Canaux de communication d'entreprise: canaux formels et informels

Les différents canaux de communication sont les suivants: 1. Canal de communication formel 2. Canal de communication informel / Grapevine!

La communication peut également être classée en fonction du degré de cérémonie ou de formalité dont elle dispose.

Ainsi, nous pouvons diviser la communication en deux grandes catégories:

1. Canal de communication formel:

Un canal de communication formel est le moyen de communication normalement contrôlé par des personnes occupant des postes d'autorité dans une organisation. C'est pourquoi il a également été qualifié de «ligne principale de communication opérationnelle» d'une organisation.

Tous les rapports, enregistrements et autres formes qui fournissent des informations de travail à différentes parties d’une organisation sont inclus dans le canal de communication officiel. Ces canaux de communication ne fonctionnent pas automatiquement. Une bonne organisation commerciale veillera à ce que ceux-ci soient soigneusement planifiés et conçus pour ses besoins.

Avantages:

(i) efficace:

Les canaux formels sont considérés comme les plus efficaces des canaux de communication. Avec des organisations en croissance constante, les canaux officiels aident à combler le fossé du processus de communication. C'est un moyen facilement disponible pour atteindre tous les coins d'une organisation, ce qui serait autrement difficile.

(ii) Prévenir l'encrassement:

Dans les circuits officiels, les règles sont bien établies. Par exemple, un travailleur communique avec le superviseur, le superviseur avec le responsable, etc. Ainsi, seules les informations nécessaires sont filtrées et envoyées au sommet. Cela évite à la direction de haut niveau de s'enliser avec les informations non pertinentes (les détails pratiques) de l'information et la laisse libre pour des décisions plus importantes et une gestion globale.

(iii) Meilleur suivi:

Une organisation peut concevoir des canaux formels pour répondre à ses besoins spécifiques. Cela peut aider à surveiller les activités de l'organisation. Il peut garantir que les problèmes sont résolus sans trop de retard.

(iv) Bonne ambiance:

De bons canaux de communication formels reflètent le professionnalisme. Ils aident à consolider l'organisation. Ils gardent également le personnel de direction sous contrôle.

Désavantages:

i) empêcher la libre circulation de l'information:

Les canaux officiels empêchent la libre circulation de l'information. La formalité exige que le flux d'informations emprunte un itinéraire spécifique. Cela inhibe le flux naturel d'informations.

ii) fastidieux:

Les canaux de communication officiels entraînent souvent des retards. L'information peut ne pas atteindre directement la personne à qui elle est destinée. Il devra souvent emprunter une route formelle détournée où les liens qui s’interposent risquent d’être dénués de sens. En conséquence, les canaux de communication formels peuvent prendre beaucoup de temps.

(iii) affecte la prise de décision:

Filtrer et surveiller les informations aux niveaux inférieurs est une arme à double tranchant. Bien que cela présente des avantages, il peut également empêcher des informations vitales d’atteindre les plus hauts responsables. Cela peut changer la perspective tout en prenant des décisions.

2. Canal informel de communication / Grapevine:

Le canal de communication informel est souvent découragé ou méprisé dans une «organisation» et n'est pas officiellement sanctionné. Il est communément appelé vigne. En effet, il fonctionne dans toutes les directions, quelle que soit la structure formelle.

L'origine du terme «vigne» peut être attribuée à la façon dont la vigne botanique s'est développée sur des fils télégraphiques, ce qui a pour effet que les messages télégraphiques vont dans des directions inattendues. Dans la vie des affaires, la vigne doit son existence à la nature bavarde de l'homme.

Les humains ont tendance à parler faiblement ou légèrement avec leurs associés où qu'ils soient. De temps en temps, ils ressentent le besoin de se libérer de la nécessité de s'en tenir à la logique ou à la vérité.

Pendant que les gens vont à leur travail, ils ont une conversation informelle avec leurs amis au bureau. Ces conversations traitent à la fois de sujets personnels et professionnels. Cela se traduit par la création d'un moulin à rumeurs, qui est une vigne.

La vigne est classée en quatre catégories:

Simple brin : Chacun en dit un autre.

Groupe ou chaîne de potins: On dit à toutes les personnes de son groupe.

Chaîne de probabilités: Chacune dit au hasard un nombre de personnes.

Chaîne de clusters: certains disent aux autres sélectionnés.

La vigne répond aux besoins sociaux des membres, conduit à des relations humaines plus détendues (en partie par la libération de fantasmes), sert à combler les lacunes éventuelles de la communication formelle et relie même les personnes qui ne tombent pas dans la chaîne de commandement officielle.

Les autres caractéristiques de la vigne sont:

(i) Il est davantage axé sur les personnes que sur les problèmes.

(ii) Peut ne pas être totalement authentique et fiable.

(iii) La transmission de la vigne se fait dans toutes les directions d'une organisation.

(iv) Les informations sur la vigne voyagent très vite.

(v) Sa responsabilité ne peut pas être fixée.

Facteurs conduisant à la vigne:

Une usine à rumeurs devient active lorsque les facteurs suivants existent dans une organisation:

(i) Un manque de sens de l'orientation, surtout en temps de crise. Plus l'incertitude est grande, plus la rumeur est forte.

(ii) La formation de groupes d'employés favorisés par la direction. Cela engendre l'insécurité parmi les autres employés menant à des rumeurs.

(iii) Le manque de confiance en soi des employés conduit à la formation de groupes. Ces groupes gèrent souvent des rumeurs.

Avantages:

(i) vitesse:

La vitesse est la caractéristique la plus remarquable de ce canal de communication. Il est possible de transmettre des informations remarquablement vite puisqu'il n'y a pas de barrières formelles et aucun arrêt. Une rumeur peut donc se répandre comme une traînée de poudre.

(ii) Commentaires:

Le retour d'informations via ce canal est beaucoup plus rapide qu'un canal de communication formel. Le canal est comme le pouls d'une organisation. La réaction aux décisions, politiques, directives et directives atteint souvent les gestionnaires plus rapidement par ce canal que par le formel.

(iii) fonction parallèle:

Le canal informel n'a pas de sanction officielle, mais constitue un parallèle inévitable avec le canal formel. Cela fonctionne comme un canal supplémentaire de communication dans une organisation. Les bons gestionnaires sont connus pour utiliser le canal informel à leur avantage pour transmettre des informations autrement impropres aux canaux formels.

iv) Système de soutien:

Une vigne est un système de soutien informel développé par les employés au sein d'une organisation. Cela les rapproche et leur procure une immense satisfaction.

Désavantages:

(i) Moins crédible:

Une vigne est moins crédible qu'un canal de communication officiel. Cela ne peut pas être pris au sérieux car il ne s'agit que de bouche à oreille. Il est donc susceptible d'être contredit.

ii) Informations sélectives:

Les canaux informels ne parviennent généralement pas à transmettre les informations complètes. En conséquence, le destinataire ne comprend pas l’essence de l’ensemble du message. Les fraudeurs ou les groupes d'intérêts peuvent utiliser le canal pour transmettre des informations sélectives.

(iii) crée des problèmes:

Une grappe peut créer des problèmes au sein d’une organisation car il n’existe aucun contrôle sur les informations envoyées, reçues, leur représentation et leurs perceptions. Les informations sont déformées. Une vigne peut être synonyme de propagation d'histoires fausses ou sauvages.

(iv) Fuite:

Des informations peuvent être divulguées au mauvais moment. Le terme «secret de polichinelle» dans une organisation peut souvent être attribué à de telles fuites.

Utilisation efficace des canaux de communication informels:

(i) Les autorités supérieures devraient s'assurer que les employés sont bien informés du fonctionnement de l'organisation. Cela réduira la tendance à la distorsion.

(ii) Les activités qui actualisent les connaissances devraient être fréquentes. Cela empêchera la génération de rumeurs.

(iii) Les autorités supérieures ne doivent pas se livrer au favoritisme.

(iv) Un responsable doit organiser des réunions régulières avec les employés.

(v) Le responsable doit s’efforcer d’identifier les employés les plus populaires pouvant servir de dirigeants à d’autres employés.

(vi) Dans la mesure du possible, les employés devraient être impliqués dans le processus de prise de décision.

(vii) Les gestionnaires ne devraient pas se livrer à des discussions vagues.

(viii) Un gestionnaire devrait être un bon auditeur,

(ix) Un responsable doit essayer de recevoir des critiques régulières sur son style de travail.