Lettre d'affaires: signification, importance et avantages

Lisez cet article pour en savoir plus sur les lettres d’affaires. Après avoir lu cet article, vous en apprendrez davantage sur: 1. Signification de la lettre commerciale 2. Importance de la lettre commerciale 3. Avantages.

Signification de la lettre d'affaires:

Les hommes d’affaires doivent communiquer avec les clients, les fournisseurs, les débiteurs, les créanciers, les pouvoirs publics et le grand public, ainsi qu’entre eux-mêmes, afin d’échanger leurs points de vue, d’envoyer et de recevoir des informations. Ceci est nécessaire pour initier, effectuer et conclure des transactions.

La communication peut être de deux manières:

(1) Oral:

Soit face à face, soit à l'aide de différentes machines et

(2) écrit:

En écrivant des lettres. Cette communication écrite est autrement appelée correspondance. Le mot correspondance a le sens de «similitude» et «association». Correspondre signifie être en conformité ou en accord avec quelque chose ou quelqu'un.

La correspondance ou les communications écrites peuvent avoir lieu entre deux personnes ou parties. La correspondance commerciale s'entend de la correspondance entre hommes d'affaires en matière de commerce.

Le mot correspondance a le sens de la pluralité. Cela signifie des lettres ou une paire de lettres consistant en une lettre originale suivie d'une réponse. Une lettre a peu de valeur. La communication est complète lorsqu'une lettre est répondue ou qu'une action est prise en réponse à une lettre.

Importance de la lettre commerciale:

Les hommes d’affaires doivent établir un contact avec les gens et c’est alors eux seuls qui peuvent développer leurs organisations. L’importance de la communication est très importante dans la vie des affaires (réf. 3.44). Il fut un temps où la taille de l'entreprise était normalement réduite et que les moyens de communication variés n'étaient pas disponibles, les hommes d'affaires pratiquant des réunions directes ou une communication face à face. Par la suite, la politique d'envoi de représentants pour des contacts directs a été introduite. Toutes ces méthodes ont leurs limites.

L’importance des lettres d’affaires en tant que forme de communication la moins chère et la plus étendue a été réalisée pour la première fois aux États-Unis et au Royaume-Uni et cette méthode est désormais reconnue comme la meilleure méthode de communication dans le monde entier. Cela a été possible avec l’introduction de services postaux en croissance constante. Entre-temps, la normalisation de la forme et du style des lettres commerciales les a rendues plus populaires et plus acceptables par tous.

La correspondance commerciale a sa propre langue qui diffère nettement des lettres personnelles. Jour après jour, la forme et le style des lettres d’affaires sont améliorés, ce qui les rend plus impressionnants, significatifs et compacts.

Un grand nombre de livres sur le sujet sont disponibles sur le marché à l’aide du monde des affaires. L’invention de différentes machines à cette fin accélère la production et la distribution des lettres commerciales.

Cela ne signifie toutefois pas que d’autres moyens de communication ont été abandonnés.

Avantages de la lettre d'affaires:

La communication par courrier occupe la plus grande part du volume total de communication en raison des avantages suivants:

(1) Les lettres coûtent moins cher que les autres moyens de communication.

(2) Les lettres peuvent être envoyées dans des délais très courts à des endroits éloignés. Bien entendu, les lettres peuvent être envoyées par des messagers dans les zones voisines.

(3) Les lettres sont rédigées après réflexion et planification, de sorte que le sujet puisse être présenté de manière systématique et logique.

(4) Les idées exprimées dans les lettres sont claires et sans ambiguïté.

(5) La taille d'une lettre peut être grande ou petite, selon les besoins.

(6) Les lettres fournissent simultanément des preuves et des copies exactes peuvent être conservées.

(7) La même communication peut être faite à plusieurs personnes à la fois, par duplication ou impression.

(8) De nombreuses matières déplaisantes et délicates qui ne peuvent pas être parlées face à face ou avec des dispositifs mécaniques peuvent être écrites en lettres dans une langue discrète.

(9) Les lettres conviennent à tous les types de communication.

(10) Il existe une normalisation de forme et de style facilement acceptable par le monde des affaires. Même le langage de code accepté internationalement est utilisé.

(1) Composants:

Une lettre commerciale contient les éléments suivants, comme toute autre forme de communication. — Un rédacteur ou un correspondant — Il est le communicateur. Il a la responsabilité première de rendre une lettre utile et efficace.

(a) Il doit connaître la forme et le style d’écriture des lettres. Différents types de lettres ont des styles différents. Le secrétaire d'une organisation, qui est responsable du bureau, y compris du service de correspondance, est censé bien connaître l'art. Il existe des commis à la correspondance expérimentés dont les services sont utilisés à cette fin.

(b) Il doit maîtriser la langue et l'anglais est la langue principale utilisée dans le monde des affaires. (La deuxième langue internationalement acceptée est le français.)

c) Il doit être au courant des faits sur lesquels il écrit une lettre, sinon il ne peut pas exprimer fidèlement les faits et les points de vue.

(d) Il doit également connaître les termes et expressions techniques nécessaires pour être utilisés dans des types de lettres particuliers. Il peut prendre l'aide de différents types de dictionnaires disponibles sur le marché.

e) Il doit planifier avant d'écrire une lettre.

f) Dans le cas où il écrit une réponse, il doit lire la lettre d’introduction très attentivement.

g) La rédaction dépendra beaucoup de la nature du destinataire.

(2) Le destinataire ou le destinataire ou le lecteur:

Une lettre est toujours adressée à un destinataire (ou à des destinataires). Il est le communicateur ou le destinataire ou le lecteur. Si la lettre est peu impressionnante, le destinataire ne peut pas la lire et le destinataire n’est donc pas nécessairement le destinataire. La rédaction d'une lettre dépend en grande partie de la nature du destinataire. De plus, une lettre doit parvenir au destinataire dans les plus brefs délais. Cela dépend beaucoup du facteur externe - l'efficacité du système postal sauf si une lettre est envoyée par un messager. La forme d'une lettre dépend beaucoup de la nature du destinataire.

(3) le message:

Une lettre porte un message ou des stimuli. Il peut être long ou court, agréable et désagréable, général ou particulier, régulier ou urgent, destiné à un individu ou à plusieurs, initial ou réactif, etc. Le style d'écriture dépend beaucoup de la nature du message.