13 Essentiel d’un système de communication efficace

Pour mettre en place un système de communication efficace, la direction devrait prendre en compte les éléments essentiels suivants pour une communication efficace:

(1) Clarté de l'information:

Commentant le «réalisme de la communication», Terry déclare que le premier élément essentiel d'une communication efficace consiste à «s'informer pleinement». Cela implique que, tout d’abord, le communicateur doit être clair dans son esprit avec les informations qu’il souhaite communiquer. La communication doit toujours être dans un langage commun et facilement compréhensible, de manière à ne pas être mal comprise par les destinataires.

(2) Caractère adéquat du message:

Le message à communiquer doit être adéquat et complet à tous égards, car des informations incomplètes s'avèrent dangereuses du point de vue des entreprises. La pertinence des informations transmises dépend des capacités intellectuelles des parties concernées.

(3) cohérence du message:

Le message à communiquer ne doit pas être contradictoire mais doit correspondre aux objectifs généraux, aux politiques, aux programmes et aux procédures de l'organisation. Les messages contradictoires créent toujours dans l’organisation un chaos et une confusion extrêmement préjudiciables au bon fonctionnement de l’entreprise. Si le message est modifié par rapport au message précédent, le fait doit être clairement indiqué afin de réduire les risques de confusion.

(4) commentaires:

La rétroaction est un moyen important d’assurer une communication efficace. Il fait référence à la confirmation de l'idée communiquée si le message a été compris par le destinataire dans le même sens que l'expéditeur ou si le destinataire est d'accord ou non avec la proposition du communicateur, l'exige de la part du destinataire. l'expéditeur pour le confirmer du destinataire.

En cas de communication face à face, il est plus facile d'obtenir des informations en retour en observant les émotions et les expressions sur le visage du destinataire. Toutefois, pour la communication écrite, la direction doit concevoir ou mettre au point des moyens appropriés pour rendre la communication plus efficace.

(5) Comprendre le destinataire:

La compréhension est l'objectif principal de la communication. La communication doit créer une compréhension appropriée dans l'esprit du destinataire. Killian a conseillé, “communiquer avec une conscience de l'environnement physique et humain total dans lequel l'information sera reçue.

Imaginez le lieu de travail; déterminer les niveaux de réceptivité et de compréhension des récepteurs; soyez conscient du climat social et des coutumes, remettez en question l'actualité de l'information. Demandez à quoi, quand et de quelle manière vous aimeriez être mis en contact si vous étiez dans un environnement et une position similaires. ”

(6) Consultation:

Il est généralement souhaitable de consulter les autres lors de la planification de la communication. Cela apportera une perspicacité et une objectivité supplémentaires au message. Un avantage important de la consultation sera que ceux qui ont été pris en confiance lors de la planification de la communication apporteront un soutien actif.

(7) Déterminer le milieu:

Après avoir décidé du sujet, il convient de déterminer la meilleure façon de communiquer ce message. Tous les aspects de la communication orale ou écrite doivent être soigneusement examinés.

(8) Ton et contenu:

Le communicateur doit faire attention à la langue qu’il utilise pour parler ou écrire. Son ton, son expression et son émotion auront un impact certain sur l'efficacité ou non de ce qu'il essaie de communiquer.

(9) Calendrier et opportunité:

Une attention appropriée devrait être accordée au timing et à la rapidité de la communication. Le même message sera reçu ou répondu différemment par différents individus et groupes à la fois et différemment par les mêmes individus et groupes à des moments différents.

Même en cas d'urgence, il ne faut pas oublier les aspects situationnels, psychologiques et techniques du timing. En outre, il est également nécessaire que les informations soient communiquées à temps, car les informations obsolètes sont aussi mauvaises ou pires qu’aucune.

(10) Soutien avec action :

Il est hautement nécessaire que les actions du communicateur soutiennent sa communication. C'est parce que l'action parle plus fort que les mots. Il convient de noter que la communication la plus convaincante n’est pas ce que l’on dit mais ce que l’on fait.

(11) écoute:

Un aspect très important d’une communication efficace est que les cadres supérieurs et les superviseurs doivent être de bons auditeurs. Il est dangereux d’être indifférent ou indifférent lorsque d’autres essaient de communiquer. Les dix commandements de l’American Management Association sont les suivants: «L’écoute est l’une des communications Skills M les plus importantes, les plus difficiles et les plus négligées.

Cela exige que nous nous concentrions non seulement sur les significations explicites exprimées par une autre personne, mais également sur les significations implicites, les mots inexprimés et les nuances pouvant être beaucoup plus significatives. Ainsi, nous devons apprendre à écouter avec l'oreille interne si nous voulons connaître l'homme intérieur. ”

(12) environnement de confiance et de confiance:

FE Fischer a souligné que "la communication se développe mieux dans un climat de confiance". Tous les efforts devraient donc être déployés pour gagner la confiance en relatant les faits avec honnêteté. Les employés doivent être convaincus et avoir le sentiment que l’entreprise est honnête et sincère dans ses contacts.

Paul Arnold, président d'Arnold Bakeries: «Si le programme de relations de vos employés est sain, si votre intention est vraie, si vos collaborateurs croient en cette intention et en cette vérité, vous communiquez avec succès.

(13) Garder le système toujours en vie:

Le système de communication doit rester ouvert et actif toute l’année. Ce n'est que par des tentatives honnêtes que de bonnes relations de communication peuvent être développées.