8 phases de la prise de décision en matière d’achat organisationnel

Les 8 phases importantes du processus de décision d’achat d’une organisation sont les suivantes: 1. Phase 1: Reconnaissance d’un problème 2. Phase 2: Description du besoin 3. Phase 3: Spécification du produit 4. Phase 4: Recherche du fournisseur 5. Phase 5: Proposition Sollicitation 6. Phase 6: Sélection du fournisseur 7. Phase 7: Spécification de routine de commande 8. Phase 8: Examen du rendement.

Contrairement au processus de décision d'achat du consommateur, qui consiste principalement en une série d'étapes mentales, la prise de décision d'achat industriel implique davantage d'étapes physiques et observables.

De nombreux décideurs sont impliqués dans chacune des huit étapes élaborées dans le cadre de la grille d’achat.

1. Phase 1: Reconnaissance d'un problème:

Le processus d'achat / d'achat commence lorsque quelqu'un dans l'entreprise reconnaît un problème ou un besoin pouvant être satisfait en acquérant des biens ou des services.

Les événements communs menant à cette phase pourraient être:

je. La société décide de développer un nouveau produit et a besoin de nouveaux équipements et matériaux pour fabriquer ce produit.

ii. Elle décide de se diversifier ou de se développer et nécessite donc une multitude de nouveaux fournisseurs.

iii. Le responsable des achats évalue l’opportunité d’obtenir des prix inférieurs ou une qualité supérieure.

iv. Une machine tombe en panne et nécessite un remplacement ou de nouvelles pièces.

v. Les matériaux achetés se révèlent insatisfaisants et l'entreprise recherche un autre fournisseur.

Les premiers émoluments dans la nouvelle phase de reconnaissance des tâches / problèmes offrent au marketing un avantage sur les fournisseurs concurrents.

2. Phase 2: Description du besoin:

Cette phase implique la détermination des caractéristiques et de la quantité de l'article nécessaire. Les caractéristiques générales pourraient être la fiabilité, la durabilité, le prix, etc., et l'agent de commercialisation, de même que le responsable des achats, les ingénieurs et les utilisateurs peuvent décrire les besoins.

Les questions qui pourraient être posées sont:

je. Quelles spécifications de performance doivent être respectées?

ii. Quels types de biens et services devraient être considérés?

iii. Quelles sont les exigences de l'application? et

iv. Quelles quantités seraient nécessaires?

Les réponses à ces questions donneront au responsable du marketing une description générale du besoin, qui sera l’intrant de la prochaine phase.

3. Phase 3: Spécification du produit:

En tirant parti de la deuxième phase, l’organisme acheteur doit élaborer les spécifications techniques des articles nécessaires. Dans cette phase, le produit est divisé en éléments. Les éléments sont à leur tour triés en éléments standard et en nouveaux éléments à concevoir.

Les spécifications pour les deux sont répertoriées. En tant que distributeur, il doit impliquer son homologue technique et financier, ainsi que ses partenaires, dans la détermination de la faisabilité et également dans l’élaboration des services qu’ils peuvent offrir pour développer et fournir le produit. À moins que ce ne soit un fournisseur connu, de nombreuses entreprises n’encouragent pas la participation des fournisseurs à ce stade. La relation client joue ici un rôle essentiel.

Voici un exemple de la façon dont l'entreprise fournisseur peut aider l'entreprise acheteuse dans cette phase.

Toyota Motor Corporation souhaitait créer une «voiture de réflexion» capable d'apprendre, de mémoriser et de réagir aux apports de l'environnement humain. Ils ont découvert que Sony Corporation avait mis au point un chien mécanique affichant ces caractéristiques.

Ils ont impliqué Sony dans la conception de la voiture et ont mis au point un «pod» présenté au 35 ^e Tokyo Motor Show. Il n'a pas encore été fabriqué pour le grand public. Pod peut échanger des informations avec d'autres véhicules, évaluer le niveau de compétence des conducteurs; comprendre l'humeur du conducteur, etc. Au lieu d'un volant, il est doté d'un joystick.

Sony Corporation a été associé à Toyoto Motor dès le stade de la conception et ses entrées ont été des composants individuels comme le terminal portable, les affichages intérieurs, la manette de jeu et le développement de l’ECU (Emotional Communication Unit) pour exprimer les émotions.

Lorsque l'usine de LML à Kanpur concevait et développait le «Freedom», un vélo de 100 cm3, elle utilisait les services de plusieurs sociétés pour concevoir et fournir de nombreuses pièces. Sriram a fourni le piston, Borg Warner de l’Allemagne a fourni la chaîne de came, Daclin a conçu et fourni le cadre et MRF a été appelé pour développer des pneus. La société britannique Prodrine a fourni les intrants technologiques nécessaires pour modifier le système d'engrenage.

4. Phase 4: Recherche de fournisseur:

Cette phase concerne la recherche de fournisseurs qualifiés parmi les sources potentielles. L'agent de commercialisation doit s'assurer qu'il figure sur la liste des fournisseurs potentiels. Pour ce faire, il doit se rendre périodiquement dans toutes les entreprises potentielles et sensibiliser le public. Les brochures doivent être distribuées et les publicités placées dans des médias spécifiques tels que des revues spécialisées. Cette phase consiste uniquement à dresser une liste de fournisseurs qualifiés.

5. Phase 5: sollicitation de propositions:

Les listes de fournisseurs qualifiés sont maintenant réduites davantage en fonction de facteurs critiques. Par exemple, si l'acheteur n'est pas disposé à essayer une nouvelle entreprise qui n'est pas sur le marché depuis plus de trois ans, il peut radier ces fournisseurs. Ensuite, les services des achats demandent à chaque fournisseur d’envoyer des propositions.

Après des évaluations, sur la base des critères spécifiés, certaines entreprises sont invitées à se présenter pour des présentations formelles. La proposition doit inclure les spécifications du produit, le prix, le délai de livraison, les conditions de paiement, les taxes des experts et les taxes applicables, les coûts de transport, le coût de l'assurance de transit et tout autre coût ou service gratuit fourni. Pour les achats de produits ou de services courants, les phases 4 et 5 peuvent se dérouler simultanément, l’acheteur pouvant contacter les fournisseurs qualifiés pour obtenir les dernières informations en matière de prix et de délai de livraison.

Pour les produits et services techniquement complexes, l'analyse des propositions en termes de comparaison des services produits, des livraisons et du coût d'atterrissage prend beaucoup de temps.

Une multinationale de premier plan qui fabrique des savons exige que ses fournisseurs passent par trois étapes: celle d’un fournisseur qualifié, d’un fournisseur agréé et d’un fournisseur sélectionné. Pour devenir qualifié, le fournisseur doit démontrer ses capacités techniques, sa santé financière, sa rentabilité, ses standards de qualité élevés et son esprit innovant.

Un fournisseur qui remplit ces critères applique ensuite un lot d'échantillon pour approbation. Une fois approuvé, le fournisseur devient un «fournisseur sélectionné» lorsqu'il démontre une uniformité élevée du produit, une amélioration continue de la qualité et des capacités de livraison JIT.

6. Phase 6: Sélection du fournisseur:

Chaque présentation du fournisseur est évaluée en fonction de certains modèles d'évaluation. L'organisme acheteur peut également tenter de négocier avec ses fournisseurs préférés des prix et conditions plus avantageux avant de prendre une décision finale.

7. Phase 7: Spécification de routine de commande:

Après la sélection des fournisseurs, l’acheteur négocie la commande finale, en énumérant les spécifications techniques, la quantité nécessaire, le délai de livraison prévu, les politiques de retour, les garanties, etc. En cas d’entretien, de réparation et d’exploitation, les acheteurs s’orientent de plus en plus vers contrats généraux plutôt que des bons de commande périodiques.

Les contrats généraux permettent à plus de sources uniques d'acheter et de commander plus d'articles à partir de cette source unique. Ce système rapproche le fournisseur de l'acheteur et rend difficile l'intervention des fournisseurs externes à moins que celui-ci ne soit insatisfait des prix, de la qualité ou du service fournis par les fournisseurs.

SKF India, la multinationale suédoise qui fabrique des roulements à Pune et à Bangalore, était le fournisseur unique de roulements à billes de la société TVS Motor, située à Padi, dans la région de Chennai.

8. Phase 8: Examen du rendement:

La phase finale du processus d’achat consiste en un examen et des commentaires formels ou informels sur les performances du produit et des fournisseurs. L'acheteur peut contacter l'utilisateur final et lui demander ses évaluations, qui lui sont ensuite communiquées, ou bien évaluer le fournisseur sur plusieurs critères en utilisant une méthode du score pondéré. L'acheteur peut également cumuler le coût d'une mauvaise performance du fournisseur. coûts d’achat ajustés, y compris le prix.

L’évaluation des performances peut amener l’acheteur à continuer, à améliorer ou à renoncer à un fournisseur. Il est essentiel que le responsable marketing entretienne de bonnes relations et assure toujours le suivi des plaintes des clients dès que possible. Plus que les défauts et les problèmes rencontrés par les acheteurs dans le produit, c’est l’attitude du fournisseur qui est vue de plus près.