4 types de direction dans la communication formelle

Certains des types les plus importants de direction dans la communication formelle sont: 1. Vers le bas 2. Vers le haut 3. Horizontal ou latéral et 4. En diagonale ou en croix!

La communication formelle est conçue par la direction. C'est une communication officielle qui se fait par la ligne d'autorité ou la chaîne de commandement.

Le but fondamental de la conception d’une telle communication est de connecter différents sous-systèmes d’organisation et de coordonner leur fonctionnement pour atteindre les objectifs de l’organisation. Une telle communication est officielle et fait partie d'une organisation formelle fonctionnant à travers une relation formelle entre supérieur et subordonné.

1. Communication descendante:

La communication en premier lieu, coule vers le bas. C’est pourquoi, traditionnellement, cette direction a été mise en évidence ou soulignée. Il repose sur l'hypothèse que les personnes travaillant à des niveaux supérieurs ont le pouvoir de communiquer avec les personnes travaillant à des niveaux inférieurs. Cette direction de la communication renforce la structure autoritaire de l'organisation. Ceci est aussi appelé communication en aval.

Limites de la communication descendante:

(i) Distorsion / Dilution:

Très souvent, la communication provenant du niveau le plus élevé est déformée ou diluée sur le chemin menant aux niveaux les plus bas. Parfois, les messages peuvent être perdus. Il faut veiller à ce que le récepteur comprenne parfaitement le but / les instructions / les instructions venant d'en haut. Cela nécessite un système de rétroaction efficace.

ii) Retard:

Un autre inconvénient de la communication descendante est que cela prend souvent beaucoup de temps. Plus les niveaux sont élevés, plus les chances de retard sont grandes. C’est pourquoi, parfois, les responsables choisissent d’envoyer leurs massages directement à la personne concernée.

(iii) Filtrage:

Parfois, les gestionnaires peuvent cacher des informations précieuses aux employés. Dans une telle situation, les employés deviennent frustrés, confus et impuissants. Cela pourrait gâcher la relation employeur-employé.

2. Communication ascendante:

La communication ascendante a pour fonction d’envoyer des informations, des suggestions, des plaintes et des griefs des travailleurs de niveau inférieur aux responsables hiérarchiques. Il est donc de nature plus participative. Cela n’était pas encouragé dans le passé, mais les gestionnaires modernes encouragent la communication ascendante. Ceci est une conséquence directe de la démocratisation croissante. Cela s'appelle également Up Stream Communication.

Limites de la communication ascendante:

(i) psychologique:

Certains problèmes, principalement de nature psychologique, peuvent surgir dans une communication ascendante.

(ii) hiérarchique:

Beaucoup de managers n'aiment pas être "prévenus" par leurs juniors. Ils peuvent ne pas être assez patients pour les écouter ou même supprimer le message qui leur est envoyé par le bas. Dans une telle situation, les employés peuvent se sentir déçus.

Façons de surmonter les limites — Le médiateur:

Pour résoudre ces problèmes, un médiateur joue un rôle important. Le concept d'Ombudsman ou d'Ombudsman a été utilisé pour la première fois en Suède pour traiter les plaintes d'employés de niveau inférieur contre des fonctionnaires ou des agences gouvernementales.

Aujourd'hui, un certain nombre de sociétés dans de nombreux pays ont créé des postes pour enquêter sur les employés, les plaintes et les griefs. Par conséquent, un médiateur assure une médiation efficace entre les employeurs et les employés et facilite la communication vers le haut.

3. Communication latérale ou horizontale:

Ce type de communication peut être observé entre des personnes travaillant au même niveau ou travaillant sous le même exécutif. Les responsables fonctionnels opérant au même niveau, dans différents départements, par leur communication, présentent un bon exemple de communication latérale. L’utilisation principale de cette dimension de la communication est de maintenir les activités de coordination et d’examen assignées à divers subordonnés.

Des occasions de communication latérale se produisent lors de réunions de comités ou de conférences au cours desquelles tous les membres du groupe, principalement des pairs ou des égaux, interagissent. Le meilleur exemple de communication latérale peut être vu dans l'interaction entre les services de production et de marketing.

4. Communication diagonale ou transversale:

Une communication diagonale ou croisée a lieu lorsque des personnes travaillant au même niveau interagissent avec des personnes travaillant à un niveau hiérarchique supérieur ou inférieur et au-delà des limites de leurs relations hiérarchiques.

Avantages de la communication en diagonale:

1. Coordination:

Cette communication transversale sert un objectif important de coordination au moyen de réunions informelles, de conférences officielles, de réunions à l'heure du déjeuner, de notes générales, etc.

2. Pratique:

Comme nous le savons, toutes les communications n’ont pas lieu strictement selon les hiérarchies organisationnelles, c’est-à-dire de haut en bas.

3. Amélioration du moral:

En offrant aux travailleurs de niveau inférieur la possibilité d’interagir avec les gestionnaires lors de réunions informelles, cela donne un coup de pouce à leur moral et leur permet de s’engager davantage dans l’organisation. De plus en plus d'organisations encouragent maintenant la communication transversale et la construction de la bonhomie.

Limites:

1. Crainte de violation:

Le supérieur hiérarchique peut estimer que le fait que son subordonné se soit vu attribuer une importance excessive et qu’il ait été dépassé est une infraction.

2. Résistance à la conformité:

Le supérieur ne peut pas mettre en œuvre la suggestion car il n'a pas été consulté.

3. Anarchie:

L'absence de procédures acceptées peut entraîner une anarchie interne et une animosité externe.