différentes périodes en vue de déterminer les écarts et les causes. Cette méthode de contrôle est très utile dans le cas du contrôle des stocks, du contrôle de la production et du contrôle de la qualité.

Les limites de contrôle minimum et maximum sont fixes et les écarts à l'intérieur de ces limites sont autorisés, mais si les variations vont au-delà des paramètres prescrits, des mesures immédiates sont prises pour les corriger. Les cartes de contrôle statistiques sont préparées à l'aide des données collectées et les limites admissibles sont tracées. Un coup d’œil au graphique donnera une idée au spectateur si tout se passe comme prévu ou non. L’analyse des données est donc un bon moyen de contrôle.