16 astuces pour organiser une réunion efficace (avec liste de contrôle)

Une réunion efficace concerne tout le monde, pas seulement le président ou le président. Nous récoltons ce que nous avons vu.

1. Clarté du but:

Les objectifs de la rencontre doivent être clairs et l’approche doit être bien définie. Ensuite, la discussion peut être orientée vers un objectif.

2. Président approprié:

Le président devrait convenir à l'occasion. L'Angleterre a choisi Churchill comme Premier ministre de la guerre, mais lorsque la paix a été établie.

3. Bon briefing:

Tous les membres devraient avoir un bon briefing et être encouragés à contribuer à la rencontre.

4. Assurer la ponctualité:

Puisque tout le monde est impliqué, le président doit prendre des mesures pour assurer la ponctualité. Il devrait y avoir des récompenses pour cela et des punitions (même si elles sont subtiles) pour ne pas le maintenir par pure habitude.

5. Gestion du temps:

Pour commencer et terminer à l'heure et rendre justice à l'ordre du jour, le président doit bien planifier son temps. Les points individuels à l'ordre du jour peuvent se voir attribuer un temps fixe pour équilibrer le temps alloué.

6. Avoir une stratégie:

Depuis le cricket d'un jour, nous entendons beaucoup parler de stratégie. Un responsable de réunion devrait avoir une stratégie pré-planifiée sur la façon de traiter certaines personnes, certains problèmes et certaines situations anticipées.

7. Décisions claires:

Les décisions doivent être claires et la répartition des tâches en fonction de la capacité et de la volonté. Il devrait y avoir un engagement clair des membres.

8. esprit démocratique:

La démocratie est pour le développement équitable de tous. Laissez chacun contribuer, être représenté, être abordé dans les décisions de la réunion.

9. Encouragez l'écoute:

L'écoute est encouragée lorsque les choses intéressent tout le monde. Mais différents motifs font appel à différentes personnes. Les non-auditeurs font face à la possibilité de rejet et de censure.

10. Résoudre les conflits:

Un conflit de vues devrait être résolu. Au lieu de contourner les problèmes, on peut les rencontrer face à face.

11. Expliquez les côtés positifs et négatifs:

Le président ou un porte-parole compétent devrait expliquer le bien dans une idée autant que le mauvais. La politique basée sur des problèmes est la meilleure. Une approche rationnelle et critique, informée et non émotionnelle doit être encouragée.

12. Utilisez des désaccords:

Si un désaccord survient au cours de la procédure, cela peut être une source de meilleure idée.

13. Remarques non personnelles:

Le membre n'a pas besoin d'entrer dans la vie personnelle des autres quand la réunion porte sur des problèmes et non sur la vie personnelle de qui que ce soit.

14. Donne un choix multiple:

Pour donner aux membres le sentiment d'avoir choisi et décidé, il est utile de leur donner diverses options et d'arriver au meilleur.

15. Accomplissement de soi:

La réunion devrait être satisfaisante en termes de qualité des décisions et de qualité de la participation. Dans une atmosphère amicale, avec une présidence impartiale, cette sensation est plus facile à développer. Les membres doivent avoir leur satisfaction émotionnelle.

16. Obtenez les solutions finales:

Au lieu de solutions intermédiaires ou de compromis, il convient de prendre des solutions décisives.

Pièges:

Dans la conduite d'une réunion, nous devons nous protéger contre:

(a) Un départ différé

(b) S'endormir dans des problèmes mineurs

c) Dépassement du délai

d) Interruptions

e) Monopolisation par un membre ou un sous-groupe

f) Parler

g) conversation tangentielle

(h) Flambées émotionnelles

(i) Présidence faible ou partiale

j) Absence des principaux acteurs

k) Un programme trop ambitieux

l) Réunir pour remplacer la réflexion et l'action (une sorte de problèmes sur un groupe et de trouver un bouc émissaire)

Liste de contrôle pour la conduite de bonnes réunions:

En tant qu'arrangeur de réunions, cette liste peut vous être utile.

1. Les chaises, les tables, etc. doivent être bien agencées.

2. Si les membres doivent avoir des plaques signalétiques, des badges, etc., ceux-ci doivent être organisés.

3. Des articles de papeterie tels que des épingles, des pinces, du ruban adhésif, du papier, des stylos, etc. doivent être fournis.

4. Le système de sonorisation devrait être testé.

5. Pour la projection visuelle, l'appareil doit être testé.

6. Les éléments d’affichage doivent être prêts et, si nécessaire, corrigés.

7. La salle devrait être propre et libre pour faciliter les déplacements. Pas de fils sur le sol où l'on peut trébucher.

8. Des arrangements doivent être prévus pour les collations, l'eau, etc., si nécessaire. Certains croient que "Pas de réunion sans manger."

9. S'assurer que les membres ont été avisés. S'assurer qu'ils viennent préparés. Le timing de votre téléphone est important pour eux.

10. Les experts externes ont besoin d'un traitement spécial. Des dispositions doivent être prises pour les recevoir et les accompagner.

11. Il faut veiller à l'éclairage, à la ventilation, à l'acoustique (propagation du son) et à la température du lieu de la compétition.

12. Organiser une grande réunion est en soi un travail de comité. Il faut voir que les co-arrangeurs sont bien informés et que des lignes de communication sont ouvertes avec eux.

13. Après la rencontre, l'action de suivi devrait être rapide. Le succès d’une rencontre et ses louanges peuvent nous rendre si satisfaits que nous pouvons devenir oisifs.

14. Il faut poursuivre le plan d'action en formant une chaîne de supervision. Cela enlèverait la critique la plus importante qui s’applique même aux réunions bien dirigées - toutes les discussions et aucune action.